自然资源部门数字档案室建设的问题与对策

汤沛淳

摘 要：自然资源部门数字档案室建设给自然资源部门提供了很多便利，体现了自然资源部门跟随时代的思想。数字档案室建设的问题与对策在自然资源部门中受到重視，改变了工作人员对工作的思路，让科学技术在档案室建设中发挥优势，提高自然资源部门数字档案室的职能，更好得辅助工作人员工作。

关键词：自然资源;数字档案室;建设;工作人员

数字档案室建设是自然资源部门相应国家号召，对档案室进行科学化建设的有效体现。通过数字化让档案室建设变得越来越规范，还能增加档案室建设中的内容，让一些复杂的地方有效简化，方便工作人员对档案的调阅、审核等。自然资源部门数字档案室建设的问题与对策让工作人员对数字档案室建设进行了思考，对其中不合理的地方进行了改善，让自然资源部门数字档案室建设变得更好。

一、自然资源部门数字档案室建设存在的问题

1.整理方式存在问题

文件整理方式存在问题是自然资源部门数字档案室建设存在的一个问题，主要表现为归档文件与数字档案室系统之间方式不一样。文件整理方式主要按照“同一事由，组成一卷”进行，对纸质版的文件整理有很好的作用，让工作人员进行调阅、整理的时候方便很多。数字档案室系统主要以数字化的方式，通过系统操作进行，不需要依靠太多纸张，但是工程量较大，需要将档案室中所有档案输入数字档案室系统中。这两种方法一种是纸质版需要人工进行查找、调阅、整理，一种是数字化系统通过系统就可以对需要的内容进行查找，两种方式并存让整理方式出现了不知该如何进行的问题，增加了自然资源部门数字档案室建设中的问题。

2.电子文件不完整

电子文件不完整是自然资源部门数字档案室建设存在的一个问题。这种问题是由于数字档案系统中某些设置不完善造成的。数字档案系统是根据自然资源部门档案室需要建立的，但是数字档案系统中有时候会出现权限审核、认证等方面的漏洞，让电子文件变得不完整。这种情况给自然资源部门数字档案室建设增加了问题，让自然资源部门中的很多科室进行电子文档归档时不能很好的整理归类，降低了电子文件的完整性，减少了电子文件的有效性。电子文件不完整，对后期工作人员通过数字档案系统调阅文件时容易出现阅读不全的情况，这样很容易降低工作人员对档案文件的全面理解，对工作开展十分不利。

3.数字档案室建设与实际应用存在出入

数字档案室建设与实际应用存在出入是自然资源部门数字档案室建设存在的一个问题。这个属于技术层面的问题，需要数字档案室建设人员与自然资源部门进行沟通，让自然资源部门工作人员对自己需要的数字档案室内容进行规划并提供给技术人员进行数字档案室建设调试。数字档案室建设与实际应用存在出入体现了技术人员与自然资源部门工作人员沟通上的问题，对数字档案室建设中的内容不全面，有的时候会缺少档案种类，降低了工作人员调阅档案的方便度和完整度。对数字档案室建设也容易造成系统上的漏洞，让数字档案室的信息处于风险之中，降低数字档案室建设职能。这种情况也容易造成工作人员在实际应用中的困扰，让工作人员对数字档案室建设存在疑惑，对其抱怨连连，降低工作效果。

二、自然资源部门数字档案室建设的有效措施

1.改变文件整理方式

改变文件整理方式是自然资源部门数字档案室建设进行有效措施的第一步，只有将文件整理方式与自然资源部门数字档案室建设系统中的方式保持一致，才能让工作人员在工作的时候进行的更顺畅。让数字档案系统中的电子文件替代纸质版文件，是对文件整理方式形式上的一种提升。增加了文件整理方式的科学性、技术性。

改变文件整理方式可以为工作人员节省出很多整理纸质版文件的时间，当工作人员需要调阅某些文件的时候也能从数字档案室系统中进行电子文档调阅，避免了很多纸质版的手续，减少了来往各科室的时间，让工作人员工作起来更有效率。数字档案室建设的时候工作人员可以将其在自然资源部门中进行推广，让数字档案室系统被工作人员所熟悉，在进行使用的时候能发现其中的问题。并与之前的文件整理方式进行对比，增加数字档案室建设的有效性，改变文件整理方式，让文件整理方式变得更符合实际应用。

