浅析机关事业单位档案信息化建设问题与对策

朱杰云

摘要：在信息化时代，档案信息化建设工作是时代进步的必然要求，实现档案信息化建设可以优化档案服务功能。但是，实现信息化的路上却存在着许多难题，实现高质量、高水平的机关事业单位档案信息化建设，加快建成方便、快捷、利民的档案管理系统，是机关事业单位在现代信息化背景下发展的必经之路。

关键词：机关事业单位;档案;信息化;问题与对策

通過档案信息化建设，可以将日常工作中形成的资料与数据收集起来，建立一个完善的信息查询系统，机关事业单位档案信息化建设是我国档案信息化建设过程中极其重要的部分，对机关事业现代化管理有着重大提升作用，所以，机关事业单位要从实际出发，建立完善的档案信息化建设体系，提升档案管理工作的效率。

一、机关事业单位在档案信息化建设方面存在的问题

1.对档案信息化建设的认识不足，重视力度不够。机关事业单位长期实行着传统的档案管理方法，对档案信息化建设的认识不够，缺乏长期的工作计划，虽然有些机关单位的档案室已经安装了档案文件管理软件系统，并进行了档案信息的录入工作，但是由于缺乏对档案信息化建设的认识，以及档案管理部门和领导人不够关注档案信息化建设，导致档案信息工作进展缓慢，档案信息化建设的程度较低。一些机关和机构只是简单地收集和储存档案，就认为是档案信息化建设，对档案信息化建设存在误区。一些单位对档案信息建设缺乏足够的思想认识，甚至存在误解，有人认为把档案数据输入电脑就标志着档案信息化管理的实现。所以在信息化的实施过程中，会受到人的思想的影响，由于意识形态和知识水平的限制，一些人不主动学习和接受新技术、新思想，因此，由于缺乏足够的思想认识，个别单位对档案信息化建设缺乏长远的规划，直接影响档案信息化建设的顺利实施。由于档案工作的枯燥与无趣，并且难以取得突破性成就，导致部分机关事业单位不重视档案工作，在对档案的信息化建设问题上认识不足。

2.档案信息化建设设备，技术人才落后。机关单位档案信息化建设程度的高低与单位所掌握的信息化技术密不可分，若档案信息化建设的设备与管理技术落后，将跟不上现代信息化建设的步伐。就当前的状况来看，档案信息化技术落后的现象也存在于我国大多数机关事业单位。首先，电子仪器设备如果存在问题，在档案信息录入的过程中将会出现差错，导致录入的信息不完整或者转换质量低下等。若维修管理技术落后，遗失的文件不能及时找回或损坏的系统不能及时修复，将造成档案信息资源的巨大损失。其次，信息化建设还需要专业的技术人员来运营和管理，这也是保障实现机关事业单位档案信息化建设的一个重要内容。目前，由于缺乏熟练的运营管理技术人才，不仅会消耗大量的管理时间，还会影响档案信息化建设工作的进程。就提高档案信息化的建设工作效率而言，有必要选择和培训档案管理干部精通档案管理，熟悉机关事业单位的档案信息化业务流程，掌握基本的档案信息化管理知识，并且能顺畅地与计算机专业人员沟通，有丰富的实践经验和强烈的进取精神。

3.对档案信息化建设创新性规范化管理。随着信息技术的不断创新与进步，档案信息化建设也需要创新与进步，才能应对日益变化的社会格局，旧式的信息化建设和管理技术太过于表面化，应当借助先进的科技不断改进和创新，加快建成满足新要求、新高度的档案信息化系统。目前，各种档案管理软件层出不穷，各个机关事业单位所使用的档案软件也不尽相同，这导致在档案的转接过程中，很难实现无缝衔接，因此对档案的转出与接收十分不便。并且一些机关事业单位目前还没有建立科学、系统的管理体制，缺乏创新性和规范化管理方法，无法体现出档案信息化管理的优势。这就需要机关事业单位在进行档案信息化建设的过程中做出适当调整，完善档案管理的相关规章制度，向信息化时代学习新方法，将档案信息化建设工作落实到底。

4.网络安全问题对信息资源运营管理的威胁。近年来，互联网技术的迅速发展和信息化建设进程的加快，给档案管理信息化建设工作带来了极佳的发展前景。档案信息的开发有利于实现档案数据的长期存储，提高档案信息的检索效率，充分发挥远程档案查询、调动等服务功能，提高档案管理工作的效率。但是，因为信息系统网络环境的复杂性和文件信息系统本身的局限性，当前的信息工作仍然面临着病毒攻击、系统漏洞、应用安全等网络安全风险。网络资源环境的安全问题日益突出，不法分子通过利用网络环境的漏洞，采用各种不良手段盗取机关事业单位的档案信息，导致档案信息泄露，档案管理系统崩溃或损坏。并且管理人员的错误操作、系统故障等，也会给档案信息化建设带来不同程度的威胁。因此，机关事业单位在进行档案信息化建设的过程中一定要特别重视网络安全问题。

