浅谈高校档案利用工作的现状、问题及解决途径

摘 要：做好高校档案利用工作，充分发挥档案的价值，为学校的全面发展提供服务，是当今高校档案工作的重点与难点。本文论述了高校档案利用工作的现状、存在的问题的同时，也探讨了解决问题的途径，从被动服务变为主动服务、创新现代化利用方式等五个方面提出了一些见解。

关键词：高等学校;档案利用;利用途径

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。它见证学校的发展足迹和所取得的巨大成就，是学校极其宝贵的资源财富。现在越来越多的高校对档案工作都非常重视。档案工作人员也要转变观念，切实做好高校档案基础工作，不断丰富高校档案馆（室）藏，挖掘档案信息资源，提升高校档案的利用水平和质量。随着社会经济的迅速发展和科学技术的不断进步，高校的改革力度也进一步加大，高校档案利用工作如何在新形势下，充分发挥档案的价值，为高校教学、科研、管理等工作提供服务，为社会服务，则是当前高校档案工作的重点。

一、高校档案利用工作的现状

档案利用工作既是高校档案工作的重点，也是高校档案工作的难点。同时它也是发挥高校档案馆（室）藏档案价值、实现档案信息共享的重要途径。目前，许多高校档案馆（室） “重藏轻用”的现象比较突出，只要档案收集进馆，就算是万事大吉了，档案工作人员安于守成，主动服务的意识不强。高校档案利用的主要方式是等待用户上门查询或电话查询的被动服务，而不是主动服务。随着信息技术快速发展、用户需求差异化、用户类型多样化化（用户不仅限于校内的广大师生，还扩大到高校毕业生、校友、各类审计人员、法务人员、基建施工人员等），对档案利用服务工作提出了种种新的要求，档案工作人员面对变化如何应对缺乏有效的手段。高校档案利用服务工作的现状与新形势下的要求之间还存在很大差距。

二、目前高校档案利用工作中存在的问题

随着档案意识的增强，师生员工利用档案的频次日益增加，在档案利用过程中有时并不能满足利用者的需求，原因如下：

1.满足现状，对档案利用工作重视不够

由于档案工作的封闭性，造成高校部分档案工作人员满足现状，缺乏开拓创新的精神，没有充分认识到馆（室）藏档案所蕴含的价值，工作停留在收集、整理、保存的表层，对于档案工作的根本目——提供利用，缺乏深度认知，重视不够，造成了宝贵的档案资源藏在深闺无人知，档案的利用率比较低。

2.高校档案馆（室）的宣传手段单一

高校档案部门不注重对外宣传，宣传工作做得少之又少。我校基本就是每年 “6·9”国际档案日张贴个海报，不定期举办专题展览，多是图片展览，在兼职档案员范围内开展档案法律法规、档案知识竞赛活动等，参与人员有限，受众面小。高校档案馆（室）对馆藏档案的内容及其蕴含的价值缺乏宣传，导致学校领导对档案工作支持不够，师生员工不清楚档案馆（室）究竟有哪些档案资料。

3.高校档案馆（室）藏档案不够丰富，档案信息资源不够优化

我校馆藏档案以党政、教学、财会、基建类档案居多，其他几类的档案内容不够丰富;反映学校办学理念、学科、师资建设等特色档案材料较少;由于工作谨慎，观念保守，怕担责任，对过期或已经失去利用价值的档案没有进行及时的鉴定销毁，且鉴定标准一味的从宽，占用紧张的库房用地，导致档案信息资源优化不够，影响了档案的利用率。

4.档案编研工作滞后

除去全国重点高校之外，大部分高校档案编研工作开展得并不多，很多编研工作都是在被动的情况下进行的，也仅仅是重“编”轻 “研”，研究成果寥寥无几。编研工作主要是对馆藏档案材料进行一次加工、二次加工，如大事记、组织机构沿革等。而对馆藏档案蕴含的丰富资源缺乏精细加工，编研成果未有很强的针对性，不能为学校的各项工作提供有效的帮助。

5.档案利用方式陈旧、落后

目前档案利用主要还是以利用者上门查阅档案为主，电话、传真查询为辅。虽然高校都有自己的档案管理系统，但因为档案数据庞大，系统录入工作比较重，系统里的数据并不齐全，个别档案还要沿用手工检索、查询，不仅费时费力，而且影响查准率、查全率。大部分高校档案馆（室）虽然都进行计算机管理，但现代化程度不高，基本上都是案卷级、文件级目录可查，全文浏览做不到，极大的影响了档案的利用效率。

