高校教学档案编码探析

摘 要：档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，是人类历史上最重要的载体之一。高校教学档案是高校教学内容、方法、途径和效果真实记录的文件集合体，是了解教学全过程最原始的依据。本文将对高校教学档案编码的现状进行分析，结合教学档案编码的原则，探寻加强高校教学档案编码工作的具体措施。

关键词：教学档案;编码;措施

一、高校教学档案编码的现状

在教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》中论述到“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”。然而现实的情况是高校档案工作一直受到忽视，尤其是教学档案这种范围广、内容多、管理复杂的档案类别。这也导致高校档案工作中存在着许多问题，最突出的问题之一就是档案编码不科学。档案编码是对档案进行编号，编号是指归档文件按分类方案和排列顺序编制档号。科学的档案编号能够显示档案的属性，了解该档案在全部档案中的位置和联系，帮助人们快速的提取档案。档案编码不科学会导致档案编号混乱，使档案的查找困难，直接导致极大降低档案的利用率。

高校教学档案编码不科学主要体现在三个方面。首先，高校内部编码规则不统一，各学院“各自为政”，一所综合性高校普遍都有15个以上的学科性学院，然而很多高校的教务部门并没有严格规范教学档案的编码规则，这就导致每个学院自行甚至是随意地进行教学档案的编码，没有办法進行统一的档案管理。学院之间互相查看，学校要迎接评估时就需要花费大量的时间去提取档案。其次，教学档案编码不完整，很多教学档案制作人和管理者为了省事，采取最简单的方式，直接用几个数字来依次排序，既看不出部门，也看不出类别。时间一长，当事人都忘了是什么档案，后期要查阅时提取就非常困难。再次，档案编码流程不正确，档案收集不完整的情况下就进行了编码，后期需要补编，又没有留补编的空间，就导致重号、空号等情况。

二、高校教学档案编码应遵循的原则

高校教学档案编码的混乱会直接关系到档案的生命力，档案的存在绝不是“束之高阁”，而是可以作为评估、改进高校教学质量的重要依据。要想科学合理的进行高校教学档案的编码必须要遵循以下原则。

1.高校教学档案编码的唯一性原则

档案编号之于档案就像身份证号之于个人，每个人都有唯一的身份证号，这个身份证号是你区别于他人的一个客观依据，是独一无二的。档案号即是这份档案的“身份证号”，这个“身份证号”必须是唯一的，查询这个编号就能找到这份档案。如果出现两个重复的档案号，就说明档案编码的过程中出现了问题。对于高校的教学档案，每份档案的学年度、年级、课程名称、教师、学生等信息都会有不同，同样的档案原件不可能出现两次，因此务必要注意编码时的唯一性。

2.高校教学档案编码的稳定性原则

档案编号一经确定就不可以随意更改。随意更改档案号会导致该档案在整体档案中的位置混乱，并且打乱档案的整体联系。如遇不可控因素必须更改档案编号，应保证档案目录，该类别里的其他档案还有电子版的档案号同步更改，保证档案的整体关联性。高校教学档案一般都是阶段性制作形成的：学生的试卷档案一般是期末考试改卷登分完毕之后制作收集;毕业论文档案是在论文答辩完成，登分完毕后进行制作收集;学籍档案是在学生入校以后就制作而成的。因此，高校教学档案的编码，其稳定性是较好把握的。

3.高校教学档案编码的可扩充性原则

在对档案进行编码之前应该保证相关类目的档案已经收集完整，相关类目的所有档案收集完整之后再进行宏观的整体编码。但如遇后续还有档案需要递增，则要保证在档案编码时数字序列应留有一定的空间。高校教学档案编码是可以根据学生人数，每学期的开课列表等已知的数据大概估算出来档案数的，后期的补充空间不大，只要预留一定空间，就可以保证档案编码的可扩充性。

4.高校教学档案编码的简单性原则

档案编码时必须要完整清晰地表示出该档案所属的部门、属性、时间、次序等要素，但过于复杂的档案编号除了会增加档案管理人员的工作量，还会使档案提取效率变低。因此在进行档案编码时，在将必须要展示的信息展示清楚的基础上，编码越简单越好。高校教学档案在归档时许多不同类别的档案会采用不同的档案袋、档案盒，这在一定程度可以简化一些档案编码的数据。

三、加强高校教学档案编码工作的具体措施

档案编号能够反映档案的基本属性，指示档案在全宗中的位置，科学的档案编码便于档案的管理与提取，同时还能在不同载体档案之间建立联系，为后续进行多样式、高水平的档案资源开发奠定基础。高校教学档案编码相较其他的档案编码有共性，也有其特殊性，在实施教学档案编码工作时可以采取以下措施。

