办公室文书如何开展档案收集与归档工作

2019-11-24中国石油天然气股份有限公司吉林油田分公司档案馆张会玲

办公室业务 2019年24期

文/中国石油天然气股份有限公司吉林油田分公司档案馆张会玲

办公室档案的收集整理工作是办公室文书主要工作职责之一，做好档案收集和归档不仅有利于信息和机要文件的进一步管理，还能够确保信息和文件的随时取用，发挥档案管理的作用。

一、档案收集与归档工作的意义

档案的收集和归档是档案管理中的重要环节，是实现档案科学管理的基础，做好档案收集和归档，才能够实现后续的档案甄别、保管，档案收集是否齐全，归档是否准确决定了档案信息是否能够被有效利用。另外，档案通常包含大量宝贵信息，加强档案收集和归档，能够减小信息分散保存造成的泄密风险。

二、档案收集与归档工作存在的问题

近年来，随着人们对信息管理和档案管理中意义的认知逐渐提高，档案收集和归档工作开始有了起色，但是，档案收集和归档工作依然存在许多不足。

（一）档案管理工作重视程度不足。很多单位和部门只重视会计和人事方面的文件材料收集和归档，对文书文件以及照片和影像资料收集和归档重视程度不足，而且各部门对文件资料的档案管理重视程度不足，给办公室文书档案收集和归档工作造成一定困难。1.各职能部门档案管理散乱。需要收集和归档的文件包含很多，各职能部门自身具有相对独立的业务，一些文件和信息资料是部门工作需要经常使用到的，这些文件和资料常常散落在各部门。由于各部门不具备独立保管档案资料的职责，档案管理不规范，造成文件积压和散乱。2.档案管理收集与归档细化程度不足。档案收集和归档细化程度不足是办公室文书档案管理中遇到的较为突出的问题，很多档案文件在各个部门形成，这些文件的打印较为随机，对原始文件底稿保留意识不强，往往会出现底稿丢失的情况，造成文件资料不完整。另外，随着自动化办公的发展，很多文件资料形成和审批都在网络上进行，给办公室文书进行档案资料底稿的收集和归档带来较大难度。3.技术文件档案收集不完善。很多技术文件资料在科技人员手中，为了能够方便工作，这些资料常常没有通过档案室管理人员办理登记导致散落，有的科技人员担心科研成果被其他同行使用，拒绝向档案管理部门做文件和资料的移交或移交资料不齐全，给办公室文书档案收集和归档带来困难。

（二）档案管理工作人员专业程度不足。档案收集和归档是办公室文书主要工作职责之一。办公室文书对档案管理专业知识掌握程度、对档案收集和归档的科学性具有较大影响。许多办公室文书是由各部门优秀员工晋升或外招而来，档案管理专业程度不足，尤其对于档案完整性缺乏重视和甄别的能力，造成档案在收集和归档过程中部分内容的缺失。

（三）档案管理制度不完善。许多部门对档案分级工作并未予以重视，很多单位档案管理工作实行二级管理：一级管理由公司综合管理部门进行，二级管理由各部门的档案管理人员负责。管理工作人员有权对二级管理工作人员的工作进行检查和监督。但是在具体实施过程中，常常出现一级管理和二级管理的分级不明确，一些重要档案资料积压在部门。档案管理制度对档案归档、保管、借阅和销毁都做详细的阐述，但是在实施过程中，往往缺乏对各部门具体细则进行规范。各部门在向办公室文书进行移交中，档案分类不清晰，保密等级区分不明确，给办公室文书整理和立卷带来较大影响。

三、文书档案收集与归档工作水平提高策略

要实现档案收集和归档工作规范化和科学化，不仅要提高办公室文书档案收集和归档的专业水平，还需要加强各部门档案管理意识。对档案管理制度进行细化，明确各级部门的责任和义务。

（一）提高档案收集与归档意识。档案管理体系的构建离不开各职能部门的基础工作，各部门对档案资料归档范围进行明晰对档案收集和归档至关重要，提高各职能部门工作人员的档案管理意识是构建档案管理体系的基础，也有利于办公室文书档案资料收集和归档工作的顺利开展。1.提高各职能部门档案管理意识。提高各部门档案管理意识是实现档案管理规范化的基础，通过制度和流程的制定，实行有效的监督是提高各职能部门档案管理意识的必要手段。公司的档案管理制度中往往忽视对档案管理规范性的考核，无法实现有效的激励，要提高各部门档案管理意识，就要建立起相关的激励机制，对各部门资料管理进行考核，将档案资料管理作为业务考核项目之一，这样才能够提高各部门对档案资料的重视程度。2.加强对各职能部门档案监察。档案资料收集和归档工作往往较为集中，有些单位每年仅进行一次档案资料的移交，造成资料过于集中，给办公室文书收集和归档工作造成巨大压力，这种集中移交方式往往造成存在的问题不易发现，发现的问题难以解决。要实现档案收集和归档工作的规范性，就要加强对各职能部门文件资料的监察，促进各部门资料管理水平的提高。通过对档案资料过程中的监察，一方面能够促进各部门档案资料管理意识的提高；另一方面，能够对过程中档案资料管理存在的问题及时发现，及时作出调整，避免重要文件和档案资料的缺失。

（二）提高自动化办公程度。办公自动化已经被广泛应用到了各个领域，档案资料的收集和归档有赖于办公自动化的持续推进。文件资料原稿经过审批后，能够直接生成档案资料在档案室进行存档，改变了传统人工进行原稿收集和归档的过程。办公室文书只要实现对电子文稿的整理和归档，就能够实现电子文件资料的收集工作，尤其在影像资料和图片资料的整理上，通过办公自动化程度的提升，能够实现数字化管理。此外，科技的发展，让资料的存储也获得了巨大的转变，以往的光盘存储方式已经发展到了当前的云存储，给档案保存提供了更便捷、高效的方式。在提高办公自动化程度的同时，档案资料管理人员需要不断提升专业技能，逐步实现档案资料的数字化管理。

（三）提高档案管理人员专业水平。随着互联网技术和信息科技的发展，办公环境发生了巨大的变化，资料和信息的管理模式也在逐步向着数字化转变，传统的纸质资料将逐步减少甚至被数字化信息所取代。档案管理人员要不断提升适应时代发展的能力，加强自身综合素质的提高。未来社会发展将以数据信息为核心，实现档案资料的数字化也是档案管理的必然趋势。因此，要实现档案管理水平的提高，就要加强对档案管理人员专业技能的培养，提升档案管理人员的管理意识，增强管理人员的责任感。