论高校档案管理的现代化

徐凡媛 徐晓云

摘 要：随着新时代科学技术的发展，加快高校档案管理现代化建设已经是高校不能回避的问题，要提升高校软实力、综合竞争力，档案管理革新必须提上高校工作日程。本文将从进行档案管理现代化建设的必要性以及当前高校档案管理存在的问题出发，探讨如何实现高校档案管理现代化，并且在此基础之上，对于继续建设高校档案管理现代化提出了自己的些许建议，望能推动档案管理事业的发展。

关键词：高校;档案管理;现代化;档案管理现代化

一、高校档案管理现代化的必要性

随着信息化时代的发展，传统的高校档案管理模式已暴露出一些新问题，如工作内容复杂、收集周期长、检索速度慢、文件不易保存、占用空间过大以及纸质极易破损等问题逐渐显现。随着计算机和信息网络技术的发展和广泛应用，高校档案管理的现代化变革势在必行。

1.社会发展的必然选择。随着我国经济的快速发展，综合国力的显著提升，我國高校的档案事业也取得了重大进步。高校档案作为高校重要的信息来源，其价值地位越来越被社会各界所承认，服务领域也不再仅仅局限于高校内部。因此，在信息需求不断增多的情况下，高校档案管理部门就必须开展现代化建设，对高校档案信息进行系统整理与分类，为社会的发展提供更有价值的信息资源。

2.高校发展的必然趋势。近年来，高校招生规模越来越大，发展速度越来越快，学校的活动、会议、科研项目、日常工作量激增，导致高校档案数量增多、内容日趋复杂。信息量的不断增加，导致一直以来传统的高校档案管理的工作模式不能适应当前档案管理的需要，由此也导致了一系列的问题：信息检索率低、设施老化、检索资源不足等。这些问题都导致高校在日趋激烈的竞争中日渐落后。因此，加快高校档案管理现代化建设，做好各项档案的整理与分析，提高高校软实力已经成为不能被忽视的关键问题。

3.自身发展的根本要求。随着现代科学技术的迅速发展，计算机等高新科技在社会生活的各个领域中广泛应用，办公自动化和无纸化办公已经成为发展趋势，办公自动化迫切需要档案管理工作自动化，提高工作效率。因此，档案工作必须适应时代发展的新形势和新要求，进而推动档案管理的现代化发展。

二、当前高校档案管理中存在的问题

1.档案管理现代化观念落后。目前，高校档案管理人员的落后思想观念主要体现在两个方面：首先，部分高校档案管理人员缺乏现代化意识，认为不需要开展档案管理的现代化。主要原因是工作人员在传统的档案管理模式中，工作经验比较丰富，工作成绩斐然，因此对于现代化的档案管理模式难以接受，不免产生抵触情绪，认为档案资料只要能够收集齐全，能够充分记录学校的重大事件就足够了，没有必要改变传统的档案管理方法。其次，一些高校档案管理人员认为，档案管理现代化就是购买现代化管理设备，如计算机、自动装订机、现代档案管理操作系统等， 而且在相关档案管理设备的使用过程中，由于对相关工作人员的工作培训不到位，操作人员工作素质不高，导致现代化设备闲置。随着档案管理技术的不断创新和相关知识领域的不断扩展，传统的档案管理模式已经难以适应当前档案管理工作，再加上高校档案管理部门工作人员档案意识和工作技能的落后，导致档案现代化难以开展，难以真正的发挥出档案的价值。

2.档案标准化程度相对较低。档案管理标准化是高校档案管理现代化的重要内容。但是档案管理其自身的复杂性，使得进行档案管理体系建设颇具难度，且由于历史原因，我国的档案管理事业是以分散管理为原则，各单位自主管理、自给自足，在档案管理过程中，不同单位根据自己的实际情况，选择软硬件设施，管理设备各式各样，管理水平参差不齐。目前适用的档案管理系统并没有统一标准，因此就出现了管理设备功能单一化、档案数据不完善，档案共享力弱等问题。档案管理缺乏统一标准，造成档案管理事业发展是盲目的，是完全不可控的，因此导致了档案管理现代化建设进程缓慢，难以实现网络资源共享的困境。

3.缺乏高级管理人员。现代高校档案管理人员一般可以分为行政人员、专业技术人员和高级管理专业人员三个层次。高级管理专业人员一般具有比较好的政治理论能力，较好的文化水平和专业的技术能力，对于档案管理事务能够妥善处理，较好的组织协调档案管理部门的日常工作，制定工作计划，有能力在档案管理专业从事学术研究。当前高校档案工作无纸化和网络化需要，对工作人员的工作素质的要求越来越高，但目前在高校中能够从事档案管理事务的工作人员学历水平不高，缺少真正能够从事档案管理研究的高级档案管理专业人才，特别是那些能够同时兼顾档案管理现代化的前沿科技与行政管理、理论研究的专业人员。这就导致了高校档案管理工作在现阶段难以直接与时代接轨，无法引进最新科学技术，及时解决当前档案管理工作遇到的难题，毫无疑问，这是制约高校档案管理事业向现代化水平快速发展的重要原因之一。

