从内部控制视角谈高校会计档案管理建设

摘 要：近年来随着社会发展的推进，我国的高等教育事业也得到了快速的发展，高校扩招扩建，办学方式不断多样化，办学规模也不断扩大。因此加强对高校的内部控制系统建设对管理好高校来说十分重要。会计内部控制系统是高校内部控制体系中非常重要的一环，而会计档案管理又是高校财务工作的必要一环，所以加强对高校会计档案管理建设，具有十分重要的意义。本文从内部控制的角度对当前高校的会计档案管理建设工作进行了探讨，分析其当下存在的问题，并相应提出了一些解决方案，以期为高校的会计档案管理建设工作提供帮助。

关键词：内部控制;建设;高校;会计档案管理

加强内部控制建设是国家对我国每一个经营单位提出的要求，意在保障单位的健康良好经营。财务工作是单位加强内部控制的关键，关乎着单位的资产安全和正常运营。会计档案的管理是会计财务工作的重要一步，因此会计档案管理建设与单位的内部控制建设有着重要的关联。当下，为国家培养人才的高校，发展规模越来越大，数量也越来越多，同时随着经济方式的多样化，我国高校的财务管理工作也越来越繁杂，会计档案是对财務行为的记录备案，它的管理有利于对财务工作的梳理和监督，是高校加强内部控制建设的重要方面。

一、高校会计档案管理与高校内部控制的联系概述

高校的会计档案是高校在进行财务工作的过程中，记录的经济行为的相关资料。当下随着信息化的发展，高校的经济活动资料也包括了通过互联网计算机等设备进行的电子形式。所以当下高校的会计档案，不单单只是传统的纸质文字或图表形式，也包括了电子版的档案。

当前我国的教育部门按国家对单位内部控制规范的规定，对高校的内部控制系统建设提出了相关要求，意在保障我国高校教育事业的健康发展、保障高校资产和资源的安全与有效利用、保障高校的良好运营。

高校的会计档案管理建设与高校的内部控制建设有非常密切的联系，对高校内部控制体系建设具有十分重要的作用。首先，从内部控制的初衷来说，会计档案的设立本身就是为了保障单位内部更好的财务管理。高校会计档案的设立就是为了能客观的记录高校财务工作中的各项活动，如财务预算、经费支出、财务结算等，保障各项财务活动能按有效合理规范的顺序进行，杜绝不良行为对学校资产的侵蚀，从而保障高校的正常运行。这与高校内部控制的初衷不谋而合，同时也符合高校内部控制的要求。其次，从高校内部控制建设应当遵守的原则来说，高校会计档案管理体系对高校所有的经济行为进行监督和约束，并对需要保存的资料进行记录和入档管理，符合内部控制的制衡性、全面性和重点性的原则要求。同时随着信息技术的发展，我国高校的会计档案也有了新的记录形式，电子档案的出现也符合了内部控制的适应性要求。第三，从保障高校内部控制的有效实现角度来说，高校会计档案的有效管理能保障学校各项经济活动资料的客观真实记录、高校财务人员工作的规范有序、高校财务制度的健全完善，符合内部控制建设规范对会计控制方面关于建立健全制度、规范工作程序、保障信息真实客观、加强档案管理等规定的要求。

二、当前我国高校会计档案在管理中存在的不足

当前为响应国家对加强单位内部控制建设的倡导，我国的高校也都加强了自身内部控制系统的建设。会计档案管理建设作为内部控制建设的重点，也得到相应的发展。但随着高校的进一步发展，高校会计档案管理工作还不能与高校的发展速度相匹配。随着高校各项项目如校园扩建、科研经费等的进行与增多，高校财务会计工作量也大增，会计档案的内容、数量和形式也与日俱增。这给当下高校的会计档案管理工作带来很大的冲击，档案管理工作中的不足也逐渐显现。

1.高校会计档案管理过程中内部控制意识不足

当下大多数的高等学校都对财务管理工作比较重视，并且为了符合内部控制制度适应性的原则，加入了电子档案的使用，还配备了相应的软硬件系统和设施，与时俱进的实现信息化管理。但在观念上，仍有一些学校领导或财务工作人员对会计档案管理的内部控制属性认识不够，认为财务工作就是为学校提供财务服务，将重点仅仅放在预算、核算与结算之类工作上，而把会计档案看成是对这些工作的成果记录，对其管理工作缺乏重视，没有足够的内控意识，没有意识到会计档案是财务会计工作的信息载体，导致管理不足，不符合内部控制制度建设的全面性要求和重要性要求。

