数字环境下的事业单位人力资源档案管理探讨

彭晶晶

摘要：目前我国社会各行各业都在持续转型改进，特别是事业单位的人力资源管理，以及其档案的使用和收藏，都得到了我国很大程度的重视。目前，由于信息科技的不断提高，数字环境也更加复杂。基于此，本文针对数字环境下的事业单位人力资源档案的管理进行简单的介绍，并且给出具体措施来有效提高档案管理的水平。

关键词：数字环境：事业单位：人力资源：档案管理

我国的信息科技不断地发展，各行各业的科技化水平不断提高，特别是政府事业单位相关部门的转型获取了广泛关注。在转型过程中，事业单位的人力资源档案管理需要符合政府的相关变化，这样才能够促进事业单位的发展和提高。而事业单位，面临着如此复杂的数字环境，就需要从实际出发，全面提高自身的科技化，使自身能够适应数字化的大环境，使事业单位人力资源档案管理各方面建设得到提高。

一、事业单位人力资源档案管理数字化的作用

事业单位人力资源档案的管理目前有着更加科学合理地先进方法，数字化的档案管理方法。这样的变化和改进充分符合目前科技发展的大环境，也是一种先进的进步方式。目前我国事业单位的人力资源档案信息数字化的管理，对于档案管理的不同部分以及信息资源的载体都有着有效地提高。数字化储存可以使用信息技术，将数据储存在网络云端中，使不同部门的工作人员能够在互联网的应用下对于档案的数字信息资源进行共同分享使用，使人们能够在工作的时候更加便捷，也使人事档案的管理更具有保障，档案管理的整体水平提高。

（一）促进信息化建设

随着科技化的不断发展，合理地使用数字环境，可以使事业单位人力资源档案的管理整体水平得到提高，也可以使管理的信息化建设获得全面发展。事业单位的人力资源档案管理的数字计划建设，在信息化建设中有着十分重要的影响，也能够符合目前时代的各方面需求，使事业单位人力资源的档案获得更加先进的管理，其基本条件是以局域网作为信息的载体。使用更加便捷的信息管理技术和先进的互联网手段，使人事信息能够更加简洁、科学，能够让事业单位的全面信息化建设获得发展的基础。

（二）提升档案资料的安全性

我国科学发展的大环境下，数字环境也将变得越来越复杂。事业单位的人力资源档案的管理，其资料会逐渐地全面转化为数字化的文件信息，下作人员可以利用互联网将这些数字化的文件信息传输到网络上进行长久的保存和备份。即使在工作人员疏忽，或是一些其他原因，而造成原数人力资源档案原件发生损毁的情况，也会使得事业单位人力资源档案管理因此而造成的不利影响减弱。因为事业单位和企业单位比起来，有很多不同的地方。事业单位人员资源档案资料的管理，对于其发展来说是具有十分重要的影响的，事业单位需要投入大量的人力、物力、财力来进行人力资源档案管理的维护，但是企业单位在这方面就不需要过多费心。事业单位人力资源档案管理的方法一般情况下是工作人员使用纸张进行人力的记录，并且南专人进行保管。可是因为纸张的自身物理性质，会导致其在长时间使用之后就会发生脆化、粘化或是发黄的情况。这时候即使工作人员尽心保管，也很容易使得人力资源档案的信息和资料受到一定的损坏，如果发生意外事件，比如火灾等，使得人力资源档案的原件被彻底损毁，那么事业单位的日常工作就会受到影响，甚至会导致严重的后果。可是在目前数字化的大环境下，事业单位使用人力资源信息管理的先进的科学的方法来使其数字化、信息化。使事业单位人力资源档案信息的管理提高，各方面技术得到发展。

