建立口述档案的路向探索

摘 要：基于我国新时代档案建设与管理发展要求，档案管建设与管理要走规范化、数字化与信息化的路径，实现档案管理的实时性与实效性，有效挖掘档案信息，发挥档案信息的价值。而口述档案作为我国档案资源体系建设的重要组成，无论是史学研究价值还是对传统形态档案史料的弥补，都要求现代化档案建设与管理中，加强对口述档案建设的重视。

关键词： 口述档案;建设路径;管理策略

口述档案研究式一种新兴的史学研究形态，高校校史馆建设与史学研究中尤为注重口述档案资料的收集与处理，用过影像或者语音的形式记载档案内容，不同于传统的纸质档案其生动的记录形式与丰富内容，很大程度上弥补了传统形态档案的不足。建设口述档案，拓展口述档案的征集途径，实现口述档案的信息化与数字化建设，可实现档案馆馆藏内容的多元化与结构的完整化，拓展档案服务职能的同时，对推动我国档案事业发展影响深远。以往口述档案通常为录音磁带与录音的逐字记录，对各种文字与声像的采集比较全面。就口述档案建设目的，不仅在于拓展档案形态与档案馆的服务职能，而是要形成一种新的档案工作理念，基于现代化人们阅读与研究的需要，构建新的档案体系，所以口述档案的建设应该受到重视。

一、口述档案建设现状与反思

近年来，随着信息技术的快速发展，档案的载体逐渐增多，其中纸质载体日益被其他载体取代，特别是电子档案的兴起，给传统档案管理带来了巨大的冲击，人们的工作生活方式逐渐趋向于无纸化，无纸化办公也逐渐成为常态。也因此，口述档案建立中，除却对口述档案理论研究与采集、鉴定以外，口述档案的数字化与信息化建设也被提上日程，纵然口述档案建设还处于起步阶段，我国各级档案馆对口述档案投入的人力、物力、财力有限，工作还有待运进一步深入，理论与实践问题的研究比较浅薄，但口述档案的珍贵性与建立口述档案的重要性却毋庸置疑。现代口述档案最早是始于1948年的哥伦比亚大学，发展到上世纪流逝单年，杜鲁门在历史计划中启动了口述档案标准建设，因此在，这一时期口述档案的作用与地位已经逐渐凸显，之后七十年代到上世纪末，口述档案从传统收集精英阶层声音发展到现阶段整体声音与信息收集，从个人记忆记录转变为整体记忆，进而进程社会记忆构建的重要组成。

口述档案建设发展到现在大众传媒时代，进一步发生了转变，不再局限于传统文献史料的正统性与固定性，更加倡导从多元视角研究与分析历史，到如今社会大众各个层次都参与到历史叙述与书写中，不断拓展口述档案的职能范围。目前口述档案，已经成为大众化，平民化以及个性化的发生工具，在维护群体历史完整性的同时，凸显公众是口述档案建设的地位与作用。现代化口述档案建设建设中，由于传统口述档案资料的珍贵性，建设工作集中在口述档案的资料拯救，以抢救的形式展开口述档案建设，以保留传统文化与发记忆。例如贵州师范大学启动了“口述校史”与学校记忆工程，开展口述档案工作，为校史填补重要的档案文献。

就口述档案建设整体来看，口述档案建立与完善，还要促进公众参与、数字化建设与馆藏内容的丰富，从口述档案的制度、运行机制与管理方式等三方面，转变以往抢救形式的建立做法，将口述档案作为一个档案体系的整体，基于口述档案的重要性与作用，将传统磁带与录音形式的口述档案转变成现代化、数字化与信息化的音视频资料，并以磁带和音视频形式保存在资源库中。将口述档案建设上升到信息化与公众化的层面，还需要档案馆进一步明确口述档案的建设作用与发展定位，从丰富档案工作内容与树立新的档案工作理念入手，完善我国现代化口述档案建设中不足，构建规范化的建设制度与引入科学化的管理方式，为现代化口述档案建设奠定基础。

二、建立口述档案的重要性

现代化档案体系建设逐步踏入规范化、数字化与信息化的道路，口述档案作为新兴的档案形态，以及新的档案工作理念，需要工作人员以及相关部门人员利用先进技术改变传统档案管理工作方式，实现现代化口述档案管理体系，摒除传统的效率、片面的手工纪记录与操作方法，从口述档案的珍贵性与建设的急迫性入手，以满足现代社发展对口述档案资料的需求，有效规划口述档案的长期保存与资料利用途径，将原先保存的档案库中口述档案资料进行聚类、 分类、 相关性分析，通过数据之间关系的确定，构建口述档案库，充分完善档案库的信息与数据，以优质全面的“活信息”便于史学研究与档案资料研究，提高口述档案价值，实现现代化口述档案管理的规范化和合理利用。

