基于物联网的档案智能化管理服务模式研究

齐丽娜

摘要：党的十九大对新时期的档案工作提出了更高的要求，即新时期的档案工作要朝着智能化、便利化的方向发展，提升档案工作的服务功能。建立智能化、便利化的档案管理体系离不开网络技术的发展，特别是物联网技术的应用，能够极大提升档案工作的智能化水平，增强档案工作的服务意识。但在实际操作过程中，会出现档案信息安全风险增大等问题。因此，如何将档案资源电子化，建立更加科学高效的档案管理体系，进一步促进档案智能化与物联网平台的建立是我们需要关注的重点问题。

关键字：档案工作;智能化;物联网

物联网技术是在互联网发展基础上兴起的第三代互联网技术，其核心是通过在物品上安装的传感设备将物品与互联网相结合，进行物品的信息查询和通信，进而达到物品的定位、跟踪和智能化识别等功能。鉴于其技术和功能方面的优势，物联网已经得到了广泛的应用。近年来，物联网在档案工作中的应用受到了人们的广泛关注，对于实现档案工作的智能化管理具有十分重要的意义。

一、物联网与智能化趋势概述

目前物联网技术发展较快，应用范围也很广，普遍公认的概念为：通过射频技术（RFID）等信息传感设备，按照用户协议，可将任何物品与互联网相连接，进行信息互通，从而实现物品的智能化应用，比如，定位、跟踪等功能。换句话说，物联网技术就是将感知技术、信息化技术以及智能化技术等多种先进技术进行融合，进而实现人机互动，从而实现“物—物”相连的技术。物联网是在互联网基础上兴起的新一轮信息浪潮，因此也被称为继移动网络、互联网之后的第三次信息浪潮。

智能化是指在网络技术、大数据技术以及人工智能技术的支撑下物体所具有的特殊属性。智能化是现阶段档案工作发展的主流方向，智能化的应用使档案管理更高效、更科学，很大程度上满足了现阶段人们对于档案的服务性功能。随着物联网等信息技术的快速发展，智能化档案管理开始逐步与物联网技术相结合，进一步提高了档案管理的效率。

二、物联网技术应用于智能化档案管理的必要性

近年来，随着我国档案数量的急速增多，传统档案管理方式带来的问题日益增多。传统的纸质档案存档工作涉及工作内容繁琐，从最初的对存档档案的分类、排序到档案的装订，再由相关人员标注档案相关信息，整个过程都由人力完成。虽然现阶段档案室都配备了电脑等信息化设备，但设备更多的功能都停留在对于档案存放地点等基本信息的查询方面，而且对于系统中查询到的存放档案的相关信息也是靠人工录入的，这个过程耗时耗力，通常占用档案管理人员大量的时间，因此很多档案存放部门由于人力有限，连基本的查询功能都不具备，只简单记录借阅信息，也就说，一些档案存放部门的电脑连最基本的查询功能都难以实现，更多的查询还是依靠纸质进行。这样古老的档案管理方式与当下信息化水平极不相称，对于档案信息化、智能化发展十分不利。而物联网技术的引入，能够有效提升档案管理的工作效率，结合物联网技术的特点，只需在存档档案中加入传感设备，就能实现档案信息和互联网的互通，人们可以利用网络直接实现档案的查询功能。

我国档案事业发展缓慢的原因之一在于缺乏专业的档案管理人员，为了加速推进我国档案事业的前进，国家已经加大力度培养专门人才。同样的，对于物联网在档案信息化、智能化方面的应用同样需要专业的人才，特别是近些年，物联网技术已经成为国家重点关注的新兴产业之一，相应的政策也先后出台。同时，国内已经有200多家高校在本科阶段开设了物联网技术相关专业，为专业人才培养奠定了基础。因此，对于物联网在档案发展方面的人才是有保障的，这也为物联网与档案信息化、智能化的结合提供了必要条件。

物联网技术与档案信息化、智能化技术相结合，实现了档案的线上服务功能，增强了用户体验，让用户有了更多的选择，用户可以根据自身情况选择适合自己的档案查询方式。同时，物联网和信息化、智能化的结合，促进了档案从纸质向电子的转变进程，提高了档案的存储和信息传递的效率。物联网的应用，提升了档案管理的升级，将档案资源从线下转移到线上，建立起更广泛科学的档案管理体系，使档案实现线上线下同步查询等功能，突破地域和空间的限制，提升档案查询效率和用户体验。

另外，基于物联网平台的智能化档案管理系统与传统的档案管理制度相比，突破了对于人工的依赖，更多的是借助计算机的便捷性提高档案管理的查询和处理效率。对于档案管理部门来说，物联网智能化档案系统的建立有效降低了人力成本，同时提升了用户查询效率，一定程度上提升了经济效益。同時，档案电子化的应用，将纸质阶段的档案进行有效整合、分类和归档。理清了档案管理部门工作流程，完善了档案管理系统。