三、做好高校档案利用工作的有效途径

1.转变观念，变被动服务为主动服务

高校档案工作人员要真正认识到高校档案利用工作的重要性，要解放思想、更新观念，摒弃被动服务，进一步强化服务意识。改变之前坐等利用者上门的服务模式，要主动出击。越过档案部门的小范围，要加大格局，放眼全校，站在学校各方面发展的角度来考虑档案提供利用的问题，加大档案的开放和开发力度。档案工作人员要发挥主观能动性，拓宽思路，深入实际，了解各相关部门对档案的需求，定期对档案利用情况进行统计，分析档案利用工作中出现的新问题、新需求，并尽快加以解决，方便利用者查询、借阅。

2.拓宽高校档案信息的宣传途径

在信息化的时代，高校档案馆（室）的宣传途径其实很多。在保留原有的宣传方式的同时，可以加强与宣传部门联动，合力打造档案宣传的效果。充分利用高校的广播台、校报、校园网、宣传橱窗等对學校的历史、重大事件、先进人物进行宣传，还可以借助互联网传播，如档案馆官网、微信公众号等。微信公众号作为新型的传播手段为高校类档案工作的发展提供了重要载体和平台。档案部门可以利用微信公众号传播档案文化、拓宽宣传渠道、创新服务方式，可以邀请广大师生扫码关注，可以在公众号上发布一些档案的基本知识、馆藏情况介绍、动态信息等，还可以在线互动，及时答疑解惑，增进广大师生对档案工作的了解，增强广大师生的档案意识，扩大档案工作的影响。

3.丰富高校档案馆（室）的馆藏，优化调整档案结构

丰富馆藏，一直以来都是高校档案馆（室）常抓不懈的工作。近年来，随着高校档案事业的发展，档案数量激增，所以及时做好档案的鉴定工作，避免有价值的材料淹没在无价值的材料之中，是很有必要的。目前，大部分高校还是按照《高等学校档案实体分类法》中规定的十大类档案来确定收集范围。随着高校各项工作不断地向前发展，档案材料收集的范围也应与时俱进，不断拓宽。以中国民航大学为例，就增加了实物档案、名人档案、招投标档案等。根据档案利用情况统计，我校教学、财会、党政和基建档案的利用率比较高，我们就在现有的基础上，充实档案的内涵，调整档案结构，科学整合档案资源，加强利用研究，提高档案利用的整体水平。

4.加大档案编研工作力度

高校档案编研工作水平高低，是检验高校档案馆水平的重要依据之一。首先，档案编研对档案工作人员的要求较高。档案工作人员要有敏感度，能从学校实际需要出发，了解学校各项工作的最新需求，确定编研选题，再对馆（室）藏档案所蕴含的信息进行挖掘，在突出学校特色的前提下，进行文字方面的编纂。档案部门可以依据馆藏，编写学校《规章制度汇编》《年鉴》或是专题汇编，如《学校历届党代会文件汇编》等。其次，高校档案馆（室）还可以借助外部力量，与学校的其他业务部门联合进行编研，优势互补，例如与宣传部合作，进行校史档案图片展，或联合拍摄学校名人纪录片等。

5.创新现代化档案利用方式

高校档案馆（室）普遍采用的档案利用方式为档案阅览服务、档案外借服务、电话、传真咨询服务、信函查询服务、现代化网络查询服务等。但是现代化的利用手段，在工作实际中应用并不广泛。在信息化水平不断提高的时代，档案利用的方法和手段都有了很大的变化，档案系统查阅是今后档案利用的主流方式，高校档案馆（室）一定要跟上时代的步伐，加强建设自己的网页和选择适合自己实际的档案管理系统。在档案信息化建设中，目录数据库和全文数据库是系统数据资源的基础。目前高校普遍建立了目录数据库，但全文数据库因为耗时费力，并不完善。为了更有效的利用高校档案资源，为学校的师生员工和社会人士提供服务，实现档案资源共享，就要加快档案信息化建设，提供多元化利用平台。其中，档案数字化加工就是一项重要工作。这项工作任务量比较大，我校采取分批、分主次来完成。利用率比较高的教学档案、党政档案优先进行，然后陆续做其他类的档案。利用这种方式查阅，省时省力，快捷方便，还可有效保护档案原件。

总之，档案利用工作是高校档案工作的重点，利用工作水平的提升需要全体工作人员的努力。在档案信息化建设方面，因为档案馆（室）中相关专业人员比较少，所以高校档案工作人员还需培训学习，提高自身的业务素质，提高服务技能。在日常工作中，也要不断丰富馆藏、优化档案结构、充分发挥档案的价值，为学校的全面发展提供服务。

参考文献：

[1]王琦.浅议高校档案利用工作[J].兰台世界，2006（5）

[2]廖钦初.我国高校档案利用工作的发展与创新[J].中國成人教育，2008（1）

[3]陈晓媛.信息化背景下高校档案利用模式的发展与创新[J].山西档案，2016（9）

作者简介：高云燕（1971-），女，中国民航大学档案馆馆员;研究方向：档案管理、史料研究。