财务信息化背景下财务电子档案建设路径研究

林祝娥

摘 要：为了更好的满足服务便捷化、财务信息化以及管理精细化的要求，加强财务电子档案信息化的要求是非常有必要的。基于此，本文主要在财务信息化背景下进行了财务电子档案建设路径的研究，希望能够对相关人员有所帮助。

关键词：财务信息化背景下;财务电子档案;建设路径

随着计算机技术的不断发展，我们也是进入到了信息化时代，而会计也逐渐的从电算化朝着信息化的方向发展。并且随着财务信息化不断的发展，财务档案管理也发生了本质上的变化，从之前的纸质档案发展成为现在的纸质档案与电子档案共存，不过这对于档案保管工作提出了更高的要求。而电子档案主要就是指以计算机为工具，通过数字代码储存的财务核算资料，其中具体包括财务报表、记账凭证等财务电子核算资料。而在这种背景下，加强财务电子档案建设路径的分析非常的有必要，只有这样才能够更好的满足财务档案管理的需求。

一、财务电子档案的特点

1.對于外界环境的依赖性过强。就当前情况来看，财务电子档案的应用必须得有着网络通讯系统、计算机硬件设备以及财务软件系统等载体作为支撑，并且其受到外界环境的制约非常的多。存储硬件设备不仅仅需要防尘、防水以及防火等，同时对于所处环境的湿度和温度也有着一定的要求。所有的硬件设备都有着老化问题，而这些因素都会无形中加大数据储存的风险。因此，相关人员必须得对这方面加强重视和管理，要不然的话数据泄露、损毁的可能性将会比纸质档案更加的大。

2.缺乏直接可视性。传统纸质财务档案能够直接观看，而电子财务档案则必须得在各种硬件和软件的支持下才能观看和应用。而数字特征的存在严重的影响到其视觉吸引力，和用户之间的人性化交流非常的缺乏。

3.技术性较强。就财务电子档案来说，其操作过程需要较强的技术含量。同时，其程序化控制的而要求会随着信息化程度的不断提升和提高，因此，必须的有着专业的人才来进行负责，否则的化一旦出现问题，那一名普通的财务必定很难处理。

二、财务档案电子化的优势分析

1.减少资源浪费，有效的降低管理成本。财务纸质档案的消耗量非常的大，就一般的高校来说，每年大约消耗一百三十箱打印纸。这也就代表着每天打印的材料有近百页，再加上打印机、色带等易耗品，其成本十分的高。而在财务电子档案背景下，档案的存储、存档等操作都可以应用网络系统来完成，这样便也就能够很好的避免打印耗材方面的浪费，从而有效的实现可持续发展。

2.能够很好的提升财务管理效率。在具体操作过程中，各个环节都会产生财务纸质档案。而这些档案的管理将会耗费大量的人力、物力以及财力，同时还需要很多时间去分类别。除此之外，纸质档案的运输、查阅以及归档等都非常的不方便。同时，纸质档案的数量会随着时间的推移而不断的增加，从而加大了对档案管理人员的要求和负担。还有就是相对应的档案库房建设不够及时，这样自然会影响到档案管理规范化的发展。而在财务信息化背景下，之前还得到现场办理，现在的学生只需要直接通过移动终端在网上办理就可以，这样也就能够极大的节省人力物力。由此可见，和传统纸质档案相比，财务电子档案显得更加的便捷，并且管理效率也会更加的高。

3.有助于财务监督检查职能的充分发挥。财务电子档案能够促使财务监督检查职能的充分发挥，同时其还能够进一步加强财务管理，为财务管理提供多渠道、多方面以及多层次的信息，同时还可以实时监督和检查，提升财务监督检查的实效性，从而更好的应对财务核算风险。在这种背景下，财务信息大都应用网络途径进行传输，并且具备着系统权限认证这一功能，则就能够很好的避免人为修改，这也就使得财务流程更加的严肃和完整。

4.有助于财务大数据开发应用。就数据分析来说，大数据是其中最为前沿的技术之一，其在信息统计和搜集方面比传统方式有着更大的优势。大数据不仅仅能够对用户的兴趣爱好和行为习惯等进行精准的分析，同时还能够找寻到符合自己服务的潜在客户。而对于国家管理来说，其更加需要经济大数据技术的支撑。并且通过合理的分析处理财务数据，我们也能够获得价值更高的信息，进而洞悉先机，并在此基础上合理的进行决策优化，促使高校更进一步的发展。