比对传统档案管理中的繁琐程序，新时代发展中口述档案管理，以数字化与规范化为发展目标，从档案馆的馆藏内容与结构调整，架构口述档案数据库，一方面是掌握口述档案建设的主动权，摒除以往建设中以抢形式为主的工作形态，将口述档案管理转变为主动利用状态，便于研究者自身进行档案信息资料完善以及网上下载，从而推进现代化口述档案建设与管理进程。基于我国现代化档案管理制度的改革与转变，口述档案管理的制度也需要与时俱新，才能够确保档案工作的规范性以及高效性，融入到整个档案管理体系中。所以现代化口述档案建立中，要发挥口述档案的价值，基于资料的重要性与“记忆”长远保存，构建口述檔案资料数据库，将以往的口述档案资料转变为音视频与信息化档案管理，通过档案管理平台提供有声档案服务，便于研究者进行口述档案资料的全面研究。此外，建立口述档案，也是要填补馆藏档案呢的不足，将口述档案作为文献资料的补充，可以对档案馆藏史料的不足进行填补。以口述档案的多种表现形式，以音频、声像等改变传统单一的纸质档案馆藏结构，在补充原有档案不足的同时，增设档案馆的资源类型。

三、建立口述档案的路径探索

首先，档案馆全体人员要积极配合口述档案日常管理工作，便于档案管理部门工作人员开展日常管理工作。口述档案作为历史记忆以及史实材料的体现，承载历史发展的重要信息，因而口述档案管理工作人员有必要定期向职工普及相关知识，组织职工学习有关于口述档案管理的法律法规，有利于提高职工对于档案管理工作的认识，避免职工因个人认知偏差造成对口述档案管理工作的误解，为口述档案建立奠定优良的人力基础。物质与财力基础，则是要完善整个口述档案管理体系，创设口述档案建立项目，构建数字化信息管理平台，可将原有的纸质人事档案信息全部录入计算机管理系统，实现无纸化人事档案管理，大幅度提高档案建立效率和利用效率，节约管理经费。构建口述档案数字化管理系统时，先要保障新旧信息的衔接，确保原先的口述案基本信息录入与转化无错漏，同时注意保留口述档案的磁带或者是音频作为存底。其次还要建立一套安全的信息管理防御机制，保障口述档案信息不外泄、丢失。最后，相关技术人员因定期对管理系统进行升级改造，以便于进一步提高口述档案管理工作效率。

再者，健全电子档案管理的管理体系。口述电子档案的信息在形成、处理、归档、保管以及利用等过程中都有可能出现信息丢失、损坏、更改的问题，哪怕信息安全技术足够健全，也需要有相应的管理体系来保障数字化口述档案的安全。因此，建立健全口述档案管理的管理体系，制定相关规章制度，建立口述档案管理的工作平台，加强电子口述档案的原始性和真实性这两个基本属性的保护，十分具有现实长远意义。在规章制度的制定过程中，要满足一定的要求，即充分体现规章制度的科学性、合理性和保证制度的实用和约束作用，并且档案管理相关的部门应顺应时代的要求不断建立健全档案管理工作的规章制度，与时俱进，合理运用现代化科技，才能将档案管理工作做好。规章制度的制定，是使口述档案管理工作规范化发展，在实际的实施过程中，应严格执行和遵守数字化档案管理的制度，并制定相应的奖惩制度来规范口述档案管理工作，充分体现制度本身的权威性和执行的严肃性。此外，从口述档案管理体系中的信息化资源的共享性出发，着重健全档案管理信息化的安全管理制度，并且档案管理人员要有安全管理意识并保持高度的警惕性，自觉遵守和贯彻相关的规章制度，依法开展口述档案的管理工作，使得口述档案管理工作稳定的进行。

最后，习近平新时代下口述档案管理建立中，需要先优化工作环境，确保档案管理库的防火、防潮、现代化设施设备达标，优化服务环境，为工作人员提供优质的口述档案管理服务效能，确保档案的收集与整理能够满足现代化档案管理体系的要求。一完成当年新口述档案的全面收集与整理，将各类口述档案资料分门别类的放置在相关位置后，定期进行口述档案数字化转变工作，制作可实现线上共享的口述档案文件，提升档案管理的质量以及工作效率;二在社会中征集各种口述档案，与其他单位构建优良的沟通机制，确保档案征集中可完善收集资料，并利用大数据技术以及计算机技术，结合智能化设备实现定期档案信息更新提醒以及档案调动，构建口述档案管理信息资料库，激发公众参与口述档案建立的积极性，并定期将口述档案的征集情况公开，便于公众监督，提高口述档案征集的实效性。三加强现代信息技术的应用，确保档案材料收集系统的高效化以及智能化，重点在于大数据技术以及计算机技术和互联网平台的应用，确保口述档案资料的及时更新及传输，定向完成口述档案的获取以及输出，确保口述档案管理工作的可持续发展。

四、结语

综上所述，口述档案建设中，重点在于完善口述档案管理环节与口述档案征集与建立制度的构建。在公众参与视角下，提高公众参与口述档案收集活动的积极性，完善各个档案管理与建设环节，构建线上口述档案管理平台与完善线下口述檔案的管理流程，双管齐下，优化整个口述管理环节，推动口述档案建设与管理的信息化、数字化与规范化发展。

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作者简介：罗晓哲（1977-），男，梅州丰顺人，广东农工商职业技术学院，档案专业馆员/正科，研究方向：计算机、档案管理、信息化。