（三）提高档案管理效率

科技发展数字环境下，事业单位的人力资源档案管理的数字化，可以使得工作人员和部门领导都能够对于人力资源档案及时使用。而且使用的过程也更加方便快捷，对于自身的各方面工作有着极大的提高。在事业单位人力资源档案管理数字化转变之后，工作人员和领导如果需要查阅一些档案资料，就可以使用互联网技术有针对性地进行调查，并且能够获取到更加全面有效的信息。这就使得人工检索所浪费的时间和精力被有效利用起来，也能够将人力资源档案管理的各方面投入成本进行有效的压缩。

二、数字环境下的事业单位人力资源档案管理策略

（一）加大系统化建设

数字环境下的事业单位人力资源档案管理，其建设更加合理和科学。而这方面的建设也是比较系统的工程。其硬软件的使用和建设有着复杂的部分，比如说需要专业人员进行软件方面的加工。而对于使用系统的设备也需要进行挑选，对于原始档案进行有效的上传和分类，所有的数据都需要按照相关情况进行备份。事業单位需要专门聘请计算机专业人才来对档案系统进行安全的管理和日常的维修等。事业单位在进行日常办公的时候会接触和产生非常多的文字和数字的信息文件。事业单位需要将数字环境严格掌控，聘请专业人员，加大对人力资源档案的数字化系统的建设。而且需要注意的是，事业单位需要将人力资源档案管理的水平整体提高，使人力资源档案的系统更加合理、科学，具有一定的稳定性。并且在人力资源档案全面地输送到系统里之后，可以保证专业的工作人员能够对其进行有效提高。事业单位在使用人力资源档案管理数字化系统的时候，需要使系统更加可靠并且全面。专业人员需要对磁盘阵列的产品，根据严格的相关标准进行使用。专业人员也需要利用自身的专业知识，对整个系统进行全面的保护。事业单位人力资源档案管理数字化建设，要能够提供管理系统和日常办公系统的紧密结合，需要专业人员对其进行不断的改进和补充，也要使工作人员能够使用系统中的查询功能进行日常的工作，专业人员需要在系统中设置更加方便快捷的查询区域，使不同的资源能够全面连接。

（二）加大标准化、规范化建设

在数字化的整体环境下，事业单位的人力资源档案的管理需要更加标准合理，并且使用先进的数字科学对其进行有效的设计和规划，使整体人力资源档案管理的建设能够获得发展。不仅如此，还需要将人力资源档案管理目前的水平进行了解，事业单位在进行人力资源档案管理数字化建设的时候，需要根据国家相关法律法规，结合自身实际工作水平，按照相应的制度和情况来设计相关档案管理的系统。在实践中对于这个系统进行全面的检测，使其在真正使用的时候能够更加正确标准，使事业单位人力资源档案管理的整体数据和目录都能够互相符合，便于使用。在实际使用过程中，工作人员可以将系统和本职工作进行有效结合，系统需要更加科学可靠。在数字环境下，将事业单位人力资源档案管理的建设更加合理科学，并且符合使用的标准和规范。对于人力资源档案管理的内容和结构，以及其他相关的部分，都需要有着更加标准的设计和制定，来形成一套更加便捷、完整的系统，使各方面都能够建立统一的标准，实现更高效的下作人员需要的数据共享。

三、结束语

综上所述，目前我国社会科技不断提高，各行各业都已经更加科学化。事业单位需要与时俱进，将日常管理工作和目前的数字环境相结合，特别是对于事业单位人力资源档案管理方面的建设，需要满足其数字化、科学化的需要。使事业单位档案管理的使用更加便捷合理，管理也能更加具有保障性。结合事业单位实际工作情况，科学合理地制定人力资源档案数字化建设的规则，让管理能够符合标准，适合事业单位的实际工作，事业单位的各方面情况可以得到发展。

参考文献：

[1]张婧，马哲.数字化背景下优化事业单位会计档案管理研究[J].办公室业务，2018（4）.

[2]蔡静敏.基于数字化的事业单位档案管理探讨[Jl.办公室业务，2018，No.292（ 11）：84.

[3]燕翔.人事档案管理面临的新问题及改革路径探讨[J].办公室业务，2018（5）.