谈企业电子档案元数据方案编制意义及难点

摘 要：企业数字档案馆建设如火如荼，但关于数字档案馆建设“地基”的元数据相关管理方案在大多数企业中却鲜有见到。随着国家关于电子档案元数据的管理要求出台，以及企业数字档案馆建设过程中出现的诸如数据交互困难等问题，都迫切要求企业档案部门抓紧编制符合企业实际的电子档案元数据方案。此文结合某集团企业电子档案元数据方案编制经验，一方面分析了企业电子档案元数据方案编制在企业数字档案馆建设中的现实意义，一方面论述了电子档案元数据方案编制过程中需关注的几个难点内容，旨在为企业编制元数据方案方面提供经验性参考。

关键词：企业数字档案馆;电子档案;元数据方案编制

一、编制意义

GB/T18391.3-2009在前言中完整地阐述了元数据的含义，简言之，即在数据处理和交换过程中，为提供者和使用者统一认识数据的含义和表达而必须定义的数据的若干特征或属性，这些数据特征或属性统称“元数据”。2018年7月，国家档案局召开了企业数字档案馆建设试点启动会，鸣响了国家电网公司、中国长江三峡集团公司等35家试点单位数字档案馆建设的号角，标志着企业档案信息化建设进入了整体规范发展阶段。企业数字档案馆在企业中的定位为各类型电子档案的汇集，将会涉及众多的数据处理和交换，假若不统一规范数据特征或属性，数字档案馆系统与其相关业务系统无法统一认识数据的含义和表达，将会影响数字档案馆建设质量。因此，在数字档案馆建设中，企业档案部门应充分了解编制电子档案元数据方案的必要性和重要意义，夯实元数据这个“地基”。具体来说，数字档案馆系统全生命周期管理、业务系统原生电子文件归档以及档案信息资源库整合方面尤为迫切需要规范的电子档案元数据方案。

1.数字档案馆系统全生命周期管理

刘越男等认为元数据是ERMS的血脉，元数据方案与其所有功能存在关联。同样，元数据也是数字档案馆系统的“血脉”，元数据方案它贯穿数字档案馆系统设计、研发、部署及运维等全生命周期过程。因此，提前编制规范的电子档案元数据方案，一方面有助于高质量指导数字档案馆系统设计人员进行功能模块的创新设计，一方面也可以成为系统软件开发人员的作业指导书，高效完成系统开发。另外，电子档案元数据方案中对元数据的约束性、值域、著录说明等描述项均可以辅助系统实施人员进行数字档案馆系统的配置和运维工作。

2.原生电子文件在线归档

解决各业务系统中原生电子文件在线归档是数字档案馆建设的重要内容之一，因此，编制规范的电子档案元数据方案，一方面有助于档案部门对业务系统归档的原生电子文件元数据范围进行框定，确保元数据归档的完整性;一方面统一数字档案馆系统与业务系统相关技术人员对元数据的理解与认识，高效完成归档接口的开发，避免系统厂商之间因为沟通不畅发生扯皮现象。

3.档案信息资源库整合

检索利用是数字档案馆建设的终极目标，编制规范的电子档案元数据方案，统一“标杆”，将馆藏的档案数字化副本与原生的电子档案进行元数据整合，最终为数字档案馆用户提供完整齐全的数据利用体验。

二、编制难点

1.难点一：编制团队建立及编制过程的把控

边解读电子文件元数据等计算机领域要求，边结合建立电子档案元数据规则，企业档案部门编制电子档案元数据方案具有一定的跨界难度。这也是许多企业电子档案元数据方案缺失或者难产的原因之一。

（1）编制团队建立

编制团队一般需要由档案部门、信息技术部门、业务部门、重点业务系统建设方以及数字档案馆系统建设方组成。职责如下：档案部门人员负责组织协调、把控编制进度以及审议编制结果等;数字档案馆系统建设方可以是元数据方案编制的中坚力量，负责收集信息技术部门、业务部门以及业务系统建设方所提供的相关信息并向档案部门上报编制进程及结果;信息技术部门、业务部门以及业务系统建设方负责提供相关业务领域内业务情况介绍以及筛选关键性业务元数据。

总之，建立良好的编制团队以及组织架构体系是编制电子档案元数据方案的重要保障。同时，与数字档案馆建设项目同步，充分发挥数字档案馆系统建设方项目人员力量，不仅降低编制难度，还可提高编制质量。因此，在数字档案馆建设项目规划或招投标时应一并考虑电子档案元数据方案建设问题，预留相关经费。