在文件整理方式中数字档案室建设系统将其中需要收集、管理、保存、使用等内容在系统中有效体现出来，并对其中的各部分设置好权限，让工作人员在系统中申请调阅后自动进入到下一个审阅人那里。减少了文件整理方式中纸制品的应用。这种改变也让纸质版的文件整理方式有了变化，根据数字档案室建设内容进行调整，让纸质版的文件整理方式变得更全面。改善了两种整理方式冲突的情况，提高了文件整理方式的有效性。

2.增加数字档案室建设比重

增加数字档案室建设比重是自然资源部门数字档案室建设的一个有效措施。增加数字档案室建设比重就能扩大工作人员对数字档案室系统的认识，提高数字档案室系统对工作人员工作的帮辅力度。增加数字档案室建设比重可以从资金配备、技术支持、档案室内容等方面入手，让数字档案室建设与实际工作接轨，增加其效能，让工作人员用着更顺手。

增加数字档案室建设比重是自然资源部门进行科技化档案管理的良好开端，将档案管理推向了一个新阶段。增加数字档案室建设比重给工作人员提供了充足的建设保障，让工作人员在建设过程中发挥出自己的能力，让数字档案室建设更有效果。在增加比重的时候也要设计好负责人，让每一项资金调配都有出处、有效果，保障自然资源部门正常运转，提高自然资源部门档案室职能，给其他科室做出好的榜样，相应国家政策号召。

增加数字档案室建设比重还要注意人员调配的问题，不能影响自然资源部门正常运转，可以从各科室抽调一定比例的人员与数字档案室建设人员进行配合，辅助他们建设好数字档案系统，保障各科室对数字档案室系统的应用，让各科室的内容和对档案调阅、整理、归档等应用在数字档案室建设中有很好的体现，保障自然资源部门档案内容的全面性。

3.利用数字档案室建设扩大档案储存

利用数字档案室建设扩大档案储存是自然资源部门数字档案室建设的一个最明确的用途，是数字档案室建设的有效体现。在数字档案室建设过程中要发挥科技优势增加档案储存空间，让每一份文件都能在数字档案室系统中进行存储，为自然资源部门节省一部分场地，降低纸质版档案储存时会遇到的问题。让电子文件在数字档案室中长久保存，符合工作人员随时调阅等操作，而且能为工作人员节省大量时间。只需要在数字档案室系统中输入要查询的搜索条，就能在系统中找到要查询的文件内容，保障了信息传递的有效性。

利用数字档案室建设能够扩大档案储存能力，让网络储存为自然资源部门贡献出档案管理方面的力量，增加文件檔案进入档案室的机会，丰富数据档案室内容，让一些珍贵的资料不再被埋没。扩大档案储存能让工作人员进行文件整理的时候有足够的时间、空间对文件进行管理，将其分门归类，有的内容还可以在备注中进行设置，让调阅的工作人对调阅内容审视的更详细。扩大档案储存可以降低档案储存拥堵的情况，让工作人员不再为储存或不储存某档案而争吵，对各科室平衡有很好的效果。还能让各科室资料更全面，体现他们工作的价值。

4.在数字档案室建设中设计好各科室间的链接和权限

在数字档案室建设中设计好各科室间的链接和权限是自然资源部门数字档案室建设的一个有效措施。方便自然资源部门各科室间的协作，也让各科室对彼此之间档案调阅有所约束。这些都是自然资源部门在进行数字档案室建设中要商定的，确保各科室档案内容的实践性。

在数字档案室建设中设计好各科室间的链接和权限是对工作人员调用档案的一种保护，分清工作人员职责，让各科室进行档案调阅、整理的时候沟通效果保持在一个良性进行的方面上，降低各科室间沟通有误的情况。这种措施下可以帮助工作人员看到自己科室的问题，对其他科室优秀的地方进行学习，让自然资源部门档案管理被很好的利用，让自然资源部门文件在数字档案室建设中合理规划，类别更清晰。

三、结束语

自然资源部门数字档案室建设的问题与对策给自然资源部门的工作人员进行档案管理有很好的推动作用，让档案管理充满了数字化、科技化，在实际工作中更方便。数字档案室建设为自然资源部门提供了很好的档案管理方式，与传统档案管理形成了明显对比，规范了档案管理中的内容，增加了档案的类别，让更多科室的档案资料在数字档案室中得到很好的储存。自然资源部门数字档案室建设是科学技术的体现，充满了现代感，也让自然资源部门对档案管理增加了比重，让工作人员对数字档案室建设有进一步了解，掌握其应用方法，给工作带来更大的便利。这种方式丰富了工作人员的工作内容。

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