行政审批工作中档案的收集与整理策略

商婧媛

【摘 要】行政审批档案是指行政许可实施机关在依法实施行政许可的过程中所产生的一系列的档案，这类档案通常包括申请者所提供的照片、文字资料等，这是在行驶行政许可过程中的原始资料记录，必须要保证资料的安全性、完整性。本文就行政审批工作进行阐述，分析行政审批工作中档案的收集与整理的意义以及行政审批工作中档案收集与整理的难点，提出行政审批工作中档案的收集与整理策略。

【关键词】行政审批;档案;收集与整理;意义;难点;策略

一、行政审批的基本阐述

行政审批工作是指法人或者是自然人所提出的某一种申请，行政机关依法对这种申请进行审查，继而采用批准或者是发放证照的形式，认可其资质，允许其从事某项活动的一种行为。行政审批具有几大特点。首先其主体一定是法律法规所授权的组织，并不能够是某个自然人或者是法人。审批通常是为了实现行政管理的目的，限制不利于公共利益的行为。其次行政审批属于一种事前的管理，是一项权利，同时也是责任和义务。最后行政审批具有时效性以及自由裁量权。总之行政审批的主要作用在于对资源合理配置，事前控制风险，有效维持秩序，还能够证明个人或者某个组织的信誉[1]。

二、行政审批工作中档案的收集与整理的意义

在行政审批的过程中具有一系列的流程，每一个流程都会产生具有价值的文字、图片以及声音等档案，这是政府行政管理部门的一项宝贵的财富。这些资料对于行政机关以及执法人员而言，是其进行许可工作的主要内容，同时也是审判机关对行政机关许可行为進行监督的一种依据。由此可见对档案进行收集和整理，不仅对于行政管理工作具有重要的意义，同时也便于后期审判机关的监督和检查。其次做好档案的科学化管理还有利于发挥出档案的作用，便于后期在查找或者利用时可以以最快的速度进行翻阅，提高档案利用的效率。最后加强对档案的收集和管理，也是保证档案的安全性、规范性以及全面性的一种手段。

三、行政审批工作中档案收集与整理的难点

首先在行政审批业务过程中，通常不同的机构所负责的审批内容都是不同的，是以条块分割式进行管理的。业务办理结束之后，材料会交于专职档案员进行管理，再由专职的档案员将这部分资料转送给档案中心。交由档案中心归档，而由于内部会涉及到不同业务部门的档案，材料在移交过程中可能会存在档案的破损、信息涂改等情况，严重影响后期档案管理的质量，这需要对行政审批工作中档案的收集和整理的流程进行规范。其次档案管理的系统建设比较滞后，在现有的行政档案管理中心并未建立专门的档案管理系统，还有些地区档案中心人员配置不足，只能够对部分事项进行信息化的处理，影响了档案管理的效率。最后行政审批人员的粗心大意，对信息化使用能力不强，使得档案在收集和管理时缺乏真实性以及完整性，影响了档案管理的质量[2]。

四、行政审批工作中档案的收集与整理策略

（一）对档案收集并整理的流程进行规范

在行政审批工作中，想要提高档案收集整理的效率，必须要规范好档案收集和整理的流程，提高档案收集的水平。首先要明确好对档案进行收集人员的职责。如在接收到申请者的材料之后，应根据相关规定，对当场能够办理的事物，整理好材料进行办件人以及申请人的签字、盖章，妥善保管并整理好相关资料。如若当场并不能进行审批的材料，应核准申请材料，并将其放入档案袋，由指定人员取回档案。如果有些事项需要联合审批，则由窗口人员将其转送到联合审批的部门。在此期间应严格规范窗口人员以及审批部门人员在接、取材料时的手续，明确取材料时的时间、人员等基本实现。其次在对档案进行收集的过程中要确保档案的完整以及真实性。在流转审批档案时，应确保材料没有损坏、掉页等现象。如果是已经完结的一些审批材料，应对这类资料进行分类、整理、排序、盖章，提高管理的规范性，合理制定目录，便于后期查阅，实现秩序化的管理。

（二）完善行政审批档案工作的基础设施

档案事业的不断发展和档案基础设施的建设是密不可分的。传统档案都是以纸质类的档案为主，对这类档案进行管理时，应选择通风性较好的库房，降低因为保存过程中受潮而造成纸张变质以及字迹模糊等现象。其次对于信息化的档案，应不断完善网络环境、优化硬件设备以及软件设备。就当下而言，信息技术在快速发展，审批的模式也逐步向数字化转变，公众对审批的效率和质量的要求在提高，传统的档案管理模式也有待进一步的完善，需逐步过渡到电子化、数字化。但是目前行政审批档案的信息化系统并不能够满足业务审批以及数据分析的基本需求，必须要拓展网络审批的平台，在网上设置审批的端口，实现纸质向电子平台的过渡。将行政审批过程中所形成的档案资料以电子政务为载体进行公示，如对审批的时间、程序等公布，提高行政审批的公开性、透明性[3]。

（三）实现行政审批档案收集以及整理的信息化

信息在快速的发展，各行各业都融入信息技术，而行政审批档案收集以及管理也要从传统的管理方式逐步转变为信息化的管理模式，这也是当下行政审批档案急需面临转型的一个重要的内容。通过对审批档案进行信息化建设，能够将原有的一些纸质类的文件，利用信息技术转变为电子档案，并在信息库中储存，降低传统纸质档案由于人为所造成的一系列失误，提高电子档案信息资源的利用率，形成电子政务信息公开的公共信息资源。具体操作应包含三个方面，首先实现档案收集和管理的协同运作的模式。行政审批档案中心应该组织各个业务部门对传统的档案管理进行转变，建立统一的档案管理平台。其次实现无纸化的电子档案管理，可以先选择某些业务进行试点，融入电子签名、数字摘要等技术，对电子文件进行管理。当试点成功之后，可以全面推行无纸化的管理模式。最后将原有档案通过数据库扫描等技术转变为电子档案，并设置保密等级，根据等级程度对档案的信息进行公开。加强公众对法律法规、办件流程的了解，将行政权利暴露在阳光下，提高整个审批的效率，实现审批的公平、公众、公开。

（四）提高行政审批档案收集与整理者的工作能力

优化行政审批工作中档案的收集以及管理，离不开档案收集者以及整理者的努力。在行政机关内部应建立档案责任追究制度，定期对工作人员所负责的内容进行检查。一旦出现发现档案出现不真实、存在损毁等现象，要严格追查经手人的责任。其次要加强对档案收集以及整理者进行流程以及信息技术的培训，提高收集以及整理者对待工作的严谨性，确保在信息化的过程中，工作者能够迎接档案整理所带来的挑战，提高档案收集以及整理的能力。

结语：

行政审批工作中，档案的收集与整理的质量是确保档案真实性、有效性以及规范性的基础，有利于档案后期的合理以及高效化的利用，也便于监督机关对行政审批工作中的内容进行核查，确保审批工作的公平、公开以及公正性。在对行政审批工作进行优化管理时，首先应规范好档案收集和管理的流程。其次完善审批档案工作的基础设施。另外要实现档案管理的信息化。最后提高行政审批档案工作者的工作能力，确保档案收集和管理的质量。

参考文献

[1]贺鹏飞.行政审批制度改革背景下档案管理工作研究[J].农家参谋，2020（04）：198.

[2]黄衍洁.加强行政审批档案管理利用的若干思考[J].办公室业务，2019（12）：55.

[3]郭柳军.行政审批类档案利用研究[J].档案时空，2019（02）：16.