论提高高校档案管理人员的素质

摘 要：在新时代背景下，高校的档案管理工作面临着挑战，也面临着前所未有的机遇。其在发展过程中，面临着人员素质及管理体制两方面的问题。而究其根本，人员素质是影响管理机制发展的关键因素。就目前人员素质管理而言，其素质评判应当从政治素养、专业素质、创新能力、服务能力等各方面出发。其提升措施应当结合高校管理环境出发，针对以上四方面内容进行。对此，本文从高校档案工作人员素质提升的意义出发，探讨其中存在的问题进而针对性的提出相关建议，从而可有效挖掘高校档案管理在高校发展中的潜在价值。

关键词：高校档案管理;人员素质;意义探讨;提升措施

高校档案管理中存在管理机制不完善、档案管理定位不明的问题，这在一定程度上影响了档案管理人员素质的提升。与此同时，工作人员成长意识的缺乏也阻碍了其自身的发展。就目前发展现状而言，工作人员素质的快速提升是具有一定优势条件，一方面，社会观念的转变为档案管理工作人员创新能力的提升创建了良好的发展环境。另一方面，现代化技术应用范围的扩展，也为档案管理工作职员素质提升提供了有利的技术支撑。而人员素质提升速度滞缓，其原因可从高校管理环境和企业发展环境的区别性出发进行探讨，与此同时，高校档案管理工作人員素质提升也可更好发挥高校的社会服务职能。

一、高校档案工作人员素质提升的意义

1.有利于高校整体水平的提升。高校档案管理不仅包括人员档案管理还包括院校相关信息管理。档案管理人员素质提升可为高校营造一个良好的社会形象。

2.有利于高校档案发挥其对学生发展的作用。档案是学生日后社会活动的关键文件，如有丢失或遗漏则会影响学生自身发展。因此，高校档案工作人员素质的提升对学生日后发展至关重要。

3.有利于档案发挥其于社会建设的作用。档案管理工作是社会进行人员管理的重要文件，其具有一定的私密性，但与此同时也被赋予了法律意义。这也体现了档案管理工作的意义。更重要的是，档案信息泄露会引起社会恐慌，从而影响社会稳定。

二、高校档案工作人员素质提升要点

1.政治素养。档案管理不仅与个人发展有关，与社会稳定也有影响。政治素养要求档案管理人员在管理过程当中需严格遵守《档案法》，具有高度的保密意识。与此同时，档案管理人员应当学习“三个代表”重要思想，以正确的政治素养进行档案管理。

2.专业素养。档案管理人员的专业素质除档案管理学、档案保护技术，还包括历史知识、图书馆学等各方面与档案管理相关的专业知识。在此过程中，档案管理人员在工作过程中应当总结经验，加强意识，并深入分析岗位职责，将理论与实际相结合，从而可形成专业素养。除此之外，时代发展带动现代化建设，计算机知识也成为档案管理人员的专业素养之一。

3.创新能力。创新能力是各个职位的必备素养，档案管理的生存空间则取决于档案管理人员的创新能力。创新能力主要指工作人员应对问题的灵活度。除此之外，创新能力还包括工作人员总结历史、学习先进知识的能力。创新能力可细化为技术创新、服务方式创新等方面内容。总的来说，其提升措施关键在于人员思想上的创新，即思想活力。

4.服务能力。由于档案管理工作同时是高校管理中的一部分，因而其建设也是影响高校发展的关键因素。档案管理从某一层面上也可定义为服务型岗位。因此，档案管理工作人员的服务能力也是其素质提升的关键内容。在档案管理过程中，服务能力应当从周到、及时性、准确性、全面性出发进行提升。

三、高校档案工作人员素质提升存在的问题

高校发展环境区别于企业管理环境，其管理缺乏高效性，但与此同时，其档案管理也更具专业性以及复杂性，这在一定程度上要求高校档案管理人员具备更高的专业水平。而就目前发展现状而言，高校在进行档案管理人员素质提升中仍存在以下问题：

1.管理工作人员流动性高。由于档案管理工作在教育院校中被视为边缘岗位，其发展空间过于狭窄，因而人才流失率较高，也因此形成了档案管理工作人员流动性高的发展现状。与此同时，由于档案管理工作在教育院校中定位不明，在工作过程中，也缺乏系统化的管理，其管理人员处于较为疏散状态，极大的降低了档案管理工作质量。管理工作人员流动性过高也使得档案管理处于相对不稳定的状态，在人员交接过程中，档案管理体系难以形成。两者之间相互影响，从而降低档案管理人员素质提升的效率。

2.管理工作人员缺乏责任心。在有些职员心中档案管理是一份相对比较枯燥的工作，因而在工作过程中存在意识懒散、责任意识浅薄等问题。责任心的缺乏是影响其自身素质的关键因素，然而部分职工由于在工作中缺乏主动性，难以实现自身责任性的增强。更重要的是，人员之间的相互影响，使得档案管理部门之间存在责任心浅薄的现象，从而极大程度的降低了整体人员素质水平。

