大数据背景下的企业档案管理工作探讨

杜娜

摘  要：随着现代信息技术的不断发展，在各行各业中大数据技术得到了非常广泛的应用。对于企业的档案管理工作来说，由于传统档案管理模式的制约使得企业的档案管理已经完全不能适应信息社会的实际需求。本文主要对大数据背景下企业档案管理的重要性进行了分析，并在此基础上对企业档案管理工作中存在的一些问题，以及相应的解决措施进行了探讨。希望能够对大数据背景下企业档案管理工作起到一定的参考作用。

关键词：大数据;企业;档案管理;存在问题;解决措施

引言

在大数据时代下，传统的企业档案管理模式被完全颠覆，现代企业要想有效提升档案管理工作效率，就必须改变传统档案管理思维方式，在实际档案管理工作开展的过程中要充分利用现代大数据思维对档案管理模式进行不断创新。

大数据就是海量数据，其主要指的是业务开展过程中涉及的数据量非常大，不能够在有限的时间内通过人工的方式对各种信息进行处理和解读。在大数据时代背景下，档案管理工作信息化水平得到了极大提升，云计算、物联网等技术都得到了非常广泛的应用，在各种先进信息技术的支撑下，企业的档案资源建设工作更加简单，在信息技术基础上能够搭建企业统一的档案管理平台，有效提升档案管理服务意识，这样才能适应新时代企业档案管理工作的实际需求。

一、大数据时代背景下企业档案管理的重要意义

首先，在大数据时代背景下针对企业档案管理进行深入研究能够有效促进企业档案管理相关理论水平的提升和进一步完善，如此就能为企业的档案管理工作提供更优质的服务。其次，深入研究企业档案管理能够有效促进档案管理工作的改革，这样才能让企业档案管理工作与现代信息化社会的发展形成同步。最后，在新的发展形势下针对企业档案管理工作进行深入探讨，能够进一步激发企业相关档案管理工作人员学习新理念、新技术的学习热情，能够促进企业档案管理方式的改善，由此就能进一步提升企业档案管理工作的实际效率。此外，在现代大数据技术快速发展的形势下，企业对于档案资源信息化建设、档案资源集成管理的需求也越来越迫切，面临新的发展形势，企业的档案管理工作面临着新的挑战。

二、律师在企业档案管理面临的主要问题

1. 随着现在大数据技术的不断普及，传统的档案管理方法面临着巨大的考验，由于档案管理效率低，服务性能差，使得传统档案管理模式已经不再适应新时代企业发展的实际需求。首先，一些企业顺应时代发展建立了信息化的档案管理平台，但是，在信息档案管理平台应用的过程并没有实现整个档案管理系统的有效衔接，这样就会导致很多完成办理的电子文件不能实现及时在线归档;其次，目前很多企业建设的数字化档案馆仍然是以存量档案数字化建设为主要目标，并没有针对数字档案资源进行合理的组织、开发以及利用，从而导致档案管理系统的相关信息资源并不能为企业的发展提供良好的服务。

2.难以满足用户的信息需求

目前很多企业你的数字化档案管理系统主要是用来进行档案整理，而本案的合理运用沦为了一个辅助性功能，数字化档案管理系统仅仅能够实现一些简单的信息检索、原始档案查阅等功能。在大数据时代背景下，用户对档案资源的利用也从过去单一的文件检索逐渐转变为多份关联文件集中化查阅，单一的目录检索方式对信息检索的精确性、系统性、便捷性等都形成了一定的制约作用。此外，从我国目前企业档案管理在现状来看，多数的企业数字化档案馆基本都处于相互独立的状态，并没有真正实现各个数字档案馆信息资源的整合和共享。从而导致我国企业数字化档案馆丰富资源服务方式相对比较落后，而且档案资源深度也不足，多数的数字档案资源并不能够真正形成之时，也很难满足大数据时代背景下用户对档案信息资源的实际需求。

3.档案安全建设有待加强

在大数据时代背景下，档案的安全建设不仅仅指的是本案的网络安全风险防范，对于档案安全来说，最重要的是有效保护档案建立者的知识产权以及相关档案信息内容的安全防护。虽然企业数字化档案管理系统是在局域网的状态下进行工作，但是仍然不能避免招收计算机病毒或者网络黑客的攻击，一旦局域网系统遭受攻击就很可能会造成数字档案管理系统受到破坏，或者数字档案信息出现泄漏[2]。另外，多出了企业档案管理系统为用户都提供了信息下载功能，虽然这在很大程度上给用户提供了极大的便利，但是也会对档案信息安全造成严重的威胁。

4.档案管理者的業务知识更新较慢

大数据时代背景下，数字档案管理系统的资源信息增长速度非常快，而且用户的实际需求也在快速增长，这就对数字档案管理系统实际管理人员的工作提出了更高的要求。目前多数企业的档案管理者业务知识水平相对较低，很多档案管理者业务能力、管理思维仍然停留在传统档案管理模式下，对信息技术概念的理解不够深入，实际信息技术应用水平也比较低，因此就导致多数管理者对数字档案管理能力相对偏低，不能满足大数据时代档案管理工作的实际需求。

