中小餐饮公司财务外包好处和风险
2019-09-10韦京汝
韦京汝
摘要:本文首先阐述了财务外包发展的现状,其次列明HYY餐饮公司的实际情况,以此剖析在选择财务外包服务时能带给公司的好处,和公司将会面临的风险,从而给类似情况的中小企業在选择财务外包服务时以借鉴和参考。
关键词:财务外包;好处;风险
一、财务外包的现状
财务外包是目前西方国家盛行的公司财务管理模式。10年前的BP(英国石油公司)通过把北海钻油工程项目的会计业务转包给专业的会汁公司,从而降低了成本,提高了效率,使得核心业务取得巨大成功[1]。在国内,很多中小企业适合采用财务外包的财务管理模式,这样既可以节约资金,又可以获得高质量的财务管理服务。
财务外包的主要内容有:
(一)工资薪金外包服务。会计公司专业的会计人员会根据国家最新个税政策,计算员工工资、福利、年终奖、分红等,以及如何使用相关软件进行个人信息维护,通过外包服务还可以很好地解决员工工资的保密性问题。
(二)代理记账服务。这对中小企业来说尤其重要。中小企业不要设立专门的财务部,只要负责日常的财务运行,把财务报表交由服务商去做。处理中小企业日常账务,理顺资金流和往来款项,并定期出具财务报告,帮助企业做好招投标和银行贷款等工作的准备。
(三)税务外包服务。由于我国目前税务制度比较复杂,并且根据国情经常发生变动,对会计人员的专业度要求高。会计公司会根据公司财务处理情况来制定恰当的税务筹划,按时向税务机关提交税务申报表,每年按时向市场监督管理部门报送年报。
(四)往来款项的服务。会计公司有专门的财务软件来管理往来款项,通过导入银行账单和相关发票信息可以自动生产往来款记录,公司可以随时在相关软件上进行查阅。方便公司付款及催款,开发票和催收发票等。
二、财务外包模式“互联网+代理记账”[2]的特点
“互联网+”模式大大改善了代理记账的模式,通过财务处理平台处理数据,不局限于某一台办公电脑,并且管理人员通过手机端可随时查阅公司账务处理情况,最突出的改变有以下几点:
(一)银行账单智能导入。公司网银账户上下载电子版银行明细单(有的银行也称对账单),导入财务处理平台,预先设定凭证模板后,可以自动生成凭证,未预先设定凭证模板的,可以手动生成凭证,方便快捷,避免人工手动输入的差错产生。
(二)发票智能导入。公司开具的发票可以从税控系统中导出,导入财务处理平台,预先设定凭证模板后,可以自动生成凭证,未预先设定凭证模板的,可以手动生成凭证。一般纳税人收到的增值税专用发票,可以从发票认证平台上导出发票明细,导入财务处理平台,预先设定凭证模板后,可以自动生成凭证,未预先设定凭证模板的,可以手动生成凭证。小规模纳税人和一般纳税人收到的普通发票,可以通过扫面的方式,财务处理平台自动连接增值税发票查验平台查验发票真伪,若为真实发票,则根据预先设定的凭证模板自动生成凭证,未预先设定凭证模板的,可以手动生成凭证。
(三)工资单智能导入。公司工资单,通过关联财务处理平台上的相关选项后上传到财务处理平台,根据预先设定的凭证模板自动生成凭证,未预先设定凭证模板的,可以手动生成凭证。
(四)一键报税。财务平台根据账务处理情况,自动生产税务申报表,和税局报税系统关联后,可一键完成报税工作。
(五)库存管理。在财务处理平台上录入进项发票和销项发票后,平台根据预先设定好的成本结转方式,比如月末一次加权平均法来计算出营业成本,生成成本结转凭证。通过库存管理模块可以清楚的了解公司库存商品的情况。
(六)应收账款、应付账款管理。在财务处理平台上录入银行明细、开具的发票和收到的发票生成凭证后,通过应收账款、应收账款的辅助核算,可以清楚的看到与各供应商和客户的往来,开票及收款情况。
三、财务外包的动因和好处
(一)HYY餐饮公司背景介绍
HYY餐饮公司月营业额15-25万,人员12-15人左右。
库存管理状况:HYY餐饮公司主营海鲜类菜品,采购时分三大类,生鲜、调料、冻货,有对应的固定供应商并且采用月底一次性结账的方式付款。采购回来的调料、冻货放入储藏室,生鲜入厨房,有库存软件,但因人手不足和耗时太长的原因并未能按规定录入数据,当然也没有出库的管控。库存管理处于瘫痪状态。
加工管理状况:加工过程管控全靠厨师长监督管理,由于库存管理处于瘫痪状态,点餐系统并未录入食材成分及用量信息,目前无法计算出食材损耗量。
菜品管理状况:HYY餐饮公司配有点餐系统,可以准确记录收入,但并未录入食材成分及用量信息,无法统计成品率。
财务管理状况:财务外包前:(1)岗位设定。由公司负责人付款,会计在处理账务的同时还要负责出纳的部分工作,请款并记录现金账,违背了相关规定中的职务分离原则。会计人员流动性大,公司账务经常无人处理,导致不能及时准确得出财务数据,影响投资者分红。(2)财务核算软件。HYY餐饮公司使用的是用友财务软件,由于长时间没有续费,不再得到软件公司的技术支持与维护。
(二)选择财务外包的动因
