新时期人事档案如何更好地服务于人力资源管理

文/海南大学档案馆 蒋碧蓉

在党的十九大报告中，习近平总书记指出：“人才是实现民族振兴、赢得国际竞争主动的战略资源”。不断提高人力资源管理的水平，不仅是当前发展经济、提高竞争力的需要，也是一个国家、一个民族、一个单位长期兴旺发达的重要保证。人力资源管理的重要前提是要获得完整的、全面的人才信息，而人事档案就是人才信息的重要载体。本文探讨在大数据环境基础上，人事档案管理如何更好地服务于人力资源管理，如何提升在人力资源管理的过程中的档案材料采集工作。本文中的用人单位是指拥有人事档案管理权的企事业单位。

一、人事档案和人力资源管理的概念及内容

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，记载个人经历、政治思想、品德作风、学位学历、社会关系、业务能力、工作表现以及奖励处罚等方面的文件材料，由人事部门或人力资源管理部门属下的人事档案室集中统一管理。它们是人力资源管理与开发的重要依据，也是反映个人成长历史的凭证和依据。

人力资源是指能够推动整个经济和社会发展的劳动者的能力。一般情况下人力资源管理也是指使用一系列措施，对人力资源进行管理利用的手段，譬如进行招聘、培训以及报酬要求等等，对人力资源的管理能够促进组织的正常稳定发展，同时还能够保证集体与个体利益的发展，在目前的学术领域，人力资源管理分类有如下几种，有关于劳动关系的管理，有关于薪酬福利的管理，以及培训方面的管理，绩效领域的管理还有则是人力资源规划等等。

二、人事档案在人力资源管理中的应用及发展

（一）人才招聘。招聘就是国家或企业吸引应聘者并从中选拔、录用企业需要的人才的过程。求职者可以通过互联网平台了解用人单位公开和透明的招聘信息，了解应聘工作岗位对自已的符合程度，寻找恰当的平台来施展自身的才华。企业也可通过网站平台了解应聘者的知识、技能、能力、人格、兴趣、偏好，找到适合企业发展的急需人才或挑选适合的候选人。招聘成功后，招聘单位的人事档案管理部门会接收应聘者完整齐全的人事档案材料，这是原始人事档案材料，它记载应聘者基本情况和本人经历、成长历史及思想发展变化进程的履历、自传材料，以往工作和学习单位对应聘者优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的考核材料等等。

（二）人才培训与开发。员工培训可以提高员工的知识和技能水平，提高他们的工作绩效，使用人单位能够在激烈的竞争中保持自已的人力资源优势和竞争力。用人单位可以根据自身的实际情况选择购买或量身定制专业培训机构开发的网络培训软件，或与大学合作，会针对单位的实际情况开发网络课程，放置于单位内部网上，为本单位的员工提供定制的课程学习，让员工随时随地学习。这个阶段最后会生成培训考核的成绩、更高层次的进修毕业证明或结业证明等文件材料，这些材料都属于归档范围的人事档案材料，必须经有关部门审查签字盖章后，方能送入人事档案室归档。这些证明材料会与今后的奖励、晋级提拔等挂钩起来，属于本人在用人单位的新建人事档案材料。它们真实记载员工充实自已、完善自已的成长经历。

（三）人才测评和人员使用。用人单位的人力资源管理部门经有关领导批准后，可从人事档案管理信息系统调入员工的个人档案信息：工作具体内容、工作成绩、人员绩效考核、人员岗位、继续再教育信息、调薪调职信息等各种数据，利用大数据的各种技术手段，可以准确计算出员工能力、工作态度、忠诚度、进取心和出现风险的概率，用人单位将社会评价和个人评价相结合、实地调查和考试考核相结合，不断完善人才选拔机制。科学合理的人才竞争选拔机制，能够促进单位人才素质的整体提升，优化人才结构，使单位的各个岗位能够找到最佳适合的人才，同样也能够让员工找到最合适自已的工作岗位，从而可以不断增强单位新产品的研究开发能力、业务拓展能力，提高劳动生产效率，节约材料和能量消耗，降低成本等，使企业得到长期的可持续发展。

（四）绩效与薪酬福利管理。人力资源管理部门进行绩效考核时需要搜集与每个员工的工作状态、工作行为、工作结果等有关信息，并将其转化为对员工工作的评价，据此为人力资源开发与管理提供信息支持。员工只有充分了解自已的工作绩效，才能对自已有一个正确的认识，逐步在工作中提高。用人单位通过大数据的职位分析，可以更准确地评价出不同职位价值，通过与考核紧密结合，企业给不同职位标出不同的薪酬金额，员工就可以在互联网技术的支持下，认真地选择自已最喜欢最能满足个人需要的薪酬职位，从而也使单位获取最佳的经济效益。人事档案室管理人员要及时做好每年度或一个阶段的绩效考核和薪酬变动材料的收集工作，督促人力资源管理部门在规定期限内，把单位签字盖章的材料归入档案室保存。

（五）职业生涯规划。有关于职业生涯发展规划方面的问题，还需要结合自身实际情况进行分析，尽量择取适合自己的发展路线，可以通过人事档案信息管理系统，对员工职业发展进行精准化的分析，具体方法就是通过分析大量的员工信息资料，通过大数据的方式从兴趣、专业、业绩、意愿、职业规划等进行人物判定。同时这对于用人单位来说也是一件好事，使用大数据的方式能够更好地发掘人才，为员工提供更好的职业生涯规划，在招聘时重视应聘者的职业兴趣并提供较为现实的发展机会。人力资源管理系统在这个阶段会产生个人自我评价书和个人定期职业计划书，这些文件材料对今后绩效与薪酬福利管理、人员测评和使用管理等起着重要参考作用。根据用人单位需要，也可作为人事档案材料归档保存。

（六）劳动关系。劳动关系是人力资源管理中极为重要的一个研究的实践领域，也是一个法律概念，具有明确的法律内涵。如果你与单位签定了劳动合同、用人单位就有了你的人事档案管理权限，单位就必须为你免费办理、保管你的人事档案。劳动合同是人事档案材料中重要的材料，它包括劳动者享有诸多法律所赋予的权利以及企业如何履行的社会责任，具体包括工作时间、休息时间、劳动报酬、劳动安全卫生、劳动纪律与奖惩、劳动保险、职业培训，还包括劳动行政部门与用人单位、劳动者在劳动就业、劳动争议和社会保险等方面的关系。一份科学合理的劳动合同，有助于发展健康的劳动关系，它既能让劳动者权利受到保护，又能够帮助企业实现其基本使命，完成其社会责任，还能提高企业的盈利能力。

三、总结

总之，互联网时代，给人事档案管理和人力资源管理工作带来了很多的新机遇和新挑战。人事档案管理必须抓住机遇，与时俱进，大胆采用各种有用的新思路、新方法，制定并建立起符合实际的、科学合理的人事档案管理规章制度与实施细则，加快人事档案资源信息化建设，实现人事档案信息资源数字化、网络化，人事档案管理现代化，使人事档案管理从人才招聘引进、考核录用，到年度考核、进修学习、技能培训、晋职晋级，再到绩效评价、劳动关系等，实现人才信息的全员、全过程、全覆盖的管理,最终实现人事档案信息资源与人力资源管理资源共享共用，为单位人力资源部门和各级领导正确培养、选拔和使用人才提供直接依据和重要参考，让我们国家早日实现伟大复兴中国梦。