1.依据国家文件规范结合高校教学档案编码特征制定编码规则

从1987年国家教育委员会和国家档案局颁布的《高等学校教学文件材料归档范围》、1993年国家教育委员会颁布的《高等学校档案工作规范》到2008年教育部和国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》，国家多次颁布专门文件来规范高校档案管理工作。《高等学校档案管理办法》中将高校档案划分为党群、行政、学生、教学、科研等11类，《高等学校教学文件材料归档范围》将高校教学档案划分为学籍管理、课堂教学、毕业论文、教学实习生产实习等17类。这些划分标准就为我们指定高校教学编码规则提供了依据。

一般来说档案编码时可以根据档案所需展示的内容指定几级目录，根据高校教学档案的范围、时间、数量等要素我们可以编制四级目录。一级目录：学院拼音缩写。一所综合性高校一般有15个以上的学院，为方便全校的统一管理，可将一级目录定位学院拼音缩写，例如，商学院为“SXY”、文学院为“WXY”。二级目录：以教学档案类别划分，依旧使用拼音首字母。教学档案类别非常多，但是根据不同高校的要求，存档的内容也不同。一般来说，高校会根据本科教学质量评估所检查的档案内容进行存档内容的确定。因此，我们在指定教学档案类别编码时可以根据现实情况来进行划分，可以将试卷档案编码为“SJ”、实习档案编码为“SX”、论文档案编码为“LW”。三级目录：学年度或专业拼音首字母。例如，2018-2019第二学期的试卷档案，即可编码为181902;会计学的论文档案、实习档案可直接编码为“KJX”。四级目录：考虑到不同教学档案所需展示的内容不同，四级目录可以是档案的流水号，也可以是学生的学号、教师的工号等。一般可根据字母排列顺序、数字大小进行排序。例如，商学院2018-2019第二学期的名称以“A”为首字母试卷档案的标准化编码就应该是SXY-SJ-181902-001;商学院学号为2014001的同学的毕业论文的标准化编码就应该是SXY-LW-KJX-2014001。

2.制定标准化档案编码流程，降低档案编码的错误率

想要高校教学档案编码科学合理且错误率低，除了制定统一的编码规则，還要按照标准的编码流程，标准化流程的设计与实施能够提高档案编码的效率，降低编码的错误率。在编码规则的基础上，第一，保证该类别的档案全部已经收集完毕。要保证档案收集完整，可以在档案收集前根据教务系统等平台上考试安排、学生花名册、开课安排等原始数据拟一份签收表，档案收取完毕后再根据签收表进行整理、催收。只有确保档案收集完整才能够保证档案编码时不会出现重号等现象。第二，可通过计算机软件进行初步编码，同类别的档案可以直接依据流水号生成全部编号，并制作成教学档案目录册。第三，可清理档案顺序，给每一份档案编号。随机抽查某一份档案的编号与档案目录册中该档案的编号是否一致，保证每一份档案编号与档案目录册中的编号完全一致时，档案的编码流程就初步结束了。当然，后期如果有增补的话还要继续进行编号，如遇到已形成的完整顺序的档案中间有需要补充的档案时，可在补充档案的后面加括号进行编码。

3.利用技术手段，开发多样化的档案编码形式

随着信息技术的高速发展，二维码技术日趋广泛的应用于生活的方方面面，二维码可进行高密度编码，信息容量大、范围广、容错能力强还具有纠错功能。许多图书馆都已经利用二维码技术对图书进行编码，手机对着二维码一扫就可以知道书籍的各种信息。高校教学档案编码同样可以开发多样化的编码形式，二维码就是一个操作性强的形式。对于那些重要的、提取率高、保存期限长的教学档案可以制作二维码，将电子文件和元数据储存在二维码里，再将二维码打印出来粘贴在纸质档案上，这样扫描二维码即可知档案的相关信息，使纸质档案、二维码、电子档案形成一个有机的整体。相对复杂的字母、数字编码，二维码编码提取简单，利用率高，并且容易纠错。当然，二维码编码的专业性对档案管理人员提出了更高的要求，其制作成本也会提高，但积极探索多样化的编码形式，也可让高校教学档案编码工作焕发新的生命力。

四、结语

高校教学档案作为评估高校教学质量和办学水平的重要依据，其重要性不言而喻。想要保持高校教学档案长久的生命力，提高其利用率，就必须进行科学合理的档案编码。不同的高校对于教学档案的编码各不相同，本文只是思考了其中一种编码规则，力求在唯一性、稳定性、可扩充性、简单性的原则指引下，充分研究各类教学档案规范、档案编码方式，积极探索新的思路，制定出符合自身特色的高校教学档案编码规则，为提升高校教学档案的管理水平，提供有力的支撑。

参考文献：

[1]国家档案局.归档文件整理规则[S].DA/T 22—2015.

[2]丁德胜.《归档文件整理规则》档号编制的原则与要求（之三）[J].中国档案，2016，（12）：26-28.

作者简介：陈晓敏（1992-），女，湖北武汉人，硕士研究生，教学秘书，助理馆员（档案），研究方向：教学档案管理。