三、影响物联网应用于档案智能化的因素

上面提到基于物联网的智能化档案系统的建立相比于传统的档案管理系统，具有十分突出的优势，同时满足新时期国家对档案管理事业提出的新要求。但在具体实施过程中，依然存在一些问题制约了档案智能化在物联网方面的进程。

1.缺乏资金支持。基于物联网的档案智能化是一项复杂的系统工程，涉及到的中间环节很多，不仅需要有力的技术支撑，同时需要大量的资金支持。其中最重要的环节就是给档案建立RIFD电子标签，以供物联网平台建立。而RFID标签所要求的技术含量很高，同时需要投入大量的资金。另外，对于建立起的标签进行有效管理也是实施中的核心问题，对于相关管理人员要同时具备档案管理和物联网两方面的知识，因此对于人才的选拔和培养也是需要资金支持的。但现阶段的面临的问题是，很多档案管理部门开始进行档案电子化工作，大量资金都用来采购电子设备和布置档案馆了，普遍存在资金不足的问题。在这种情况下，很难有余力进行RIFD标签的引进和更新。另外，长期以来人工进行档案管理，即使要引入相关技术人员，对于原有工作人员的安置也要花费一定的时间精力和资金，同时相关技术人员严重缺乏，要引入人才也不是一朝一夕能完成的。这些因素堆积在一起导致了档案智能化在物联网方面进程缓慢。

2.标准不明确。标准并未完善。特别是物联网技术，虽然近些年发展迅速，但依然处于发展的初级阶段，相关行业标准尚未明确。特别是RIFD技术，随着应用范围的不断扩大，相关制度标准正在不断更新完善，然而，由于应用范围太广，不同对接平台兼容性是面临的最大难题。因此，针对不同的对接平台，要制定相应的标准和规则，尽可能在短时间内克服兼容性的问题，这就需要专业技术人员的参与。

3.用户风险提高。智能化平台的建立打破了传统查询档案必须到档案馆进行的局面，可以让用户利用手机等移动终端在线上进行，极大的节约了用户时间，不仅提升了用户查询效率同时提高了用户体验。但相关数据传输到网络，就会面临信息泄露的风险。鉴于RIFD开放的属性，很容易给不法分子带来可乘之机。因此，如何在提升用户体验的同时，加强网络安全意识是平台建设过程中面临的又一大难题。一旦发生个人信息泄露，就会让用户对物联网技术产生怀疑，阻碍技术推进进度。

四、基于物联网的档案智能化实现措施

1.完善平台功能，提供多元化服务。智能化档案平台的建立一方面是为了提高档案的查询效率，另一方面是为了增强用户体验。因此，在平台建设过程中，要注重平台功能的完善以及服务的多元化，力求做到线上线下功能同步。同时，要关注用户个性化服务的提供，根据用户的不同需求，除了基本功能平台的搭建，同时要关注差异性服务体系的建立，即提供定制型服务。另外，充分利用平台的智能化优势，利用大数据和云计算等先进技术，针对用户层次和需求提供相应的订阅服务和推送服务。最后，对于特殊用户提供高级检索服务，同时提供检索信息发送服务，用户可以自行选择是发送到邮箱或者手机等移动终端，便于用户随时查看和存储。最后，提供用户管理功能，对于注册账号内的信息进行查询管理，便于用户自助服务。

2.优化线下服务。平台的建立和完善并不是对线下服务的完全抛弃，平台的搭建是为了提供更便捷的服务。仍有部分用户对于线下服务更加青睐和信任，因此对于下线服务的优化要继续开展。线下服务的升级并不意味着延续之前的管理模式，而是要加大创新力度，增加自助服务意识的提升和配套设施的建立。比如，扩大借阅卡功能范围，实现“一卡通”的功能，也就说，一张卡同时具备查询、充值、门禁等多项功能。利用借阅卡可在自助服务机上进行相应的操作，减少人工操作的几率，工作人员只提供操作方面的指导作用。

3.提高人员素质，加强网络安全意识。智能化物联网平台的建立对于工作人员专业素质和个人素质都提出了更高的要求。档案管理部门要加强相关人员的培训，强化专业知识和服务意识，特别是对安全意识的培养尤为关键，同时，加强工作人员的临场应变能力，一旦发生网络安全事件，要在第一时间做好补救措施。另外，建立安全的网络环境，搭建网络安全监控防范措施，构建安全网络系统，确保用户信息的安全性。对于可能出现的网络安全问题，提前做出预案。并实时关注相关技术更新升级，确保平台的安全性。对于用户信息要做好备份工作，防止由于出现网络风险导致用户信息丢失。

五、结束语

基于物联网技术的档案智能化是档案事业发展的大趨势，而发展过程中的平台网络安全问题是其核心问题。因此，在实施过程中，要加强信息网络安全意识，升级相关技术和服务，最大限度保障用户信息安全。在确保网络安全的前提下，提升用户体验，提升服务意识，优化服务功能，针对客户需求提供定制化服务，不断完善服务意识，促进全国档案事业的发展和创新。

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