“数字中国”背景下高校文档一体化管理问题与对策

文/苏州科技大学 程熙 贝琰

随着我国现代信息技术的不断发展与完善，“数字中国”建设是国家治理体系与治理能力现代化建设的具体体现，以此共同发展的“智慧校园”建设已成为新时代高校内涵式高质量发展的必然要求。“数字中国”“智慧校园”建设的目标是实现校园资源的智能化、技术化、数字化、自动化。随着校园数字化、智慧化建设的不断深入，办公自动化已基本覆盖，因此，提升高校文档一体化管理的技术化、专业化是高校实现内涵式发展的必经之路。

高校文档一体化管理经过数十年的发展已经进入比较成熟的阶段，许多高校的OA系统已经实现了档案管理系统的数据互通，实现了电子文件的在线归档；但是也有部分高校的OA系统上线时间较短，学校管理系统众多且独立运行、相互隔离，文档一体化管理仍处于休眠状态，在文档一体化管理的实施过程中，存在缺乏文档一体化管理意识、缺乏专业化管理人员、文档管理系统不完善等问题。针对这一现状，笔者以苏州科技大学为案例，阐述学校文档一体化管理存在的问题，在分析问题产生原因的基础上，从理念、体制、组织、技术运用等角度探求“互联网+”时代高校文档一体化管理的对策与措施，以期推动学校文档一体化管理进程。

一、高校文档管理现状——以苏州科技大学为例

（一）办公系统相互隔离。目前学校的办公系统众多，学生处、人事处、财务处、教务处、科研产业处、组织部等职能部门各自使用不同的管理系统，不同管理系统的管理对象各不相同，各个系统之间相互隔离，数据信息并不互通。分部门来看，运用计算机技术与网络管理平台确实提高了办公效率，在本部门内提高了工作效率；但是就整体而言，不同类目、不同对象的管理系统存在系统不兼容、信息不共享的问题，并不利于文档一体化管理的实现。笔者调研学校综合档案室的相关业务，每年需要归档的文件资料、声像、实物、财务凭证等档案数量非常大。以2018年归档数据为例，党政类文件727件，案卷733卷，其中包括党群行政文件、教学、科研、设备、外事、账务、出版、基础建设档案等文件材料；归档材料著录6658条，学生学籍类档案专题数据库1102卷，共44046条；数字化扫描、挂接文件966件，共8806页；扫描、挂接学籍类档案专题数据库21166页，工作量及数据存储量较大。同时，因为各部门的信息管理系统并没有与档案管理系统对接，无法实现数据共通、信息共享，不仅造成了数据冗余，而且造成了资源浪费。

（二）文档信息资源缺少共享。学校现存的文件管理系统众多，本文具体以我校OA系统内部发文管理、文档管理为例，详细论述当前文档管理过程中存在的问题。

发文管理。发文管理主要是针对学校下行公文、上行公文、平行公文进行管理的过程，其中包括：创建、核稿、会签、审核、签发、封发等环节。具体操作流程是纸质公文流程的线上操作，全程实现无纸化办公。具体流程是：由部门发文员草拟公文，送至部门领导核稿和会签，发送至文秘科一审，分管校领导会签，文件交回文秘科二审，交由办公室主任填写拟办意见，文件发回文秘科三审，之后送交校领导签发，校领导批示后，文件进行套红、盖章后封发。在文件流转过程中，只有待办人员才有权限打开文件进行修改，其他人都不可以打开，文件封发之后，由公文管理员对公文进行部门归档。文档管理。系统中文档类型分为两类：一是“我的文档”，相当于自己的私人文件夹，可以自己创建自己查看，不能公开给他人，适合放一些自己需要的内容。二是“单位文档”，由文档管理员创建并授权，没有授权的情况下自己不能主动创建。所有已发或者已办事项都可以通过归档方式，归类到个人文档或授权的单位文档下。在这一环节中，虽然可以自行建立共享文件夹，但是档案室人员只限于对文件的浏览和下载，却不能将文件直接导入档案管理系统中。

（三）文件归档过程繁琐。每一学年结束后，都要将全年的文件进行归档。在归档过程中，收文管理员在OA系统中先自定义设置目录查询条件并导出Excel，形成收文目录，再根据目录类别将所有需要归档的纸质文件分别归置到承办部门，再由承办部门将文件统一送交到档案管理部门，收文管理员另将全年所有文件的电子文档整体压缩打包后，通过外部移动介质拷贝给档案部门。在文件归档的过程中，档案工作人员对文件进行人工鉴定、分类、整理后，再由各部门兼职档案员对文件材料进行预立卷。档案工作人员将所有文档按照保管期限进行分类、整理，人工编排档案号后，对每一份文件进行信息著录，然后将数字化文件上传至档案管理系统。对于学校教务系统中的学生成绩单、毕业生名单由于无法导出，只能打印成纸质稿后，通过扫描仪进行数字化，再上传至档案管理系统。

二、文档一体化管理实施过程中存在的问题

（一）文档一体化管理意识不强。首先，学校领导层文档一体化管理意识有待加强。当前，上级领导对一体化管理模式还不够重视，仅从节省开支的角度考虑，认为只要现有的文档管理模式能正常维系，就没必要再费财费力去建设。其次，下级执行人员亦是无所谓的态度，不管用哪种方式只要可以完成工作，也就不再去探究文档一体化管理实施后给工作带来的便利性。这不仅不利于高校档案信息化建设的推进，同时也严重制约了高校智慧化校园建设的进程。

