建立中学生资助档案工作的探讨

黄梅萍

摘 要：本文从中学生资助档案的现状进行分析，针对其所存在的问题，结合中学生资助工作的特点、类型，从学校档案建设、管理的实际出发，着重阐述中学生资助档案的重要性，提出了注重宣传工作、完善管理措施、保密安全防范、确保档案的完整性等建议，努力做好中学生资助档案工作。

关键词：资助档案;现状分析;特点类型;几点建议

中学生资助档案是普通高中学校在落实国家助学金和免学杂费等资助政策中形成的，对教育主管部门、学校和社会具有重要保存和利用价值的各种历史记录。学生资助工作是一项促进教育公平的民生工程，越来越受到国家和社会的关注，政府对落实此项政策有专门的实施细则和严格的资助程序，学校在执行过程中将形成大量的资助印证资料，这些资料不仅包含专业性的文字材料，还包括电子文档、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录，这些资料和记录正是我们建立资助档案的原始和真实的材料。

一、学生资助档案的现状分析

普通高中学生资助工作已在福建省开展近9年时间了，此项工作档案的建立、管理、利用也在各级各相关部门和学校的共同推动下取得成效，为政府更为精准开展对学生的资助工作提供依据，但仍存在着一些问题，亟待解决。

1.管理制度不健全。近些年，教育主管部门虽对学校资助工作出台了比较多的规范性文件，比如《莆田市普通高中家庭经济困难学生资助实施细则》，但在资助档案上《福建省中、小学学校档案管理暂行办法》和《福建省中、小学学校文件材料归档范围及保管期限表》还未将此项档案列入并明确其归档范围及保管期限，仅制定了《莆田市普通高中学生资助工作档案资料清单》，导致学校在归档中没有可参照的归档范围及保管期限，收集资助工作档案仅凭《档案资料清单》所规定的项目进行收集，在一定程度上造成档案材料收集不全、遗漏和保管期限划分不明等现象。

2.管理人员专业不强。莆田五中资助这项工作是由校德育处负责，尽管学校设立了专门的档案室，配备了专业的档案人员2名，但学校档案种类繁多、工作量大，日常管理中无法兼顾，致使资助档案只能由负责资助工作的教师进行整理归档，然而这部分教师只熟悉资助业务，缺乏专业的档案管理知识，对资助档案的收集和管理较为粗放，通常将资助工作材料按照评估迎检的方法和要求进行汇总整理，造成了资助档案归档不及时、不齐全、不规范，且利用方面也仅停留在应付有关部门的检查和审计上，资助档案的实用作用未能得到充分的发挥。

3.信息化程度不高。尽管目前国家建立了全国学生资助管理信息系统，但系统仍较为落后，还未能与学校的智慧校园平台有效衔接，造成学校、家长、学生三方在资助工作网络登记、实时更改、信息发布等环节上的速度缓慢，收集资助相关证明资料滯后，工作无法高效运行。另外，资助档案的双套管理制的特点和系统的广泛应用，其产生的大量电子文件，如何进行分类、甄别和科学有效地整合转化为信息数据档案？也为我们带来了新的挑战。

二、学生资助档案的类型、特点

1.类型

（1）综合类。内容包括：县（区）级以上资助政策文件;本校制发的资助工作文件;学校资助工作领导小组人员分工及职责;学校资助工作计划、总结、会议记录、自查记录、整改方案等有关资料;宣传报道稿件，通稿，报纸等;诚信教育、励志教育及感恩教育材料;学生学籍花名册、学校资助工作台账等，具体由负责资助工作的德育处负责收集整理归档。

（2）表册类。主要包括：受助学生情况汇总表、明细表、四类兜底对象确认表（依明细表名单顺序）、建档立卡家庭经济困难学生受助名单确认表、城市（农村）低保家庭学生受助名单确认表、农村特困救助学生受助名单确认表、残疾学生受助名单确认表、受助学生申请及佐证材料、（免学杂费、发放助学金）班级评议记录表、（免学杂费、发放助学金）学校评审会议记录表、（免学杂费、发放助学金）受助学生公示、公示结论（附图片）、国家助学金资助卡办卡补卡签领表、助学金受助对象发放名单、免学杂费（助学金）支付通知书、银行上账通知和银行打卡回单等，具体由负责资助工作的德育处负责收集整理归档。

（3）财务类。这类材料重点反映的有：各年度资助的申报表、发放登记表等，按照会计档案序列要求由学校财务处负责收集整理归档。

（4）声像类。包括：资助政策宣传资料（含图片、音频及视频资料）;上级领导视察、巡查、检查本校资助工作的照片;本校参加上级开展的活动照片，获奖牌匾，证书复印件等，具体由办公室负责收集整理归档。

2.特点

（1）连续动态性。其表现在学生资助档案的形成不一定是从高中阶段，有的是从小学就开始，并将转至大学，一份完整实用的资助档案涵括：学生的个人成长经历、家庭成员情况和经济状况、困难证明材料、受助情况等。当前，全国学生资助管理信息系统是以学年为周期实行动态管理，并对每学年的学生实际情况进行调整。我们要充分运用好这一系统管理软件，对资助档案信息进行整理和更新，及时掌握学生的动态信息，保持其连续动态的管理，才能更好地了解受助学生的个人和家庭情况，有针对性地给予资助。