四、大数据时代企业档案管理的改进措施

1.实行一体化档案管理

大数据时代背景下，企业的档案管理信息化建设首先要以现有数字化档案管理系统为基础，不断加快档案管理系统与企业一体化信息平台的衔接建设，针对档案收发模块所对应的管理流程实施分块处理，这样就能有效提升各个模块信息数据的共享程度，由此就能进一步提升不同信息数据以及相关档案资源管理和利用的效率。在实际进行杨总管理软件对接的过程中，要加强对档案管理系统以及一体化信息管理平台的进一步优化，在办公系统功能设计环节中有效融入电子文件管理的相关要求，这样才能真正实现对电子文档整个生命周期的有效管理。在企业运行过程中，要结合实际但管理情况制定出相应的企业信息化建设规划，在此基础上将企业的数字档案馆纳入到了企业知识管理系统中，针对现有的管理系统、信息反馈系统、数字档案馆进行不断的规范整理，逐步形成企业自身完善的知识管理系统，由此也能为实现企业的文档一体化管理提供最基本的软件基础，这样就能对企业的档案信息化建设也能起到极大的推动作用。

2.做好数字档案资源建设工作

企业档案资源不仅包括了企业的整个发展历史数据，而且也包括企业整个改革过程中产生的各种数据信息，对企业的发展来说档案资源具有非常重要的参考价值。充分结合企业档案管理资源实际的利用情况，针对一些应用价值较高的档案优先进行数字化建设，在此基础上，将档案数字化建设逐步推向企业整体存量档案。另外，还要不断强化对企业数字化档案的检查，在整个检查过程中参照相关档案管理标准规范要求，对企业数字化档案质量进行严格控制，必须要充分保证企业的数字档案资源具有较高的可识别性、可利用性。

3.不断提升档案信息服务水平

首先，要针对企业的数字档案资源不断加强资源整合和组织。利用现代先进的计算机技术以及相关技术对，对同一类型的工程项目或者关联性比较强的工程项目数字档案进行有效整合，然后充分结合不同用户对数字档案资源实际的应用需求，利用数据挖掘技术对企业的数字档案资源进行不断的开发和组织，并在此基础上建立起专项档案资源库。其次，要针对企业档案信息服务方式进行不断优化。利用现代信息技术构建企业统一的云服务平台，这样就能够实现用户随时随地对档案资源库进行调阅，与此同时，还可以通过建立可视化平台，针对某一个工程项目从工程立项到竣工验收整个阶段进行立体化全方位的项目信息展示。

4.加强档案安全风险控制

在大数据时代背景下，要想充分保证企业的档案信息安全，就必须要进一步加强数字档案资源的安全风险控制。首先，在企业进行数字档案建设的过程中，必须要加强对外包公司的审查，必须要保证企业的档案资源在数字化建设过程中不会出现档案丢失、信息泄露的现象;其次，针对企业档案资源的服务环境，要充分运用云计算、互联网等相关的软硬件系统充分做好档案资源安全控制工作，对网络入侵进行有效防范，针对一些开放的数字档案资源要充分做好相关用户权限的设置工作;最后，在档案信息资源整个存储过程，必须要定期的对档案管理系统中所有的档案资源进行安全备份，这样才能充分保证档案资源在长期的储存过程中的安全性。

5.不断更新档案工作者的知识储备

发展在企业的档案管理工作中档案管理工作者既是档案管理工作实际的践行者也是档案管理工作推动者。在大数据时代背景下，企业档案管理工作会产生巨大的变革，面对这样的形势，企业的档案管理工作者应该从自身做起，积极学习不断提升自身的信息处理能力以及服务意识，并对大数据时代下信息的理解、信息的获取、以及信息利用的各个方面的能力进行全面提升。企业在实际发展过程中也要通过岗位培训、专题讲座、访问交流、合作学习多种方式来对档案管理者的知识体系以及实绩档案管理技能进行不断培养，有效提升档案管理者实际的业务开展水平，通过长期的培养，来为企业打造出一支技术精湛、能力出众、效率高超的信息化档案管理人才队伍，如此才能为企业在大数据时代背景下在档案管理工作水平提升起到有效促进作用。

四 、結束语

综上所述，现在大数据技术的快速发展，企业的档案管理工作在迎来新的发展机遇的同时，也面临着档案管理改革的巨大挑战。在信息社会中，市场瞬息万变，这对企业在档案管理工作提出了更高的要求。因此，企业对各种数据信息采集、整理、挖掘等工作的需求非常迫切，企业应该充分结合档案管理实际情况，不断加大技术研发，并充分利用现代大数据技术，这样才能有效推动企业档案管理水平的稳步提升。

参考文献：

[1]张 梅.试述大数据时代怎样提高供水企业档案工作管理水平[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2018

[2]冯惠玲，张 斌，徐拥军，加小双，丁子涵，刘晓菲，张 倩.多学科视角下的档案学理论研究进展[A].中国档案学会.创新：档案与文化强国建设——2014年档案事业发展研究报告集[C].中国档案学会：，2014

[3]吴明忠.关于大数据时代企业档案信息资源建设的研究[A].中国航空学会管理科学分会2015年学术交流会论文集[C]，2015