医院人事档案管理中存在的问题及对策

2019-11-24浙江省常山县人民医院官梅俊

办公室业务 2019年24期

文/浙江省常山县人民医院官梅俊

一、强化医院人事档案管理的重要性

伴随着互联网时代的到来，互联网应用技术广泛运用于现代管理，医院人事档案的管理当然也不会例外。为了达成医疗网络的全面覆盖，实现医疗资源的共享目的，加深医疗卫生体形的优化，实现医院的网络化管理已变为必然。医院的档案管理是医院管理业务中至关重要的环节，由于大家对于人事档案管理的重视度不够清楚，管理方法和手段落后，造成人事档案丢失，内容不完整。医院人事档案的数字化管理增添了许许多多困难，阻挡了医疗档案保护体制改革的进程。所以，加强医院人事档案的管理，转换医院人事档案管理形态，对于加快医疗卫生体制改革具有推动作用。

二、医院人事档案管理中的问题

（一）医院人事档案管理手段和方式落后。信息技术飞跃性进步，管理的手段也层出不穷，原本的医院人事档案管理方法根本无法满足现代信息化管理的要求。具体来说：第一，虽然信息化程度相差甚远，但是医院的人事档案管理已经普及了计算机，只是依然没有专用的存档管理软件，可以单纯用做目录的存储和搜索，信息的存储量特别的少，也无法进行文件的复杂管理。第二，管理方式比较匮乏，现在医院依然还在人工进行文件的编辑和检索，人事资料的更新进程缓慢，无法及时进行保存，造成了资料不完整的状况。迟缓的管理方法、匮乏的管理方式不仅会影响医院的人事档案管理效率，而且也阻碍了医院人事制度变革的步伐，因此，加速改变对于医院人事档案的管理手法和方式刻不容缓。面对医院的人事档案管理效率低下、信息利用率极差的现状，绝大部分医院的人事档案管理依然运用传统的管理方法。主要关键人员的纪录、梳理、文件的梳理特别困难，难以进行系统性的更新。特别容易造成文件遗失，再加上专门医院的人事文件管理的电子信息系统开发不完全，档案管理人员对现代化信息技术的运用还并不成熟，从而导致医院人事档案的管理效率特别低下。另外，医院的人事档案具有专业性、政治性和机密性特点，是院内工作人员升职的主要标准。一旦医院人事档案无法提供有效的档案信息，就没有了其存在的意义。在现阶段，人事档案的利用依然停留在把握掌控员工的基本信息状况之上，无法将它发展为了解员工在各个时期表现的信息网，对档案的利用价值没有深入研究。

（二）医院人事档案管理者的业务水平不高。医院最重要的工作是医疗，医疗条件和医疗水平一流的医院才是好的医院，受到固有观念的影响，医院工作人员只重视医疗水平技术的提高，重视对医疗科研发展的投入，却忽略了对医院人事档案的管理和医院文化的建设，档案管理人员的激情弱了，甚至出现工作人员遗失档案、档案内容不完整等一系列的现象，严重妨碍了医院的人力资源合理分配。此外，因为医院档案文件管理的专业性比较强，所以对于管理者的资料采集、鉴别、统合能力提出了特别高的要求，但由于一大部分工作人员非档案管理专业毕业，专业基础知识不充足经验匮乏，所以无法迅速高效地把握电子档案管理等新型技术。有很多医院由兼职人员管理人事档案，加强医院人事档案管理人员的专业素养以及业务能力，有很大难度。

三、改善医院人事档案管理的有效策略

（一）应用互联网技术方法。医院人事档案管理体系的变革，为医院的发展加入了新的动力，促使医院之间的人才能经常交流。传统的人事档案管理制度经常造成档案传输不及时情况，妨碍了人才的流动，因此加强对于人事档案管理，吸引先进的科学技术管理系统是至关重要的一步。另外，需要更新硬件，增强医院人事档案管理的互联网化。增强硬件的投资是一项至关重要的管理条件，它吸引了专门的文件管理软件，以加强对文件分类的检索、调查、转入、调出和储存的便利性。由于文件与隐私有关，因此需要加强档案的防火、防盗系统。加强医院人事档案管理的财力投资，增进人事档案管理的深入发展，建立完整的医疗信息共享的互联网平台，是至关重要的。

（二）因人事档案管理人员的信息化应用水平不高，文件管理软件的技术不成熟等多方面原因，导致医院人事档案的整理速率特别低下。特别是人员信息文件的增加、取出等工作影响严重。所以，积极主动地去实现人事档案信息化管理是非常重要的，进行档案信息化建设，文件信息和互联网结合，增强医院人事档案的管理速率。另外，通过进一步精细地进行档案信息管理的工作，对人事档案信息材料进行分类，同时进行信息化处理，员工及时补充材料，维持文件的精准性和完整有效性，为医院的工作人员职称的评定、人力资源配置提供合理的依据。

（三）加强对医院人事档案管理的认识。首先，强化档案管理者的思想。分析医院人事档案管理中存在的问题和对策，构建完整的医院人事档案信息管理系统，有利于医院人力资源的优化，有利于医院的长期发展。由于人事档案管理者的素质非常重要，因此必须要强化人事档案管理者的综合素质。现在，医院中归档丢失或损坏的情况很多，要加强文件管理者思想水平建设，培养职工责任感和工作热情，继续加强自身业务水平，并积极协助医院其他职工完成各项工作。其次，关于档案管理的硬件和软件配置，应给予资金支持，强化医院的基础设施。同时，增加新的血液，提高文件管理者的福利待遇。现在医院的各项标准都已经进入现代化的进程，但是有很多人事档案的管理还依然是对纸质版管理，纸质特别容易磨损丢失，保存起来特别麻烦，而且由于天气以及老鼠和虫子的原因，更加难以进行完整妥善的保存，把档案信息通过信息化保存是最好的方法。把人事档案进行信息化整理，利用计算机来进行储存，不用害怕数据遗失，工作人员进行人事调动时，各种信息都比较方便整理。