（2）复杂多样性。体现在“两多”：一是资助工作往往涉及部门和人员多，在学校不仅有班主任、德育处、办公室、财务处、教务处等参与，在校外还需要教育、民政、乡镇 （街道）以及村（社区）等部门出具相关证明材料辅助;二是受助学生多，我校常年在校生有3000名，60个班级，按照《实施细则》规定：全市平均资助比例原则上按在校生的10%左右确定，莆田五中每年也有近300名学生受助，每生一档，为此不仅档案资料的来源复杂多样，而且个档累积量大，需要我们仔细认真地整理核对，确保学生资助档案的完整、真实、有效。

（3）双套管理制。针对当前学生资助档案信息化程度高，学校建档立卡应在全国学生资助管理信息系统上录入保存，也应建立纸质专档。为此，在日常整档工作中，我们要在维护和完善学生资助电子档案的同时，保证纸质档案的一致和同步发展，真正实现双套制管理。

三、做好学生资助档案的建议

1.加强资助政策及建档工作的宣传力度。学校应利用招生宣传、发放入学通知书、校园广播、报刊、致学生家长一封信、家访等方式，宣传国家各项资助政策及学校贯彻落实各项政策具体的实施办法，将我校对家庭经济困难学生的各项资助具体实施办法印发给每一位入学新生，在高一入学教育中组织学习宣传。同时，利用学校网站学生资助窗口，宣传学校各项资助政策、工作动态和资助档案管理利用并开展经常性的交流，解决学生提出的问题，随时接受师生对我校学生资助工作的监督，利用资助档案为师生提供服务。通过宣传，正确引导舆论导向，形成良好的舆论氛围。同时倡导师生关心弱势群体，引导家庭经济困难学生树立信心、克服困难，乐观学习和生活。

2.健全和完善资助档案管理制度。学校依据上级资助文件和档案管理规定，结合各自实际情况，制定校内资助档案管理细则。首先，确定收集范围。如各项学生资助业务的政策文件、学生申请及各种证明材料、公示材料、审批文件、资助业务工作各环节的报表、账册等。其次，划分保管期限。学生资助工作涉及国家财政资金的使用和管理，因此，学生资助档案的保管期限应设定为永久和 30 年两种。第三，明确整理时间。高中学生资助档案每学年评审，分两学期发放，为此资助档案也要按每学年整理移交一次，但资料要分学期装订。第四，制定管理制度。学校要结合实际制定出台资助档案的管理、立卷归档、保管、保密、查（借）阅、移交等系列有效制度。另外，我们应主动向领导汇报资助档案建立和管理情况，争得领导重视，将资助档案列入学校档案工作总体规划之中，纳入工作考核内容，并确保人员、场地、硬件配套以及制度、责任等落实到位。

3.确保归档材料的真实、完整。我們在收集过程中，对学生资助档案的真实性、完整性和有效性，要进行必要的检验，凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的文件材料，该退的则退，该整改的及时整改，确保归档材料的完整和安全，更不得伪造、篡改。要明确法律责任，凡是漏签的文件，督促补签完整。助学金、减免学费、补助等各类资助材料，须有学校领导签字，以保证归档材料的完整性和法律凭证作用。在资助过程中形成的电子文件材料，对一些法律尚不健全的情况下，仍应当还原成纸质文件进行归档，并在归档时加盖单位公章。

4.增强资助档案的保密意识和安全观念。学校档案管理人员要主动参与并指导学校资助档案的整理、收集和归档;学校资助工作人员要对档案管理基础知识的学习，熟练操作数据库、信息应用技术、办公软件等技术。同时，加强纸质档案与电脑软件应用的结合，做到优势互补。学校要根据不同的需求，视情派员参加专业培训、继续教育，提高对档案管理的认识和实际工作的能力，且在职称评定职数上给予定岗定编，确保人员稳定和工作积极性。要根据资助档案的特殊性，其不对外开放，仅为两类人员。一是纪检和监察等部门;二是教育部门、金融机构、受助学生和家长。若外单位、学生和学生家长需查阅资助档案的，须经学校批准，并办理登记手续。查阅时不得丢失、损毁、涂改。同时要做好电子档案和备份，甚至对访问权限的管理人员，要签订保密协议，确保网络信息的安全。

总之，学生资助档案是整个资助工作过程的体现，是学生资助专项资金落实情况的印证，因此建立规范、有效管理和利用的资助档案，对于持续地落实国家对普通高中学生的资助政策意义重大。我们档案工作者，要以高度的政治责任心和工作责任感，重视资助档案工作，加强制度建设，提高业务水平，使学生资助档案工作逐步走上正轨，充分发挥资助档案的社会作用。

参考文献：

[1]吴春岩，籍芳芳.高校学生资助档案归档刍议[J].兰台世界，2015（12）

[2]蒋冬梅.南宁市中小学学生资助档案管理的调查与思考[J].广西教育，2017年14期