提高企业科技档案利用服务水平的几点思考

文/泸州老窖集团有限责任公司 田福星 龚竹梅 范流莉 刘舫吾 叶惠

企业科技档案是企业在科学技术研究、产品生产、基础设施建设、设备引进和使用等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的历史记录。企业科技档案是企业的重要无形资产，可以产生较大的经济效益。抓好企业科技档案利用工作，是加强和改进新形势下档案工作的重要内容，对确保企业健康、可持续发展具有重要意义，对服务经济社会发展有重要作用。

一、现状与不足

纵观目前企业科技档案利用服务工作的现状，还存在着一些与企业快速发展不相适应的情况。

（一）科技档案收集不齐全完整，科技档案要素缺失严重。企业人员永远把效益放在第一位，对科技档案工作的重要性认识不足，往往只重视科技成果收集，忽视科技文件材料收集归档，归档的成果性、结果性、总结性文件材料较多，过程性、依据性的原始记录、设计图纸、实验数据等文件材料很少，而在后期利用过程中，过程性文件材料的查考利用频率很高，显得尤为重要。部分科技人员将科技成果的核心部分视为自己或团队资产，对档案室能否有效保护、保密核心成果存在疑虑，不归档核心成果，以致造成科技文件材料缺少核心部分，使应归档文件材料不齐全不完整。部分归档文件材料复印件多、原件少，缺少日期、盖章、签字等要素，在基建项目档案中尤为普遍。

（二）档案部门与科技部门联动不足，科技档案服务与需求存在矛盾。企业在科研开发、项目建设等工作中，通常有大量项目需要申报，项目申报、验收通常时间紧、任务重，需要大量科技档案且利用方式多样，企业档案部门不清楚项目相关情况，而科技部门不清楚档案库藏，在提出大量档案利用需求时信息不明确，双方信息不对称，导致档案管理员检索、查找、利用服务效率不高，科技档案利用不便，影响项目工作。

（三）企业科技档案数字化、信息化服务水平不高。科学技术是第一生产力。企业面对巨大的市场竞争压力，很大程度上是科技的竞争，当今科技发展日新月异，对科技信息越来越要求迅速、及时。目前企业科技档案已普遍开始了数字化，但受到档案利用责任意识影响，大多数企业档案管理制度仍然规定用户借阅利用科技档案需要办理相关审批手续，即使有了数字化档案，用户的借阅需求往往都无法第一时间得到满足。

（四）科技档案信息资源未得到有效开发利用。与其他门类档案不同，科技档案具有较高的技术价值、研究价值、创新价值，能够对企业创新和发展产生积极的作用，为企业带来较大的经济效益，因此，科学、合理地开发利用科技档案具有十分重要的意义。但当前多数企业管理者的思想认识仍然停留在档案无法直接产生经济效益的观点上，未能组织对科技档案信息资源进行有效开发。且企业档案管理员多为非档案专业出身，很少接受相关业务知识培训，档案管理人员专业知识缺乏，客观上限制了科技档案信息资源开发利用。

二、几点思考

（一）健全管控体制，提高科技档案收集质量。档案管理部门必须严格执行科技档案工作相关法规，建立健全企业科技档案管理规章制度，强化相关人员的档案意识与职责，实行前端控制，在项目立项时即做好文件材料的归档要求，对科技文件材料形成、积累、整理、归档实行分阶段跟踪管理，加强科技项目过程档案收集，严格审核科技文件材料归档质量，严格执行“三纳入、四参加、四同步”，实现全过程、全流程控制。针对部分人员可能出现不配合的情况，可在制定财务、档案制度时将财务报销、付款融入档案工作中，实行档案工作、科技工作与财务工作联动的模式，科技项目一个阶段完成后，必须将所有档案资料齐全、完整、高质量交档案室存档，由档案室在相关发票、凭证签字确认后，才能启动报销或付款程序，否则不予报销或付款。笔者所在单位创造性采用了此种模式，收到了很好的效果，为科技档案利用打下坚实的基础。

（二）加强部门联动，了解用户需求。档案管理部门应改变传统档案利用服务模式形成的“等需求、找档案、借资料、还入库”的“你用我找”消极服务思想，树立主动服务意识，改变边缘化的工作地位，主动靠近企业的核心工作，不让企业档案信息资源成为“信息孤岛”。档案管理部门可积极主动向企业管理者申请加入企业科技项目组，建立档案工作与科技项目工作融合的工作模式，以更好地提供服务。档案管理员不只简单提供单一的档案利用服务，而是直接参与项目工作，提供项目申报信息搜集、申报材料编制、专题资料汇编、资料提供、资料归档等全方位服务，解决项目申报等工作中档案利用者和档案管理员信息不对称的问题。档案管理部门应积极主动了解科技档案用户需求，定期采用不记名问卷调查的方式，收集科技档案利用服务意见建议，提高服务质量。

（三）提升档案信息化服务水平，建设分级利用权限体系。为提高档案工作的服务水平和工作效率，档案管理部门应充分运用现代信息化档案管理手段，适应大数据时代社会发展需求。可以根据科技档案内容，对企业科技档案资源进行整合，按照保密要求和工作需要进行分级，对不同等级的科技档案设定相应的利用权限，实行严格的权限控制，简化审批流程，在企业内部体系实现开放，科技档案信息人人可以检索目录和全文，敏感和涉密科技档案信息特定人群检索目录和全文，在确保科技档案信息安全的前提下最大限度实现科技档案信息共享，以更好地满足用户的使用需求。充分运用5G时代移动互联互通的优势，建设移动科技档案室，提高科技档案利用效率，最大程度实现档案的现实利用价值。

（四）加强培训学习，提升专业技能。档案人员要主动加强自身学习，提升科技档案信息资源开发利用能力。一是通过定期参加国家、省、市档案专题业务培训的方式，提升科技档案工作者业务水平。二是通过在线学习的方式，随时随地学习，如江苏省开通了档案人员远程教育平台，共享档案继续教育资源。三是企业档案室可积极联系国内开设了档案专业的大、中专院校，开展校企合作，学习档案专业知识，同时也为档案专业学生提供实践基地，实现双赢。四是积极“走出去”，到科技档案工作突出的企业进行参观、学习、交流。

（五）主动作为出成效，加强宣传造氛围。伴随着档案工作的重要性日益显著，企业档案工作者可以展现科技档案工作成果的平台也日益增多，科技档案工作相比于其他类型的档案工作更容易出成果，形成亮点。如国家级层面的国家档案局有全国建设项目档案微视频评选、全国企业档案信息资源开发利用优秀案例评选、全国档案优秀科技成果评选等，省级层面如四川省有全省科技档案信息资源开发利用优秀案例评选、全省企业档案信息资源开发利用优秀案例评选等，还有规范化认定、各类论坛等平台，企业档案管理员在完成基础工作的同时，应多用心收集、整合科技档案服务生产经营、产生经济效益的案例，开发科技档案信息资源，由单一信息服务向知识服务转变，主动作为申报各类奖项，创新争优出成绩。在争取成绩的同时，加大科技档案信息资源开发利用工作的宣传，科技档案工作宣传应当侧重企业最为关心的档案如何提升经济效益方面，宣传档案在项目申报、设备故障维修、经济纠纷等工作中直接或间接产生的巨大经济效益，使企业管理者更加重视科技档案信息资源开发工作，为科技档案工作争取更多资源，形成科技档案信息资源开发的良好企业氛围，进一步取得更大的成效。