文保机构“四有档案”数字化的适宜技术

邓玉琼

摘 要：文保机构“四有档案”作为重要的文物历史记录，但是其编制工作多数都是采用传统方式，这不仅不利于提高工作效率，也无法提高“四有档案”管理质量、使用效率。在科学技术不断发展背景下，我们要进一步推动文保机构“四有档案”数字化改革，积极利用信息技术，实现现代化管理模式。基于此，本文首先提出“四有档案”的含义，分析文保机构“四有档案”数字化的适宜技术，最后提出数字化管理平台建设方案。

关键词：文保机构;“四有档案”;适宜技术;数字化

引言

在文保机构保护工作中，“四有档案”是最基本的组成部分，我国也针对文保机构“四有档案”管理提出了相关规定，如《文物法》《全国重点文物保护单位记录档案工作规范》等等。在信息技术不断发展背景下，新型技术也层出不穷，包括三维信息采集技术、无损检测技术、动态监测技术等等，其获得的数据多数都是以电子文件的形式储存，这不仅有助于保护文保机构的纸质档案安全，还可以提高档案信息利用率，加强“四有档案”数字化保障。因此，我们必需要推动文保机构“四有档案”数字化改革进程，从而提高“四有档案”管理质量。

一、“四有档案”相关阐述

“四有档案”中的“四有”是指有保护范围、有记录档案、有标志说明、有专门机构管理。“四有档案”作为文保机构日常工作中的信息记录，同时也是文保机构考古挖掘、维修、保护的重要信息材料。“四有档案”可以充分展现文保机构的历史原貌，让文保机构更好的给社会提供服务，促进文保单位提高内部管理质量，挖掘文物资源价值。“四有档案”相比其他档案，在内容、形式、装帧、管理等方面都有着自己特色。

1.内容。“四有档案”可以细分为主卷、副卷、备考卷。其中，主卷是最重要的组成部分，可以分为文字、图片、视频、规划方案、考察资料等等。副卷包括法律文书、行政文件等等。参考问卷包括论文、参考文献。

2.形式。“四有档案”形式多样，包括文字、照片、计算机硬盘、网络等载体。还可以按照载体内容分为记录性、收录性、综合性档案。记录档案是指在档案管理人员全面掌握文保单位实际情况基础上，通过信息记录制作案卷，主要是以文字描述形式为主。收录是工作人员收集原始材料之后收集、归档形成案卷。综合性档案是指主、副、备考卷中的续补卷，并且是以动态续补的形式呈现。

3.装帧。为了便于“四有档案”的管理工作，国家对“四有档案”制作有着特殊要求，统一采用8开本，主、副备考卷皮都采用布面硬皮，卷内纸张均采用B4规格。根据使用用途可以分为装帧和不装帧。在整理完照片之后，如果要将照片装订在册页内部，则要编制好说明内容，使用专用相纸进行冲洗，规格在5寸以上。在拓片登记专用袋子上张贴拓片登记表，并做好相应的标注。

4.管理。根据《中华人民共和国文物保护法》规定，文保机构中的“四有档案”由省级、直辖市政府下属部门上报给国务院文物行政部门统一备案。所以，行政部門执行“四有档案”管理工作是法定职责。

二、文保机构“四有档案”数字化的适宜技术

1.三维信息采集技术

（1）三维激光技术。该项技术主要是采用激光束高精度测距原理获取被采集对象几何空间信息。同时要符合碑刻、陈设、古建筑的信息采集标准。三维激光技术采集效率非常高、受自然因素影响小。但是由于采集面积有限，所以对于大体积文物信息采集较为繁琐，难以保持整体的信息精度。并且相比扫描技术、点云色彩技术来说，还原度不足。对于体积小、结构复杂的文物，内部遮挡部分难以获取，通常是由专业人员进行修复构建完整模型。

（2）摄影采集技术。该项技术将摄影测量、计算机算法相结合，可以通过人类视角、航拍等形式完成信息采集。摄影采集技术可以高度还原文物的色彩、材质。但是该项技术是通过2D转3D，并非是直接3D采集，所以几何精度较差，还会受到逆光影响。航拍主要会受到自然环境的影响。

（3）光栅采集技术。采用技术融入了光栅技术、计算机技术的优点，从而实现3D采集。可以有效提升影像精度，但是只是应用在小体积文物扫描。

2.材料信息提取分析技术。“四有档案”管理中材料采集、分析是十分重要的基础工作，通过分析材料成分、产地等信息，是加强文保机构修复的必要环节。常见的材料分析设备主要分为显微镜类和光谱类。在实际使用中，便携式设备的出现弥补了实验室检测工作的不足，二者结合可以更大程度上发挥效益。

