浅谈建筑工程档案资料有效管理措施

2014-03-17张欣

办公室业务 2014年21期

浅谈建筑工程档案资料有效管理措施

在建筑工程档案资料的管理是建筑工程中的重要组成部分，真实记录了建筑过程中形成的相关数据和状况，因此建筑工程档案资料的有效管理具有极其重要的意义。本文对建筑工程档案资料的内容以及管理特点进行了分析，简述了建筑工程档案资料管理中存在的问题，并探讨了建筑工程档案资料有效管理的措施。

建筑工程；档案资料；管理措施

建筑行业在我国社会经济迅速发展的背景下得到了较好的发展，而作为建筑工程中的档案资料管理也逐渐的被建筑单位企业重视，这主要是由于建筑档案资料记录的内容相当广泛，不仅包含了建筑物、构建物等，还真实记录了建筑工程项目投资计划、项目工程设计以及材料使用，建筑施工管理等，与整个建筑活动相关的内容。由此可见加强对建筑工程档案资料的有效管理具有一定的重要性，必须要采取积极有效的管理措施。

一、建筑工程档案资料管理概述

建筑工程项目指的是具有计划任务书，以及总体设计和经济工实行独立核算的，行政方面具有独立组织形式的基本建设项目，建筑工程档案资料，是指在建筑工程项目从立项到项目竣工交付使用这一整个过程中，形成的应当归档保存的所有与建筑工程相关的原始资料，那么为了保证这些档案资料的完整、准确以及安全，必须要对建筑工程施工阶段的所有资料进行管理。建筑档案资料一般都具有真实性的特点，这是由于档案资料是跟随工程建设一起形成的，在施工到竣工环节都需要真实的记录；还具有单一独立性，以及实用性，实用性是在档案资料通过的时候，需要对建筑工程进行全面的考核。

建筑工程档案资料涵盖了整个建筑工程中的各个环节，那么涉及到的内容也就比较广泛，但总体可以看做是三个方面，第一是综合性文件，这里面包含了经过上级批准的文件、计划任务、政府征地和要求拆迁安置等文件资料，还包含了工程中需要的相关合同、竣工后需要结算和审计的内容等。第二是工程施工文件资料。主要包括了立项和竣工生成的报告，图纸经过会审、设计进行变更等生成的报告，还有监理部门工作的相关资料以及所开例会的纪要，工程实施所发生的质量事故需进行处理的资料等。第三是竣工图。竣工图并不单指工程竣工后的图纸，还包含中平面的布置图，建筑物室内室外各种管线的接线图，工程中装饰工程完成后生成的图纸，水电系统竣工后生成的图纸以及建筑工程完工后生成的图纸等。

二、建筑工程档案资料管理存在的问题和有效管理措施探讨

（一）建筑工程档案资料管理存在的问题

由于建筑工程是一项复杂的工期较长的项目，对于建筑工程中档案资料的管理或多或少的都会存在一些问题，而这些问题的存在极大的影响了建筑工程档案资料管理的有效性，甚至影响了建筑后期的相关工作。目前建筑工程档案资料管理主要有以下几个问题。第一，档案资料管理模式不统一。建筑工程档案资料管理机构比较多，有的机构会形成专门的档案处理室，有的机构碍于资金方面的问题，并没有建立单独的档案管理室，而有的机构的档案管理工作比较杂乱，档案资料管理工作是交给其他业务部人员进行管理，这就阻碍了对档案资料有效查阅。第二，缺乏专业的档案管理人员。在一些建筑工程单位里，档案资料管理工作人员的综合素质较差，并且缺乏对档案资料管理业务的认识，不能够适应现阶段对于档案资料管理人员的要求。第三，档案资料存在缺失。建筑工程项目的工期长，对于相关档案资料如果没有进行及时的归档管理，极大可能的失去相关的资料，并且每个工程项目单位的归档情况也不相同，对于档案归档并不重视。

（二）建筑工程档案资料有效管理措施探究

第一，积极健全建筑工程档案管理制度。建立健全的建筑工程档案资料管理制度，是有效管理档案资料的基础，建筑单位在建筑项目成立之初就应该积极按照国家的相关规定，建立相关的管理制度，并且制定统一的档案资料管理模式。还应该明确建筑施工人员、建筑管理人员等相关人员在档案资料管理中承担的责任，保证能够真实记录相关的档案资料，为建筑单位的合法权益提供保障。

第二，加大对档案资料管理人员的培训力度。档案资料管理人员是整个建筑工程档案资料管理工作的核心所在，加强对档案资料管理人员的培训工作，能够有效的保证工程档案的质量，提高档案管理人员的素质和职业素养。建筑单位应该积极的开展相关的会议，或者是聘请专业人员来对其进行培训，全面提高管理人员的素质。还应该积极提高档案资料管理人员对于建筑工程方面的知识，以便在具体的档案资料管理中能够真实的将档案归档。

第三，利用现代化技术对档案信息进行统计。在计算机技术和互联网技术不断发展的今天，建筑工程单位应该积极利用这些技术来对建筑档案资料进行统计管理，可以构建一个记录档案信息的系统，及时的记录建筑工程中各个环节的真实情况，全面保证建筑工程档案资料的完整性，并且进行严格的控制。

第四，严格保证竣工验收档案资料的质量，保证其能够发挥凭证作用。在建筑工程竣工验收时，建筑单位的档案管理人员应该同工程项目管理人员，按照相关规定对建筑工程中的所有文件进行全面审核检查，务必保证竣工材料的真实性和完备性，全面符合档案归档的要求。并且应该积极严格的贯彻相关规定，将竣工档案验收作为整个工程验收的关键环节，保证工程建筑档案资料的完整准确。