2.对高校会计档案进行管理的制度还不够完善

当前，我国的高校都设有专门的档案管理科室，也配备了相应的档案管理系统。但仍存在一些会计档案管理不规范的问题，究其原因是相应的会计管理制度不够完善，导致会计档案管理程序有漏洞，在过程中容易出现人为的影响，从而不利于会计信息的客观真实记录，冲击管理的权威性。再者，当下国家对会计档案管理制度的规定主要分企业和行政事业单位两个角度。高校属于事业单位，但又不是完全的行政机构，其经济活动有独特性，这就决定了高校的财务会计档案管理工作若按照国家的制度规定来进行会有不完善之处。但当下很多高校却并没有制定适合自身实际情况的会计档案管理制度，依然只按照国家规定的执行，造成管理制度的漏洞。

3.高校会计档案管理在系统设备和人员配备上存在不足

前文所述我国大部分高校为了适应社会的发展，在会计档案管理中引入了信息化的方式，档案也引入了电子版。但当下的电子版大都只是表格的单一形式，不能很好的满足大量数据储存的需求。而传统的纸质载体档案，在对其进行查询和使用时，要从大量的文件中找出需要的资料会比较麻烦，会增大工作量、降低工作效率。同时纸质材料的会计档案，在经过大量的使用翻阅后会容易遭到损坏，不利于保存。因此，当前的会计档案管理缺乏多样化的存储载体，需要配备更全面的软硬件设施。

再者，因为前文所述对会计档案管理工作重视度不够，导致当前我国的高校会计档案管理人员大都非独立的专业档案管理人员。而随着会计档案管理信息化程度的增加和会计电算化的需求，存在管理人员能力上的不足。同时若是由财务部门工作人员兼职管理员的话，也违背了内部控制的不相容职务分离原则，不利于实现会计内部控制相互约束、监督的目的。

三、从内部控制角度，加强高校会计档案管理的措施

1.提高高校对会计档案管理工作重要性的认识

思想意识指导行动，因此要做好高校会计档案管理工作，必须要在思想上引起足够的重视，充分认识到会计档案管理建设对高校内部控制建设的重大意义。因此从高校管理者到财务部门负责人、财务会计人员，必须思想上变被动为主动，才能做到对各项财务工作进行事前风险防范，做到符合内部控制的理念。

2.完善健全高校会计档案管理制度

由前文可知，我国高校会计档案管理工作如果只按照国家的相关规定来开展的话，过程中会存在各种问题。因此，各高校应该按照自身的实际情况，在以国家内部控制规范的相关规定为前提下，制定符合自身发展和业务需求的独立的高校会计档案管理制度。对会计档案制定、保存、使用及销毁工作的每一个步骤都设置明确的规则与程序，减少人为因素的影响，确保档案材料的客观性，确保会计档案管理实现监督和制约的内部控制作用。

3.实现高校会计档案管理系统配置和人员的优化

要做到这点，就要加强高校会计档案管理系统的信息化程度，对所需的硬件设备和软件系统进行升级，增加档案存储的介质形式，充分的将现代科技信息技术应用到会计档案管理工作中，实现档案录入、管理和使用的电子化。同时，要做到这一点，还必须相应的提高会计档案管理人员的工作水平，依照内部控制的不相容职务分离原则，设置专门的会计档案管理人员，并对其进行会计专业和信息技术方面的培训，增强他们的会计档案管理能力，使得高校的會计档案管理工作能不断的适应高校的发展需求，更好的为高校服务。

四、结语

综上所述，高校的发展离不开自身的内部控制建设。时代的进步和高校的发展给高校的内部控制工作带来了新的要求。作为内部控制建设关键内容的会计内部控制建设在高校运转过程中具有举足轻重的地位。会计档案管理既是财务会计工作的重点又是内部控制的重要体现。因此，对高校来说，必须从内部控制的角度，全面审查学校会计档案管理工作中的不足，并将这些不足加以改正和弥补，从而保障高校的财务工作能准确无误的开展，为其他各种项目工作的能顺利进行提供支撑，进而使高校能更好的为国家和社会服务。

参考文献：

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作者简介：胡苗（1977-），女，汉族，湖南汨罗人，硕士学位，讲师，研究方向：高校建设及档案管理与利用。