财务人员流动性大。HYY餐饮公司是规模较小的公司,目前给到会计人员的发展平台有一定的局限性,吸引力远不如大企业,财务人员流动性大,且财务水平参差不齐,造成公司账务混乱,断层,影响投资者分红。
财务代理公司越来越专业化的服务。财务代理公司大多采用“互联网+代理记账”的模式,记账软件智能化、专业化。财务代理公司会计人员具备一定专业性,很多财务代理公司还会设置专门的客户维护团队,来对接财务事宜,并根据公司账务处理情况,给出税务风险警示和税收筹划服务。
(三)财务外包对中小企业的好处
对中小企业来说,财务外包服务可以总结为代理记账、代理纳税申报、提供专业财务咨询与建议,好处有:
降低公司财务费用,优化资源配置。财务外包之后,HYY餐饮公司可以从招聘和管理财务人员的困境中解脱出来,减少事工作和人工成本,并且可以避免因频繁更换财务人员带来账务上的延迟和混乱;也不必再负担购买财务软件和维护财务软件的相关费用。从而能够讲有限的资金投放到公司的核心业务上,提供公司管理水平和市场竞争力。
提高企业管理质量。财务外包后一方面有利于企业把有限资金投放到主业上;另一方面可以通过财务处理平台上返回的数据,实时了解公司财务状况,为公司应对市场变化做出及时、准备的决策。或者由专业的财务外包承包商来进行财务管理,能够为企业在财务上的规划更专业。
享受财务代理公司专业化的服务。由专业的财务代理公司来进行财务管理,能让公司在财务和税务上得到更专业的服务。
四、财务外包的风险
成功的财务外包,可以帮公司降低成本、改善管理、提高效率[3],但在选择财务外包服务时还需注意以下几个问题:
(一)选好财务外包的服务内容
选择财务外包服务的动因就是把非核心的、不能盈利的、影响公司发展的和难于管理的部分交给专业的财务服务公司去打理。结合HYY餐饮公司的实际情况,由于公司没有启用相应的库存软件,并且没有库存管理的相关内部控制,所用收银软件也并未录入菜品信息,所以不宜将库存核算进行财务外包。经过财务代理公司半年来的账务处理情况并且对比了同行业的菜品成本数据,证实菜品成本管理并不是公司要重点关注的问题,公司应该把精力集中在如何提高营业收入上。
(二)选择专业的财务代理服务公司
选择专业的财务代理公司非常重要。财务代理市场上不乏劣性竞争,有很多财务代理公司以低价吸人眼球,但古话说得好“一分钱一分货”,财务代理公司的运营也是需要一定成本的,过低的价格有可能影响服务质量、专业性也得不到保障,还有被集资诈骗的风险,所以公司应选择有代理记账资质的、专业性强的、口碑好的、服务质量好的财务代理记账公司。HYY餐饮公司选择的财务代理公司能够完成相应的对应工作,并进行账务处理。虽然新法律法规的颁布和修改频繁,但财务代理公司的会计人员都能尽快安排学习和培训,专业水准保持稳定,能根据最近政策进行账务、税务处理,让公司能体会到专业的服务。事实证明,在选择专业的财务代理公司后,HYY餐饮公司的管理得到了改善,根据财务代理公司的建议,完善了报销流程及统计工作,提高了账务处理的可靠性和真实性。
(三)防止商业秘密的泄漏
在财务外包之前,要了解公司内部情况,清楚需要保密的数据和模块。在选择财务代理公司时,要了解财务代理公司对于保守商业秘密所采取的措施,在财务代理合同中有无相应的保密条款。做好保密措施,避免商业秘密的泄露,阻碍公司的正常发展。HYY餐饮公司所选择的财务代理公司,财务外包服务合同上并无保密信息的详细规定,只有笼统的表述,不具有实际可操作性,对HYY餐饮公司的权益保护不利。
(四)加强与财务代理公司的沟通
公司在于财务代理公司对接时,应保持有效的对接,加强与外包服务人员的沟通,提高解决账务处理过程中遇到的问题。在合作共赢的基础上,建立一体化的运作体系,推进双方合作的深度和广度。选择财务外包服务是公司职务分离、精细化管理的表现,体现了职能分工信息化、专业化、社会化。代表了企业财会管理的发展趋势。由于中小企业在财务会计方面的没有优势、基础薄弱,随着市场环境和管理者素质的提高,财务外包将成为中小企业利用有限资金,借助专业财务代理公司的服务来突破有限资金的局限,提高企业管理能力和竞争实力的最佳途径。HYY餐饮公司选择的财务代理公司,有专门的客服团队,由做账会计对接账务处理问题,专业售后人员对接一般财税咨询,这样既提高了工作效率,又使得对接和沟通更有效。
五、小结
综上所述,由于国内财务代理機构不断提高服务质量、专业化程度和智能化水平,中小企业选择财务外包是大势所趋,但在选择财务代理机构时,要根据自身情况,慎重选择财务代理机构,降低财务外包风险。
参考文献:
[1]钱枫.中小企业财务外包的可行性分析[J].会计之友,2005 (12)
[2]蒋娇.“互联网+”背景下代理记账财税服务创新研究[J].财经界,2019 (9).
[3]高薇,中小企业财务外包可行性分析及流程构建[J],商业会计,2019 (3).