创新办公室管理工作提升企业效益

2019-11-24中铁十四局集团第五工程有限公司混凝土设备分公司王国徽

办公室业务 2019年24期

文/中铁十四局集团第五工程有限公司混凝土设备分公司王国徽

一、办公室管理工作的重要意义

在社会发展和变革中，新时期新形势下，企业的发展要求办公室工作要不断创新。对此，办公室工作人员应清楚意识到，在新的形势下，企业对办公室的期望相对较高，同时办公室所面临的挑战也日渐加剧。对比我们目前所做的办公室工作，是否和新环境新形势要求下的办公室管理工作有差距？我们又该怎样开展创新管理来提升自身和企业的工作效率？对此，办公室管理工作者必须理清思路，提高服务保障意识，适应新时代新变化，不断深化管理创新，在新时期新形势下创新办公室管理工作，以顺应时代变化和企业发展需要。

二、办公室管理工作常出现的问题

（一）管理制度不健全。目前很多企业存在办公室工作职能划分不明确，工作目标模糊，无完善的工作实施计划，也没有健全的管理制度进行约束和规范，这些存在的问题导致企业工作人员工作压力增大，对外，企业的良好形象也无法得以展现。因此，只有完善企业规章制度，捋清企业、部门及个人的职责和分工，制定科学合理的工作计划，才能使工作效率得到有效提升。

（二）管理理念陈旧，未做好沟通协调。办公室工作人员不仅应具备严格执行任务、有效落实工作的能力，同时也要具备管理者或者组织者应具备的特性和本领。现今不少企业仍存在管理理念过于落后的现象，领导对于工作经常亲力亲为，但对于带领团队，在工作、团队齐抓共管方面能力不足，管理理念仍停留在简单的发号施令阶段，强制监督，盲目控制，不会与员工进行有效沟通，缺乏协调和引导能力，这样的管理方式只会让企业办公室人员的办事水平停留在原地，失去工作主动性。

（三）管理水平较低，无合理奖惩制度作为激励。新时期的办公室工作不仅要学会统筹协调各部门，也要学会监督各项任务的落实情况。任何小失误都有可能给整个企业带来严重的后果，甚至致使整个企业无法照常运行，因此要求管理者要有推陈出新的精神，在管理中不断找缺点，并寻求完善的方法，总结较好的工作经验，制定相应的奖惩激励制度，激发员工工作的热情和主动性，使员工能够高效完成工作任务。

（四）管理人员综合素质不高。当今仍有许多企业认为办公室工作无足轻重，思想意识里没有给予足够重视，在企业用人招聘过程中，忽略办公室工作人员的综合素质，往往招进公司的人良莠不齐。再有公司不重视对办公室工作人员的综合素质进行训练和培养，使员工只会机械地按照领导安排完成日常工作任务，缺少主动寻找问题和分析问题的能力，也无法在重大决策时给予领导提供建设性意见或者建议，只是一个单纯的服务者。

（五）档案管理较为混乱。许多企业在档案管理方面没有完善的制度和流程，所谓眉毛胡子一把抓，将有价值的文件和无实际意义的文件一并入档，并且无详细规范的分门别类，导致需要寻找参考资料或查实考证之前留存的文件时，办公室工作人员无从下手，手忙脚乱，不能在短时间内迅速准确找出需要的文件，从而浪费工作时间，也降低了工作效率。

三、如何进行办公室管理工作的创新

（一）优化办公室规章制度及工作流程。为更好开展办公室工作，企业办公室不仅应强化日常工作的执行与落实，也需要开拓新思路、新举措，把握好办公室管理工作的规律，严格办公室各项规章制度，并运用信息化的手段来优化完善办公室管理流程，做到规范办公，专业办公。例如在日常办公室接待、打印复印、电话接听、文件收发等工作处理上，办公室可以将此类琐碎工作用制度形成统一框架和规范流程，以便办公室人员能在最短的时间内迅速投入工作中，并顺利有效及时地完成工作，同时也可以利用信息化的手段，帮助办公室工作人员节省工作时间，提高工作效率。

（二）将办公室人员岗位职责明确化。新时期的办公室工作，不仅要完成日常接待、考勤、文件草拟及收发、档案管理等任务，还要能帮助部门领导或者上级提供可行性预案，以供领导决策。作为办公室工作人员，应明确自身工作职责，将本岗位职责进行条理化分解，分清轻重缓急，并列出执行方法，日常工作中根据所列条理逐一进行工作任务实施，如有临时突发性工作任务，也应按照常规理论支撑分层次分重点进行工作，要有服务全公司的思想意识，明确自身岗位所涵盖的职责范围，发扬团队精神，勇于奉献，敢于付出。

（三）善于组织、协调和沟通。办公室工作人员应当及时完成上级领导分配的工作任务，同时要及时对领导给其他部门安排的工作任务进行上传下达，在工作中做好通知和分配，善于沟通和协调，不仅要与同部门之间进行有效沟通，也要善于与其他各岗位人员进行沟通交流，留意企业各方面消息，并收集整理有效信息，将重要的有价值的信息进行统一整理，及时反馈给领导，主动协调和解决在工作中遇到的力所能及的难题，如一己之力无法解决，应及时告知领导进行协调，做好上下级之间的桥梁和纽带，及时有效地落实工作，并向领导反馈工作完成情况。

（四）制定合理的办公室奖惩制度。在企业中，办公室工作人员除了每天要完成日常例行工作之外，随时都有可能面临变动性的工作任务，在实际工作中，往往因为工作的临时性，办公室人员很容易产生懈怠厌倦的心理，但因为办公室工作对整个公司的运营及工作效率起着至关重要的作用，所以公司需制定详细合理的办公室奖惩制度，以此激励办公室工作人员以饱满的工作热情投入到工作当中去，以此提高工作效率，推动公司整体业务有效运行。

（五）提高办公室人员综合素质。办公室工作人员虽然不是领导，但与领导最靠近，虽然不是核心岗位，但却接近中心岗位，不作决策，却服务于决策。这就要求办公室工作人员必须具备相应的综合素养，不仅自身各方面素质修养要达标，而且要在工作中养成善于学习的良好习惯，不断提升个人能力和专业素养，同时企业也应注重办公室人员的培训，多组织办公室人员进行对外交流、参加专家讲座等活动，提升工作人员的知识储备能力和沟通协作能力。

（六）规范文件存档，定期整理档案。档案来源于文件，文件是档案的归宿。企业的档案管理是办公室工作中的重要组成部分，存档有价值的文件，将对后续工作起到参考作用，因此将有利用价值的文件进行及时有效的存档毋庸置疑。办公室工作人员应当规范档案管理流程，将企业全部档案进行分部门、分类别整理，并注意按照年份和日期编写序列号，保存纸质档案，并制作电子文档目录表以方便查阅，定期对前一段固定时长内的档案进行整理，将无用的档案进行清理，将此前未进行规范入档的文件重新进行编号归档，这样则保证了档案工作的规范性。