三、财务信息化背景下财务电子档案建设中主要存在的问题

1.管理制度不完善，过于注重传统纸质档案的管理。传统财务纸质档案在我国应用的时间非常的长，很多都是原始账表和凭证等当作积累。传统财务纸质档案因为其使用频次高，并且也更加的直观，所以其所受重视程度也更加的高。为财务电子档案还处于刚起步的阶段，再加上其易受到各方面因素的影响，从而使得财务电子档案不能够有效的被应用。例如在高校系统中，其中就存在着很多业务，例如学生学费缴纳以及助学金发放申请等，这些系统服务的对象都不同，并且信息处理的内容也不同，再加上受到各种软硬件的影响，进而使得各个系统之间的电子档案很好充分的被利用起来。究根结底，还是因为没有一套完善的电子档案系统作为支撑。

2.缺乏必要的网络安全以及计算机维护人才。从财务数据结构方面来看，当前的电子数据还存在着一定的缺点，例如稳定性差和易损坏等等，并且还容易出现损毁以及丢失等情况，这些情况一旦发生，那将很有可能产生十分严重的损失和危害。除此之外，财务电子档案还涉及到软件维护和财务系统等多方面，因此必须得有着专业的人员进行管理。否则的话，一旦发生问题，那不仅影响到整个学校的财务管理系统，同时还有可能危害到国家安全。不过从当前的情况来看，我国这方面的人才还非常的缺乏。而这就需要积极的采取措施进行应对，加大对这方面人才培养的力度。

3.系统软硬件以及数据备份管理不到位。据相关规定，财务人员需要按照时间规定来进行数据备份。不过从实际情况来看，不同的升级版本之间的财务系统应用软件等缺乏有效的管理，从而显得非常的混乱。同时在问题发生后，就一味的依赖软件技术，很少会注重系统管理规定和方法的完善。例如在相关软件升级后，在衔接方面就很难顺畅的开展。最后在电子数据方面，其应用使得运行环境发生了非常大的变化，光是查询就有着很多限制条件。

四、财务信息化背景下财务电子档案建设路径分析

1.积极地完善财务档案管理内控制度。内控控制制度的完善性直接关乎到财务电子的档案的管理效率。相比较于传统内控制度，电子档案的内控制度对于范围要求更加的大，并且其中还增加了很多之前没有的功能和内容 。就财务电子档案管理来说，其控制模式存在着非常明显的多样化特点，其控制手段主要就是程序化控制。由此可见，内控控制的最终目的就是保障财务信息的准确以及可靠。因此，加强内控制度的完善非常的有必要。

2.注重财务电子档案管理原则的完善。通常情况下，财务电子档案整理基本都是遵循三大统一的原则，具体为管理要求、分类标准以及档案形成的统一。就档案序号而言，其中的信息特征应该更加的丰富，以此来使其更加的合理、通用以及规范性。同时，序号容量还需要有着较强的超前性，只有这样才能够更好的满足各方面的需求，例如财务电子档案扩容需求。

3.加强注重加密技术的引进和应用。就传统财务系统数据处理和储存而言，其最为主要的一大特点就是高度集中化，而这一特点的存在，极大的影响到数据安全性。例如极易发生因未经许可就直接进入系统查看数据和文件的情况，这样便会引发数据被篡改、被损毁等情况的发生，而严格规范操作权限便能够很好的避免这一问题的出现。

4.加强部门协作，共同进行财务电子档案管理。财务电子档案的存储归档涉及到很多方面的问题，并且还受到多种因素的制约，如果只依靠单一的档案管理部门那将很难有效的完成财务电子档案管理工作，所以需要联结其他部门共同协助，例如计算机网络管理部门、档案管理部门等。其中财务管理部门主要负责各种经济方面的业务，并且电子档案归档工作也在其负责范围内。就财务电子档案管理工作而言，最为主要的一个部门还是档案管理部门，因为这一部门对于档案情况是最了解的，并且还掌握了档案管理的基本原则和重要方法，所以能够从整体的角度把握好整个管理工作。在這一过程中，计算机网络管理部门的作用也是不容忽视，其在数据档案安全性、储存制度化以及标准化等方面有着不可替代的作用。只有部门之间更好的协调合作，才能够更好的提升财务电子档案管理水平。

5.加强人才的引进和培训。就当前情况来看，最为突出的一大特点就是财务集中核算，高校对于这方面的核算应该提前做好准备。同时需要保证财务电子档案工作顺利有序的开展，在这一过程中，人为因素的影响力不容忽视。在当前背景下，财务人员即需要掌握会计电算方面的知识，同时对于计算机网络操作技能和知识也得有着一定的了解。所以加强对在职财务人员的培训意义重大。同时，我们还得注重人才的引进，以此来为财务档案电子化建设提供有力的人才保障。

五、结语

综上所述，在财务信息化背景下，会计电子档案管理面临着非常多的挑战。就当前情况来看，财务电子档案系统已经在各个领域得到了非常广泛的应用。所以我们必须得加强做好财务电子档案管理工作，使其能够和纸质档案一样发展自身的价值和作用，能够实现长期的保实存真。总的来说，财务电子档案是传统财务档案管理的重大改变，其代表着财务档案管理未来的信息化和现代化的发展方向。

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