（2）编制过程的把控

企业档案部门人员应提出编制计划、设立里程碑节点，并把控编制过程，尤其关键工作节点，提高编制效率。一般情况下，电子档案元数据方案编制过程分为准备阶段、起草阶段、编制阶段。在三个阶段中，关键工作节点介绍如下。

在准备阶段，关键工作节点可以总结为“建团队，深研究”。“建团队”上文已经论述，这里不再赘述。重点解释“深研究”，它是指团队人员应利用一段时间共同研究学习电子档案元数据相关国家标准、行业标准以及论文文献，在丰富电子档案元数据知识储备的同时，建立编制团队对电子档案元数据的含义、作用以及电子档案元数据实体方案、构成以及描述方法的统一认识及评判标准。此阶段建议计划一个月时间。

在起草阶段，这个阶段专门进行电子档案元数据构成的梳理，其关键工作节点可以总结为“广撒网，细筛选”。“广撒网”是指对相关的关键业务人员进行调研访谈及对业务系统功能试用了解，并广泛收集汇总相关元数据构成项。建议可以采用excel罗列元数据名称、适用门类、应用层次、数據类型、信息来源等主要元数据描述方法，对元数据构成进行初步梳理。“细筛选”是指对汇总形成的元数据构成项，从是否便于对电子文件理解、是否便于确保电子文件的真实性、可靠性和完整性、是否便于高效率的检索、是否支持保管策略之间的有效迁移等角度鉴别，仔细筛选是否可列入电子档案元数据构成范围。由于电子档案元数据的构成是电子档案元数据方案的核心内容，因此也是最耗工作量阶段，建议计划两个月时间。

在编制阶段，其关键工作阶段可以总结为“搭框架，细打磨”。“搭框架”是指在已经确定元数据构成的基础上，搭建企业电子档案元数据方案的框架过程。企业电子档案元数据方案框架一般包括范围、规范性引用文件、术语和定义、实体方案、构成、描述方法、元数据描述及附录等章节。由于电子档案元数据方案包含少则80余项多则100余项对元数据19余条的描述，因此“细打磨”是非常必要的，尤其在实体方案选择以及元数据描述章节应反复讨论。此阶段建议安排一个月时间。

2.难点二：行业标准文件解读

自文件管理元数据国际标准《ISO23081-2 信息与文献—文件管理过程—文件元数据》发布以来，国家档案行业针对电子文件元数据不断进行本土化、专业化研究应用，先后发布了档案行业推荐性标准《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T54-2014）、《录音视频类电子档案元数据方案》（DA/T63-2017）。它们是企业编制电子档案元数据方案的直接依据文件，也是编制框架、内容和方法的主要参考文件。因此，编制过程中对三个标准规范解读是难点也是重点，下表对比介绍了三个标准规范。

由上表可知，DA/T46于2009年发布，是国家首个针对电子文件元数据的推荐性规范要求，具有重要的里程碑意义。它详细地规定了文书类电子文件在形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求，企业编制管理类、文书类以及基础性元数据方案均可参照此标准。2014年，在引用DA/T46基础上，结合照片类档案特点，DA/T54发布该标准明确提出“电子档案元数据”。2017年，DA/T63增加了适用门类、信息来源等元数据描述方法项，尽可能详细的定义元数据的属性特征，同时资料性附录更加详尽，尤其增加了《DA/T63与DA/T54元数据映射表》《不同立档单位的实体元数据著录模板》等使得元数据方案更具可讀可理解性。因此，在编制电子档案元数据方案的元数据构成时可根据不同类型，企业可参考三个标准进行综合设定，而在编制元数据方案的框架、构成、描述方法及资料性附录等方面，建议重点参考DA/T63。

三、结束语

总体来说，行业电子档案元数据相关标准要求仍处于不完善阶段，如针对科技类以及会计类等专门档案元数据标准仍未出台，数字档案馆建设急迫需求容不得拖延。因此，企业档案部门人员应行动起来，借助各方力量，建立编制团队，把控编制过程，扎实推进编制工作。同时，在参考行业标准规范基础上，结合企业实际情况，编制出符合本企业需求的电子档案元数据方案才能为数字档案馆建设保驾护航。

参考文献：

[1]刘越男.电子文件管理系统实施过程中元数据方案设计[J].档案学研究，2012（2）：56-64.

[2]GB/T 18391.3-2009 信息技术，元数据注册系统（MDR） 第3部分：注册系统元模型与基本属性[S]

[3]DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案[S]

[4]DA/T 54-2014 照片类电子档案元数据方案[S]

[5]DA/T 63-2017 录音视频类电子档案元数据方案[S]

作者简介：李夏（1986-），女，汉族，金航数码科技有限责任公司，高级咨询顾问，硕士研究生，主要进行企业数字档案馆建设方面研究。