4.档案管理资金投入不足。基础设施建设是发展高校档案管理现代化的必然保障。现代科技的高速发展为实现现代化档案管理提供了技术保障，但是开展现代化管理，引进高新科技需要大量的资金支持。高校档案管理事业长时间发展缓慢，一部分原因在于高校对于档案管理工作的重视度不高以及投入不足。许多高校的主管人员认为档案管理对于高校的发展不是很重要，导致资金投入不足，档案部门对于现代化建设有心无力，尤其是一些地方院校，缺乏足够的教育资金投入，档案管理事业的发展更是难上加难。一些院校的档案管理场所建设陈旧，基础设施不齐全，更无从谈起安保措施，诸如档案自动化管理、数字化建设更是闻所未闻，所以加大对高校档案管理部门的资金投入，完善基础设施建设，才能使档案管理现代化建设不会成为一句空话。

三、继续建设高校档案管理现代化的建议

高校档案管理现代化是当前档案管理事业发展创新的必然趋势，在现有高校档案管理工作的基础上，继续进行现代化档案管理建设，首先要革新高校档案管理工作人员的思想观念，增强理论知识的学习，树立先进的档案管理思想;完善档案管理标准化建设;注重对档案管理人才的培养，注重新时期的队伍建设;同时，高校要加大对档案管理事业的投入力度，促使高校档案管理现代化建设的稳步前进。

1.革新高校档案管理观念。管理观念的现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理观念不能与时俱进，即使拥有了先进的档案管理科技，高档的档案管理设备，仍然还是会陷入档案管理观念落后与技术设备先进的矛盾之中，档案管理现代化也只会沦为形式，变成宣传性的口号。高校档案管理观念的革新，一是使高校档案管理工作人员从以往陈旧、落后的工作模式中脱离出来，向现代化的管理模式转变，实现被动型向主动型管理模式的转变;二是通过加强理论学习，使高校档案管理工作人员顺应历史潮流，充分认识到档案管理现代化的新特点和优势，进而探索出符合高校档案管理现代化的新模式。三是要将新的现代化理论运用到高校档案管理工作的实践当中，实践是检验真理的唯一标准，只有群策群力，开拓创新，不断的总结实践经验，才能在改革中完善和提高高校档案管理水平，才能推动高校档案管理的现代化发展。

2.加强档案管理标准化建设。档案管理标准化建设是实现高校档案管理现代化建设的强有力保证。标准化是信息化、现代化、网络化的前提条件。因此，这就需要相关主管部门尽早出台统一、可行的国家标准，使档案管理能够自上而下，按照统一标准推行，加强不同单位之间沟通互动，进而实现资源共享，为高校建设档案管理现代化创造条件。

3.加快档案队伍建设。人才是第一资源，是保证档案管理现代化建设的关键要素。要想充分实现高校档案管理现代化，除了配备先进的技术设备以及相关基础设施之外，没有能够实际操作、运用的专业人才也是无济于事。这就要求从事档案管理事业的工作人员，不仅要具备良好的思想道德素养，扎实的专业知识结构，基本的职业道德，而且要有熟悉信息化技术并能熟练运用的能力。加快档案队伍建设一方面是积极引进具备档案管理专业知识、专业技能、专业技术的复合型人才，另一方面是加强对在职档案工作人员的继续教育和专业培训，不断与时俱进，提高档案工作人员的职业素养，丰富各项专业技能。因此，抓紧建立一支能够进行高校档案管理现代化建设的专业人才队伍，积极的应对信息技术对档案工作提出的挑战。

4.加大档案管理投入力度。高校档案管理投入不足是制约高校档案管理现代化的重要因素，因此必须加大对档案管理的投入力度。第一，高校应加大对档案管理的支持力度，密切关注档案管理现代化建设，不仅要加强资金支持，更要注重人才培养，把档案管理现代化建设列入高校工作计划中。第二，各级领导，尤其是主管档案工作的人员，要端正档案管理现代化的态度，及时了解档案部门的具体情况，听取工作人员的工作汇报，及时解决档案管理工作中的困难和问题，做好组织协调工作，促进高校档案管理部门进行现代化建设。第三，高校应当注重档案管理工作的对外交流与合作，避免闭门造车，共同营造良好的行业氛围，互帮互助，优劣互补，弥补档案现代化管理上的差异，推动高校档案管理现代化的稳步前进。

总而言之，高校档案管理现代化是现代社会发展的必然选择，可以说是档案管理事业的一次重大革命。在日益重视教育的今天，高校发挥的作用越来越突出，高校档案管理也关系着高校综合实力建设。因此，只有积极的采用多元化的管理手段，与时俱进，紧跟时代步伐，才能够更好的服务于社会，服务于经济，服务于我国建设有中国特色的社会主义的伟大事业。

参考文献：

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