二、机关事业单位档案信息化建设的对策

1.加强机关单位对档案信息化建设的认识程度和重视力度。机关事业单位的发展与建设与档案信息有着密切的联系，档案记录着个人或机构的各种信息，包括学习成绩、人事变动、工作情况、奖惩情况等内容，档案的完整性与准确性关系到个人和机构前途问题。档案信息化建设又是一项需要多个部门共同配合的工作，需要相关部门的大力协助，需要单位资金的大力支持。因此，一定要加强机关单位对档案信息化建设的领导作用，充分认识档案信息化建设的重要性增强档案信息化建设的使命感和责任感。机关事业单位需要从思想上对档案信息化建设给予重视，这是做好档案信息化建设的基础，首先，机关事业单位的决策层要不断转变原有的旧观念，充分了解信息时代发展的趋势，认识档案信息化建设的重要性，使档案信息化建设发展符合时代的发展趋势，不断重视档案信息化建设。其次，要增强档案信息化建设的思想意识，明确档案信息化建设的发展目标，认真制定并实施机关事业单位的档案信息化建设的发展规划。不断加强对信息化建设的重视力度。

2.优化信息技术设备，完善信息技术人才的引进和培养工作。信息技术设备作为档案信息化建设的硬件保障，机关事业单位应该根据实际情况，提供必要的资金支持，购置适当的技术设备。档案信息化建设是一项技术性很强的工作，因此优秀的技术人才的引进和培养工作已成为档案信息化建设的重要工作。需要有关部门积极培养和引进信息化技术人才，以满足档案信息化建设工作岗位的需求，提高档案工作者的信息处理能力。首先，有必要引进信息技术领域的人才，特别是在文件管理和计算机方面。其次，对现有档案人员进行培训，如加强计算机运用能力和网络知识学习方面的培训，培养一批懂计算机知识和档案管理的复合型人才，为档案信息建设提供人才保障。人才是档案信息化建设和发展的动力。作为现代档案工作者，应具备丰富的档案专业知识，掌握计算机网络技术知识，努力成为复合型人才，以适应档案信息化建设的需要。因此，要重视人才培养，调整人才结构，丰富人才专业技术档案，加强人才培养工作。为人才提供机会，进一步研究，尤其是研究现代通讯和其他技术，以便为档案信息化建设奠定基础。

3.加强档案信息化建设和管理的规范性。对于档案信息化建设的规范和限制，要从管理制度上入手，建立完善的档案信息化管理制度，为档案信息化建设提供切实可行的制度保障。可以从以下几个方面进行规范：一是加强组织领导，制定合理的档案信息化建设工作计划，完善各类档案信息化的运营管理制度，提高信息化系统的实用性。二是提高信息化档案资源建设，完善机关事业单位文件数据管理，确保档案和格式规范的完整、准确。三是严格建立电子档案的接收和管理制度，防止电子档案遗失或泄露。四是优化档案信息化建设体系，实现社会档案信息资源共享，充分利用现有信息传输网络和平台，促进档案信息机构和事业单位资源共享，鼓励公共档案信息机构通过网络对单位进行信息共享。按照国家有关要求，加快发展的行政法规对电子文件的归档和出版的电子信息等等。同时，要统一档案信息标准体系，加快建成完整、高效的档案信息化服务体系。

4.加强网络安全管理工作，确保档案信息的安全性。机关事业单位要加强网络安全防范意识，档案信息资源的泄露会给机关事业带来极大的负面影响，网络安全的重要性不言而喻，机关事业单位应多方面采取网络保护措施，加强网络安全的管理工作，确保档案信息的安全。要不断优化计算机档案信息管理系统，确保档案数据库的安全，文件信息应该传输到专用的文件服务器，并在物理上进行隔离。数据应该在不同的地方备份。在利用档案信息资源和处理档案信息的过程中，要不断提高信息安全防范意识，防止黑客攻击系统和档案信息泄露事件的发生。

各机关单位要定期开展网络环境的安全清理和排查工作，对日常办公网络、各类门户网站、公众平台的网络安全情况和风险情况进行仔细排查分析，及时按照要求消除网络信息安全隐患。各机关单位还可以采用先进的网络管理技术，选拔合格的网络运营管理人员。档案信息安全工作关系到档案事业的发展和稳定。如果不能保证档案信息的安全，就不能正常开展档案工作。因此，要重视档案信息安全建设，抵御各种计算机病毒的入侵，创造安全的计算机网络环境。比如，通过专业技术操作，提高防火墙抵御黑客袭击的能力，建立局域网与外部网络之间的防火墙，拦截各类不明信息，控制访问权限，禁止非法用户登录，防止文件被修改，定期备份信息等，当系统发生故障时，可以尽快恢复数据。

三、结束语

综上所述，在档案信息化建设过程中，机关事业单位需要提高对档案信息化建设的重视程度，转换思想观念，跟上不断进步的时代步伐，优化管理制度和标准，不断探索新的解决问题的方法与对策。还要加强业务知识的学习能力，不断学习新的现代化信息知识，掌握更多的现代化信息技术，才能有效提升机关事业单位档案信息化建设的水平。

参考文献：

[1]陈瑞兰.我国档案信息化建设的现状分析及问题对策[J].改革与开放，2009（08）

[2]景雪.档案信息化现状、存在问題及其建设要点[J].产业与科技论坛，2010（03）

[3]秦玉梅.我国档案信息化建设中存在的主要问题及对策[J].科技创新导报，2013（3）.

[4]崔跃生，周秀成.谈我国档案信息化建设的问题及对策[J].办公室业务，2014（7）.