精细化管理医院人事档案管理的改革方法及质量探讨

摘 要：随着我国经济社会的不断进步，对各行各业发展的要求也越来越高。医院是诊断和治疗疾病的重要场所，对我们的生命安全和身体健康有很大的影响。人事档案管理在医院的工作当中有重要的作用，是医院重要的组成部分，可以记录医院工作人員的基本情况，对医院人事档案进行精细化管理十分必要。信息化时代的到来让医院的人事档案管理逐渐信息化，减少了人力和物力，提高管理的效果和质量。本研究主要从当前医院人事档案管理的现状、存在的问题，采用信息化方式对医院人事档案进行精细化管理的必要性以及方式等进行探讨，具体的内容如下。

关键词：精细化管理;医院;人事档案管理;改革方法;质量

人事档案管理是医院管理工作当中重要的内容，关系到医院人才的选拔和干部队伍的建设，具有基础性的作用。但是在当前的人事档案管理当中存在很多的问题，并且社会对医院资源的需求量比较大，人事管理的难度高、操作比较繁琐，导致人事档案管理的效果不佳，不能够满足当前高质量的管理要求，急需转变管理方式。信息化管理主要是指在医院的人事档案管理活动当中应用现代化的信息技术，有效提高管理的全面性和实效性，保证医院人事管理当中的各项工作可以准确及时的完成。医院人事档案精细化管理进行信息化改革符合当前医院发展的需要。

一、当前医院人事档案管理当中存在的问题

医院人事档案是原始的历史记录，可以在以后的工作当中充当凭证，具有独特的价值。当前很多医院的人事档案管理主要采用纸质管理，管理量比较大，需要的大量的人力和物力，并且管理的效率比较低下，不能够全面和动态的反应人事变动以及个体信息，查找档案比较慢，并且不能够实现信息共享。医院的人力资源不断流动，有工作人员离职，也会录用新人，如果人事档案材料不完整，或者材料不能够及时更新或者调整，会导致医院人事审核工作带来很多问题。

（1）医院人事档案管理不规范。在医院的人事档案管理当中，管理的信息量巨大，包含的内容非常广，人事档案管理的工作人员工作量比较大，在工作中难免会出现失误。并且当前医院人事档案管理的制度不完善，不满足当前医院管理发展的需要，对制度建设的重视程度比较低，并且不重视人事档案管理的改革或者信息化建设，导致人事档案管理不规范，不利于医院的可持续发展。

（2）医院人事档案管理工作人员专业性不强。当前医院的人事档案管理工作人员大多是之前在医院从事医疗卫生事业的工作人员，大多数工作人员缺乏档案管理的专业知识和技能，人员的构成和编制不合理。并且很多医院对人事档案管理部门的重视程度不够，因此在工作人员的选拔当中对专业性要求不高。对工作人员的设置没有经过认真的思考和分析，大多是医院年龄比较大或者接近退休的员工，对档案管理的具体工作不了解，存在一定的侥幸心理，不能够对人事档案进行合理、科学和精细化的管理，工作效率低下，档案管理的质量不高，查询档案比较缓慢，给医院的发展造成阻碍。

（3）医院人事档案管理没有确定性的发展规划。医院人事档案管理需要进行具体的发展规划，然而很多医院没有引起足够的重视，不能够根据医院的实际情况，利用医院当前的人才、技术和资金等资源制定可行性较高的发展规划，对医院的资源进行合理优化配置，造成资源的浪费。各个部门的工作不协调，配合度比较差，不能够满足当前医院信息化管理和与时俱进的要求，对医院造成不必要的损失。

二、当前医院人事档案精细化管理信息化的必要然

医院发展当中存在很多的机遇和挑战，面临很多的新情况和新问题，人事档案管理在医院的发展当中作用比较显著，需要在医院的发展过程当中为医院的管理提供有效的依据，保证人事档案管理工作顺利的进行符合医院发展的需要。精细化管理考虑到医院管理的方方面面，涉及范围比较广，说明管理的难度比较广，需要寻求更加快速、高效、准确性高的管理方式来提高管理效果[5]。信息化管理在医院人事档案精细化管理当中具有必要性，具体如下：

（1）医院对人事档案信息资源的利用和效率要求的提高。当前，医院对人事档案信息的利用不仅仅局限于对纸质档案的查询，更需要相关的档案管理工作人员对医院人事档案的利用提供多种专题服务。传统的档案管理手段效率比较低下，服务效果不理想，在网络信息技术和电子政务普及的今天难以跟上发展的步伐，难以适应发展的需要。因此，要对医院人事档案进行有效的管理，方便医院的利用，就需要在管理当中应用信息技术，采用电子文件的方式管理人事档案，减少人力资源的浪费，提高工作效率，避免档案管理出现漏洞。