3.管理环境使工作难以开展。就目前发展现状而言，相关人员在发展过程当中由于管理环境的缺陷就影响了素质提升条件。如现代化设备、学术资源等皆是档案管理工作人员在进行自我提升的必备条件。而部分高校由于将档案管理工作置于边缘位置，阻碍了档案管理工作的进展。

四、高校档案工作人员素质提升措施

1.加强职业道德观念培养。职业道德管理的培养主要针对人才素质提升要点中的政治素养，在档案管理发展的过程中，国家建立了一定的法律法规对其进行管理，而在实际过程中，其执行力度并不足以满足档案管理发展需求。因此，在培养档案管理人员时，应当加强职业道德观念培养。其执行过程可从定期组织交流会，交流主题可以《档案法》中相关法例进行挑选。交流会的开展也可丰富档案管理工作内容，增加其趣味性。与此同时，职工间的交流也可起到相互促进的作用。为了稳固职业道德观念培养的效果，应当建立相关监管机制进行效果的检验，促使其专业化发展。

2.强化服务工作意识。在现实发展中，社会企业在进行人员聘请时，或是在员工入职一段时间后会调取学生档案，从而作为学生发展的重要依据。因此在实际管理过程中，档案管理人员应当增强自身服务工作意识，从而可确保档案能发挥其社会职能。服务工作意识的强化需要借助外部环境的力量，一方面，校方可针对服务意识进行相关培养，并在发展过程中，将服务意识纳入绩效考核当中，从而激励人员进步，也可将档案管理部门与高校其他管理部门连接起来，从而可促进档案管理人员的全面发展。

3.强化保密意识。档案信息具有一定的私密性，其泄漏会影响高校发展，而保密意识也是人员素质评判的重要依据。因此在培养档案管理人员时应当注重保密意识的提升。保密意识的强化可从管理高层人员出发，发挥模范作用，除此之外，也可提升高层管理人员的权威性，从而在一定程度上可激发相关管理人员的积极性，在一定程度上可提升全体职工的保密意识。与此同时，任何工作都应设立独立的监管机制，有奖有罚才能有所进步，因此对于信息泄露问题，应当给予严肃处理，避免不良风气的蔓延。

4.拓展人员发展空间。针对上述中人员流动性过高的问题，其原因主要为人员发展空间过于狭窄。高校领导者应当重视档案管理工作，并拓展其发展空间。其主要措施可從人才引进、人才培养、人才输出三阶段进行。（1）人才引进是档案管理工作的核心，也是人员素质提升的关键，只有不断引进人才方可激发职工活力，并产生危及感。在引进人才时，可突破国界限制，聘请具有专业知识的管理人才，正所谓人才贵在精而不贵多。（2）人才培养可借鉴相关企业管理经验，无需局限于院校管理，任何职业之间都具有一定的关联性，因而，在进行人才培养时，应秉持长远眼光突破原有框架，不破不立，高层管理人员应当积极学习先进管理经验，从而培养全面型档案管理人才。（3）人才输出是留住人才的最好办法，所谓人才输出，即建立各大院校间的联系，部分设施较差的院校可为设施较好的高校培养人才，参考当下产业链的发展模式，以核心促进周边发展。如此一来，可调动职工的工作活力，既拓展了员工发展空间，也在与各大院校建立联系时较好促进了自身的发展。总而言之，在人才发展空间拓展版块，院校管理人员应当突破自身眼光界限，迎合时代要求，方能全面提升人员素质。

5.优化高校工作环境。就目前发展现状而言，高校管理工作中由于各部门之间缺乏沟通从而导致工作人员之间存在消息闭塞等情况，这在一定程度上是极不利于人员素质的培养的。对此，为了切实有效的促使高校档案管理人员素质的全面提升，工作环境的优化应该从硬件设施和软性环境两方面出发。硬件设施包括电脑设施，校方可适当增加硬件设施投资，避免电脑内存过小出现工作过程中电脑卡机影响工作效率等情况。除此之外，由于纸质档案仍有一定的应用价值，因而，在纸质档案保存设备上应当加强建设，从而为人员素质提升创建有利条件。与此同时，软性环境，即指工作范围。档案管理部门并不是一个独立部门，而是高校管理整体构成的一个重要部分，因此，为了有效提高档案管理人员素质，应当从高校工作大环境出发，创建良好工作氛围。总而言之，档案管理工作人员素质的提升不应和高校发展脱离开来，应当将其融于高校发展目标之中，从而可全面促使高校人员素质水平有大幅度的提升。

综上所述，档案管理工作落后的主要原因是高校档案管理工作人员的管理经验或管理工作技能的专业性还有待提高，学校相关工作人员要注意对档案管理工作的监控，保证档案管理工作的科学性和安全性，加强监控工作，也有助于保证学生以及学校某些基本信息的安全性，减少信息泄露带来的危害。同时，学校在对工作人员进行管理时，需要制定专门的管理制度，保证所有管理工作都有科学可靠的理论依据，从而达到接近理想的效果。

参考文献：

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[3]柴瑞.数字化档案背景下高校人事档案管理人员的职业素养提升[J].办公室业务，2019，（11）：135.

作者简介：刘莎（1986-），女，汉族，山西，学历：本科，职称：馆员，研究方向：档案管理。