工程企业办公室管理存在的问题及解决措施

文/中铁十一局集团第五工程有限公司 朱军

目前我国大多数工程企业面临企业改制以及转型的问题。其中，办公室属于企业的重要决策部门以及办事部门，办公室管理工作水平高低对于企业发展和经营起到了至关重要的作用。企业办公室各项决策直接关系到企业发展方向以及企业生产效率和水平，所以目前为了实现企业健康稳定可持续发展，需要对于办公室管理工作进行有效的改良和完善。

一、工程企业办公室管理工作存在的主要问题

目前，工程企业办公室管理工作存在诸多问题，主要的问题包括办公室管理制度不完善、管理队伍素质较低、管理人员的协调能力弱。

（一）办公室管理制度不完善。为了促使工程企业办公室工作水平和工作效率得到显著提升，需要在办公室建立规范化以及科学化的管理制度。大多数办公室管理制度缺乏合理性，直接影响到了管理水平和管理质量。例如很多办公室虽然值班人员有所增加，但是一旦出现了紧急性情况或者意外突发性情况还是不能进行有效的应对，这主要是由于目前办公室规章制度不完善而导致的，直接造成人力物力及财力浪费，同时还存在一定的安全隐患。

（二）管理队伍素质较低。目前工程企业实际管理工作的过程当中，需要提高管理队伍整体素质。管理人员的素质直接影响到管理水平和管理效果。但是目前大部分工程企业办公室管理人员素质偏低，办公室缺乏专业化技能培训，很多办公室人员自身不具备专业化理论知识，对于现实问题处理过程当中，大多数人常常依赖于经验主义及个人主观主义。除此之外，大部分办公室管理人员工作态度极为懈怠，时间观念较为淡薄，同时缺乏服务意识，以上都是目前办公室管理人员普遍存在的一些问题。

（三）管理人员的协调能力弱。目前工程企业办公室管理过程当中，其中重要的一项职能就是协调职能，协调职能就是针对于企业管理各个层面以及各个渠道进行科学合理的沟通。如今大多数工程企业办公室协调工作缺乏完善性，平时经常会产生互相推诿责任的问题，这样直接影响到了企业的健康稳定发展，同时也不利于企业节约成本。

二、做好工程企业办公室管理工作的对策

为了切实做好当前的工程企业办公室管理工作，应当完善工程企业办公室管理机制、提高队伍整体素质。除此之外，还应当合理分配工作以及构建责任追究制度。

（一）完善工程企业办公室管理机制。俗话说，人管人累死人，通过制度管人才能够管好人，工程企业办公室管理过程当中要建立健全长效机制以及完善办公室管理制度，通过制度规范才能够促使办公体制得到健全和完善，同时可以促使工程企业办公室工作水平和工作质量得到提高。另外，对于企业办公室管理人员而言，还应当充分意识到工程企业办公室工作重要价值和重要意义，要站在企业长久发展角度来对于企业发展进程当中的种种问题和弊端进行审视，同时要从根本上解决办公室管理问题。其次，在目前办公室管理的过程当中，还应当构建奖惩制度，要将工作和业绩挂钩，进而有效地调动员工工作积极性及主动性，同时也可以端正员工工作态度以及增强员工的个人责任感，提升办公室管理水平和管理效率。除此之外，目前工程企业发展的过程当中常常会遇到一些紧急状况或者突发性事件，这就需要对于应急机制进行明确或者是成立应急小组，还要确定规范化、全面化的应急处理流程，同时可以引入信息化应急处理方式，通过采取科学部署以及规划来促使企业应急能力得到提高，保障办公室管理人员可以在短时间之内有效应对紧急状况。

（二）加强能力建设以及提高队伍素质。为了促使目前办公室管理水平和管理质量得到显著的提升，需要采取有效措施提高办公室管理工作人员整体素质和工作能力，应当从下面几个方面开展工作：第一，要促使办公室管理人员的政治素质以及道德修养得到提升，同时应当培养办公室管理人员对于企业的荣誉感和责任感，还要有效激发员工工作积极性及主动性，同时办公室也应当定期展开思想政治指导和培训工作。另外，还应该建立奖惩制度，通过物质奖励来表扬一些表现优秀的员工，同时通过处罚手段来督促或者警示不认真工作的员工。第二，要为目前员工提供培训及学习的平台，促使员工自觉主动地参与到专业系统化学习当中，要有计划有组织对于工作人员展开培训工作，对待某些表现特别突出员工要为其进行更加高层次专业化的培训。另外需要将竞争机制和培训机制相互结合，只有这样才能够促使全体人员可以积极主动地参与到培训学习当中。第三，为了促使当前工程企业办公室管理人员办公服务能力和综合业务素质得到全面提升，还应当从外部引进专家、学者等组织各种知识讲座。

（三）合理分配工作以及构建责任追究制度。在目前工程企业办公室当中，由于管理任务较多以及任务较重，如果当前办公人员工作效率偏低或者工作不到位，很可能会导致企业正常运转受到负面影响，所以，这就需要目前企业管理人员结合办公室实际工作情况，积极主动地引进工作能力强以及综合素质较高的人才。在引进人才之后，还应当结合人才特点来对于工作内容进行合理划分，可以结合办公室管理人才的特长将参谋决策、召开会议以及文件处理等不同类型工作内容划分到不同特点人员身上。除此之外，还应当对于办公室各管理人员责任进行明确，要建立健全责任制度来促使所有人可以各司其职以及安守本分，同时督促办公室管理人员可以认真做好每一件事，同时也可以有效杜绝同事之间出现责任互相推诿的情况，进而提升工作效率以及工作水平，还可以促使人力资源得到充分利用，避免人力资源的浪费，在某种程度上还可以节省人力开支，对于提升企业的经济效益具有重要的价值和意义。

三、结语

综上所述，随着我国社会经济的快速发展，工程企业也需要不断实践探索和改革，对于目前工程企业而言，应该加强办公室管理工作。但是目前工程企业在办公室管理过程当中依然存在诸多的问题，这就需要采取有效措施对于办公室管理问题加以解决，要有步骤有计划以及有目的采取合适的方案，提升办公室管理工作水平和质量。另外要对于办公室管理机制进行改善和完善，还应当提高队伍整体素质。与此同时，还要合理分配各项工作，同时建立健全责任制度。