高职院校档案信息化建设存在的主要问题与对策

2019-11-25湖北国土资源职业学院许冬凌

办公室业务 2019年23期

文/湖北国土资源职业学院许冬凌

一、高职院校档案信息化建设的必要性

高职学院内部校区的建设是集中性的教育部门素质以及提升教育效率的主要保证，而且现在高职学院的体系建设中，对于档案信息化的普及程度并不强，而档案信息化可以很好地，对现有学习人员自身的素质进行分配，从而使得他们找到属于自己的学习环境来进行更好的学习。所以现在的高职学院对于档案信息化的建设非常重视，而高职学院在进行学校档案信息化建设时，经常遇到许多难题，造成现在的信息化无法正常运行，这主要是因为现在信息化科技不够以及信息化技术重视不够所导致的。

（一）信息化建设有利于提升档案利用服务水平。数字化与信息化改变了档案信息的存储载体和形式，拓展了档案资源管理工作的服务领域，提高了档案资源管理的工作效率，实现了档案资源的效益及价值最大化。数字化处理后的档案信息资源能够突破传统纸质档案在时间上和空间上的限制，使得信息传递和导出更加便捷。所以针对现在大信息化的建设，就必须要通过实现档案资源的共享，加大新的自由模式，实现被动为主动的转变，才能够提高现在的服务水平

（二）档案信息化有利于档案资料保存。高职院校档案部门保管的原有的档案处理大部分是通过纸质来进行，不但会造成环境的污染，会大量的占用空间，并且处理起来非常的麻烦，也不利于长期的保存，因此随着现在各种技术的不断研究，档案数量的不断增加，纸质档案已经无法满足现在信息的供求，逐渐呈现出档案数量太少，但空间不足，导致现在的档案储存过于狭窄，也就影响了现在信息处理的基本速度。由于电子档案存储载体信息空间量大，同时具备传输快，便于检索等特点，很好地解决了快速增长的档案信息和有限档案保管条件之间的矛盾，有效地增强了档案信息资源保管的能力。

二、高职院校档案信息化建设面临的问题

（一）档案信息化建设意识不强。目前有部分高职院校档案管理者缺乏档案资源数字化、信息化管理观念，管理方式保守、固化。片面地认为档案信息化建设就是走走形式，就是简单地将纸质档案转化为电子档案的过程。因此档案管理方式依然比较落后，仅仅停留在立卷、归档、鉴定、保管等基础环节上。所以高职院校管理者必须具备创新和改革意识，档案信息化管理才能得到发展。只有充分意识到档案信息化建设的重要性，提高档案管理者的信息化意识和能力，才能保障高职院校信息化管理的顺利推进。

（二）档案信息化基础设施薄弱。由于缺乏资金投入，造成很多高职院校档案设施设备落后，档案数字化管理基本空白。尽管有些高职院校目前具备一定的信息化基础设备设施，比如计算机、打印机、扫描仪、复印机等，但实际上已经成熟应用档案管理系统软件管理档案信息的比例并不高，总的来说还停留在运用计算机进行基础性管理的阶段。可以说，如果缺少了档案信息管理系统，档案信息化就是一句空话。使用档案管理系统进行管理，不但可以很好地集成管理体系，还可以提供现在的管理效果和信息处理的监督。所以随着档案信息化的全面推进，加强档案信息化基础建设是必不可少的环节。

（三）档案工作队伍素质偏低。档案效益具有隐蔽性，所以部分高职院校对档案工作并不重视。认为档案部门就是“资料回收站”，收集、分类、存放档案资料，全凭经验运作即可。这就导致高校档案工作队伍整体年龄偏高，学历偏低；单一经验型偏多，复合技术型偏少；同时高校档案工作人员以女性为主，文史类专业居多，工科类专业甚少，与信息化建设所需的“精通档案管理专业和计算机专业的创新复合型人才”相距甚远，从而导致现有高职院校档案工作队伍基础薄弱。

三、推动高职院校档案信息化建设的途径和方法

（一）强化档案管理信息化意识。一是要提高认识，树立档案信息化建设意识，就是在现有档案数据的基础上通过培养学校内部的管理层人员，对档案信息技术管理的重视，使他们了解档案信息管理技术对于学校内部建设的重要性，而高中职业学院内部对于各项档案的处理需求非常大，对于人员资源的分配有着非常高的要求，因此通过以上教育，使他们了解档案管理技术对优化档案以及信息处理的重要性，使档案管理在学校内部有效进行。而有必要的情况下，成立专门的党政建设部门，随时对学校内部的管理层人员进行党政教育，使其明白档案处理技术的重要性。

（二）强化档案信息化基础设施。一是加强现在信息化基础设备的完善，使其能够充分反映基本信息数量，并且通过信息数量进行最基本的信息数据分析，而设备的设置是要确保其基本的防护能力安全属性得到保证。其次就是要确保相关的设备能够拥有一定的软件进行保护，这样才能够使其拥有更好的效率，用来加强其对于信息处理的效率和能力。管理系统中数据库的物理数据层、概念数据层和逻辑数据层设计合理，便于录入、利用。而针对现在档案处理技术的转型升级，就要确保管理系统的转型升级，有利于企业发展，并完善学校内部信息档案技术。档案管理软硬件设备、设施与学校的其他设备、系统之间具有兼容性，能适应档案信息化管理要求，逐渐实现所有档案信息的网络化，扩大网络资源的建设范围。

（三）强化档案信息化管理人才队伍。高职学院在进行现代复合型管理人才培养时，一是要注意基本的管理素质，对他们进行计算机技术培训使其成为高级综合性人才。二是利用教育培训平台，同时对于现有的管理人员，加强其对于现代信息技术的培训力度，确保其能够很好地分析高职学院内部的环境，综合现有信息进行综合的基础操作，使其能迅速掌握前沿的信息技术应用能力，适应社会信息技术的发展。三是建立健全绩效考核制度，将档案信息化业务水平纳入技术考核体系，考核的重点主要集中在档案管理信息化建设的开展进度上，且将考核成绩作为晋升和职称评定的依据。

（四）强化档案信息化安全保障体系建设。高职院校档案信息化安全是一项系统工程，没有有效的安全管理，其他任何努力都是徒劳。档案信息安全体系建设是档案工作的重要环节，是档案事业得以顺利开展的最根本保障。在实现档案信息化建设过程中，必须要建立健全档案信息安全规章制度，建立档案数据异地异质备份和档案数据恢复机制，从安全管理组织、制度、措施上必须遵循信息安全规范，坚持保密和利用并重的原则，增强档案信息安全保障能力，确保档案信息的安全性和完整性。