（2）传统人事档案管理方式无法满足医院发展的需要。当前医院人才的流动性比较大，医院和医院之间存在广泛的人才交流，传统人事档案管理方式无法满足实际情况的需要。并且在我国，人事档案管理工作的保密性比较强，可以利用的范围比较小，利用率比较低。随着社会的不断进步，社会主义改革开放的不断深化，国家对医疗卫生事业的重视程度不断增加，院内以及医院之间的人才交流越来越频繁，需要进行不断的学术交流等来推动医院的发展。仅仅进行传统的医院人事档案精细化管理可以满足管理质量的要求，但是无法满足效率的要求[6]。利用信息化技术实现高质量和高效率的医院人事档案管理可以将人事档案的利用延伸到整个医疗体系，方便人才交流的需要。

（3）医院人事档案管理现实性需要。传统医院人事档案管理方式主要是反应历史问题，对现实性的表现力度比较低。不能够有效的反应工作人员近期的思想动态、学术水平以及工作业绩等当面的变化，不能够及时更新新材料，难以了解工作人员的发展变化，时效性比较差。医院人事档案的信息化建设满足当前档案管理深化改革的需要，有利于合理配置资源，推动人才合理流动和合理使用，保证和提高医院人才队伍素质，有利于医院管理部门对工作人员进行全面的考察和了解，有效的对人才进行评价和使用。

三、医院人事档案精细化管理采用信息化技术的优势

在医院人事档案精细化管理当中加强建设，发展适合医院发展的操作平台，有效的建立庞大的档案管理数据，加快档案管理的工作效率，利用有效的信息化档案检索方式，避免档案管理工作人员进行繁琐的管理工作，让工作人员有机会和时间更好的开展人事档案管理工作，发挥聪明才智，实现创造性发展。在信息化管理当中需要应用计算机，计算机的运算速度快、容量大，并且具有很强的逻辑运算能力以及自动化程度，可以快速、准确的进行医院人事档案管理，提供存档人员的信息，方便及时查询和更新，有效的避免纸质档案可能出现的失误，节约管理成本，有效的提高工作效率[7]。另外，利用信息化技术可以及时更新人事信息，方便对人才信息进行归类和收编，提供各类人才的重要信息，方便进行人事资源共享，实现对人才的有效利用，有利于造福社会。计算机管理可以降低原始当但的利用次数，可以保证完整性和安全性，节约资源。

四、医院人事档案精细化管理采用信息化技术的方式

（1）建立精细化的档案信息数据库。当前医院的医疗规模在不断的扩大，从事医疗卫生服务事业的人员不断增加，每年需要增加很多的人事档案，也会减少很多人事档案，不同的档案属于不同的科室和部门，分类比较混乱，容易导致档案资源分散，数据比较分离。信息化的人事档案管理模式需要通过数字化的手段建立有效的人事档案管理信息库，对不同类型的档案进行集中化的管理，建立不同的储存空间，然后进行有效的分区，将不同类型的人事档案储存到不同的分区当中，有效的进行档案的管理和控制。建立数据档案之前要了解人员的基本了解，然后进行分类[8]。另外还要建立有效的查询系统，主要包括人员、内容、以及模糊查找等功能;还要建立档案统计、人员数量统计以及材料统计、借阅和转递等统计功能，在实际的应用当中进行不断的改进和完善，方便医院领导对工作人员的基本信息进行了解，提升管理水平。还需要建立安全保障系统，避免人事档案信息收到黑客攻击和网络窃听，减少技术缺陷和病毒等对系统的危害。

（2）建立有效的人事档案管理制度。在当前的显示情况下，要结合信息化时代的特征，对传统的人事檔案管理制度进行改革，进行重新设计和创新，帮助对各个部门的人员信息进行汇总，提高管理水平。医院要逐渐在人事档案管理部门推行信息化的工作模式，借助计算机对工作人员信息进行整理的时候也要进行适当的归档，让管理人员尽快接触各种信息系统，逐渐转变传统的人工管理模式，尽快对各项工作进行落实。在日常的工作当中要加强对设备的配置，加强软件信息系统建设，对各种硬件设施和软件设施进行完善，建立完整的数据库。争取医院的资金支出，将人事档案管理应用信息化技术的优点、所需要的设备和设施等罗列出现，获得上级批准之后对相关设备进行采购。信息化人事档案管理要提供完整、准确和及时的数据档案，建立有效的挂你制度，方便在大量的数据当中能够准确、及时的找寻到需要的资料。

综上所述，对医院人事档案精细化管理进行信息化改革可以有效的提高管理质量，实现全面性、时效性和准确性。了解现实人事档案管理存在的问题，采取有效的管理措施，促进医院的发展。

参考文献：

[1]景荣.应用信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制的研究[J].中国保健营养，2016， 26（10）：430.

[2]高琳，王晓东.采用信息化手段实现医院人事档案精细化管理与控制的探究[J].办公室业务，2018， 294（13）：163.

[3]黄新金.采用信息化手段实现医院人事档案的精细化管理与控制[J].科技资讯，2017，15（7）：125-126.

基金项目：万宁市人民医院2018年海南省万宁市科技和工业信息产业局科研项目，项目编号：2018wnkj03;

作者简介：许宇秋（1992-），女，汉族，海南万宁人，大专学历，助理馆员，海南省万宁市人民医院人事科。