3.无损检测。文物保护最有效的检测与监测方法就是无损检测，更是“四有档案”中的基础工作内容之一。无损检测技术具有便捷、非接触、自动化等优势。在我国文物破坏日益严重的背景下，利用无损检测技术可以直接分析文物中的病害与残损问题，提高文物保护的预防作用。例如，在文保机构内部病害检测工作中，过去都是受到技术制约，导致检测偏差较大。而使用应力波、阻抗仪器等设施，不仅能够对木质结构内部缺陷问题有所掌握，还可以制作出弹性模型，确保承载、强度等可以达到力学指标，为木质结构安全评定提供了有效依据。再如，砖石材料构件检测当中，可以采用超声波探测仪、地质雷达等，可以直接量化呈现出砖石材料内部损害状况，并将所检测的数据直接传输到数字化管理平台当中。

4.监测技术。通过利用现代化监测技术可以构建一个持续、完整的信息采集、存储的物联网系统。该系统采用了多元化的监测手段，动态监测建筑构件与节点的状态、属性变化、周边环境变化，实现了病害诊断、危险预警等功能，为文保机构后续管理提供了坚实的数据支持。同时结合三维信息采集、无损检测技术、BIM建筑模型技术，可以仿真模拟文保机构模型，对模型进行评估和评价。将最终的分析结果存储到系统数据库中，以备后用。

三、文保机构“四有档案”数字化系统建设方案

1.数据库。采用MSSQL Server数据库，构建“四有档案”管理系统，整个数据中的功能分为：档案分类、卷内目录扩展、档案鉴定、档案销毁清册。档案分类主要分为主、副、备考卷三类。卷内目录扩展分为录入扩展名称、选择扩展属性、显示、查询、序号填写等。档案鉴定是对需要鉴定的档案签订建立时间，如果到达了档案签订时间，则可以选择继续签订时间或档案销毁，同时也可以查阅档案信息。档案销毁清册可以单个、批量对档案信息进行清除。

结合“四有档案”标准开发数据库，可以快速检索档案信息，结合档案鉴定、清册等功能，提高档案管理便利性，保护档案中的有价值信息。同时，在数据库模块当中融入监测功能，将日常工作信息归纳到“四有档案”数据库中，从而保障档案数据库的完整性。

2.档案查询。档案查询采用了检索模块，通过档案的编码、题名、关键词、类别等方式进行档案检索，还可以检索所有的目录信息。

3.档案监测。档案监测模块主要是对档案进行监测管理，如果产生了预警问题，则系统会自动推动信息上报给终端系统，并在显示器上呈现。该模块可以实现档案信息日常查询、温湿度检测等。日常巡查可以划分为记录表查询、历史巡查、信息导出等功能;记录表包括巡查的日期、区域、描述、温湿度、预警内容等。巡查人员根据记录表信息针对性开展工作，在巡查完毕之后录入信息并保存。历史巡查记录查询可以查找巡查工作开展时间、人员。巡查记录导出主要是将数据库中的巡查工作信息导出到其他硬盘、云端，也可以直接打印出來。

温湿度监测主要是通过温湿度传感器检测信息数据，并通过无线技术传递温湿度采集信息，并实时展示数据信息，并且该系统还可以进行数据分析、监测预警。实时数据获取是传感器通过无线通信技术，将数据信息传输到数据库服务器中，服务器将所接受的数据按照约定编码格式解析数据，并存储到数据库当中，在系统页面上可以直接查看实时数据，并且根据年、月、日不同时间生成曲线图，可以更加直观的观察数据变化。

4系统管理。该模块主要是用作系统管理与设置，可以分为权限管理、角色管理、用户管理、日志管理、组织管理等等。根据不同管理人员级别、定位分配管理权限，如档案查阅权、打印权、搜索权、消息通知权等，通过对每个模块进行设置与维护，从而构建系统运行的基础平台。同时，管理层可以有效更改基层人的权限。由于访问“四有档案”平台需要账号、密码，管理层账号拥有最高权限，拥有平台的全部操作权限，还可以设置其他低级账号权限，如可以将低级账号权限设置为只能检索、阅读档案信息，不能直接下载等。这样即可加强档案管理效益，保障档案信息安全。

四、结束语

综上所述，为了能够保护国家历史遗产，加强文保机构“四有档案”管理工作有着重要意义。这就需要我们全面加强信息技术的研究工作，包括三维采集技术、信息提取技术、档案监测技术、系统管理技术等，并在数字化平台建设中，丰富平台功能，采取针对性保护措施，强化“四有档案”管理工作，这样才能够开发“四有档案”的价值，实现最终的保护目标。

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