（二）专业化管理人员缺乏。计算机技术与信息技术的不断进步，对文档管理工作人员提出了更高的要求，当前文档管理人员应该是具备行政管理、计算机操作、文字写作、英语等多学科知识的复合型人才，相比以前，要求更广、更高、更细。文档一体化管理借助计算机技术实现信息处理与数据分析，表面上看是依靠数字化设备，解放了工作人员的时间与精力，但其实还是要依靠人力来操作和管理，数字化设备只是工具，管理人员才是更为重要的。目前文档管理人员只局限于对业务知识的学习，还没延伸到对计算机技术和网络技术知识的学习。文档管理工作人员的能力和素质离复合型人才还有较大的提升空间。

（三）现有文档管理系统不完善。首先，系统对接有待改进。从我校管理系统使用情况来看，问题在于文件管理、档案管理之间的运行脱节。由于系统之间的开发技术不同，其数据不兼容，各系统与学校文件管理系统（OA系统）、档案管理系统无法对接。主要原因有两个方面：其一，学校启动数字化校园之前，教务系统、人事系统、档案管理系统、学生工作系统已经先行建设，且系统内部没有在线归档功能，与学校的档案管理系统的数据格式不兼容。其二，我校的OA系统虽然启用的比较晚，但在设计OA系统时没有充分考虑到归档的需求，OA系统与档案管理系统不能进行对接，现行文件无法自行流转到档案管理系统中，所以档案管理系统仍未实现与其它系统间进行有效衔接，使得文档一体化管理功能形同虚设。其次，全程管理有待完善。通过调研文档管理运行情况来看，对电子文件的全程管理与前端控制目前还没有真正实现。OA系统的管理人员因缺少对电子文件的主题词、归档号、保管期限等相关项目的档案学专业知识，使文件与归档脱节。目前的做法仍旧延续旧例，文件和档案管理仍然在按分两步走的纸质文件管理模式进行。这不仅浪费了数字化资源，也不利于学校各项工作自动化、智能化、技术化的推进。

三、高校文档一体化管理的实现路径分析

在“数字中国”大背景下，数字化、技术化、专业化建设是高校内涵式发展的必经之路，须从理念培养、管理体制、人才队伍建设、系统功能完善等角度出发，构建文件档案一体化管理新架构，实现智能化管理。

（一）文档一体化的理念培养。首先，对于文档一体化管理而言，首先要树立一体化管理理念、完善一体化管理制度，规范管理流程和提升管理者业务水平，多管齐下，才能更好地适应文档一体化工作的要求，应对信息社会的挑战。其次，对于领导管理层而言，应客观、科学地认识文档一体化管理理念，并能真正认识到文档一体化的必要性和紧迫性，给予文档一体化管理更多的关注与重视，只有这样才能进一步推进文档一体化管理进程。最后，对于文档管理者而言，在理论上要与时俱进，更新观念，了解文档一体化管理模式对档案工作发展的可行性和必然性，才能在实践工作中，把理论与实践结合起来，促进文档一体化发展和实现文档一体化管理。

（二）构建一体化的管理体制。一要做好顶层设计，建立简洁、高效的管理体系，保证文档管理部门从横向、纵向上取得联系。二要健全文档一体化管理制度，制定统一标准和规范，让文档一体化管理系统有章可循。三要建立并推行文档一体化管理的业务体系，按照文件生命周期理论的要求统筹规划，做好前段控制和全过程管理，发挥出统一管理的最大效益，增强电子文档管理的规范化和科学化。

（三）培养复合型管理人才队伍。文档管理主体已从单纯的文件收发员、档案管理员演变为对计算机技术、网络技术、业务知识等都要精通的复合型主体，这就需要有一支高素质的文档管理队伍。一方面，需要学校有计划地引入专业的文档管理人才，充实文档一体化管理队伍，为文档一体化管理提供保障；另一方面，在职的文档管理人员要接受继续教育与在职培训，特别是补充、强化计算机科学、文书写作等方面的知识，做到研学求进，为提高文档管理质量，提供高效的信息服务发挥作用。

（四）优化文档一体化的业务流程与功能。文档一体化管理信息系统应包含三大板块，分别是文件管理（含收文管理、发文管理）、归档管理与档案管理，这几大重点模块相互关联。OA系统与档案管理系统应建立连接端口进行无缝衔接，通过数据接口，将需要归档的文件按照统一标准自动转入档案管理系统中，当档案管理人员按照归档要求将文件归置到相应的文件夹中，系统可自动编码著录。

一方面要求文件管理系统与档案管理系统之间能够实现数据联通、资源互通；另一方面要求现行文件管理者掌握基本的归档知识。现行文件管理时，对文件的编号通常是文件管理员编制的临时号码，这个临时号码与档案管理系统中的档案号是完全不同的，档号是档案管理工作者根据文件保管期限表进行编制的，这个号码是唯一而且长久保存的。当前实现文件系统与档案系统的一体化管理，重点与难点是实现文件号与档案号的统一或者有机转化，在档案管理系统著录过程中，计算机能够自动识别、鉴定、区分文件号，将分组后的文件进行自动编排档号，以实现电子文件的资源共享。