电子档案与纸质档案并存期管理工作的有机结合

摘 要：由于电子档案的载体形式多样，可复制利用率高，储存方便等特点，已经成为档案管理的重要表现形式。但传统纸质档案在档案管理工作中，依然发挥着自身应有的作用，电子档案并不能全部代替纸质档案的作用，应该两者兼顾，有机结合。本文首先分析了电子档案和纸质档案之间的关系、优势、区别，然后论述了电子档案与纸质档案并存管理工作的有机结合对策，希望通过本次研究对同行有所帮助。

关键词：电子档案;纸质档案;并存管理;有机结合

电子档案和传统纸质档案各有优势，在应用管理方面，电子档案管理效率更高，更加方便，便于储存。但是现阶段纸质档案并不能被电子档案完全取代，纸质档案在办公过程中所发挥的作用依然不可小觑。在这一背景下，就要求档案管理工作人员结合两种档案的具体表现形式、特点，进行针对性管理，把纸质档案管理和电子档案管理有机结合，促使档案管理工作效率提升，发挥档案应有的价值。

一、电子档案与纸质档案之间的关系

在目前的档案管理系统中，档案信息的主要储存方式分为两种，一种是电子档案，另一种是纸质档案。无纸化办公理念的实施，使得纸质档案自身所存在的缺陷日渐突出，尤其是在档案储存和档案保存方面，使其很难适应新时期档案管理的发展要求，这就为电子档案发展提供了条件。与纸质档案数量多、体积大、储存难、查询难相比，电子档案拥有更大的储存量、体积更小、储存效率更高、信息传递过程中不受时间、空间限制，利用网络或数据库检索关键词，就能够查询到自己想要的电子档案。因此从档案的储存角度、利用角度分析，电子档案具有更为明显的优势，在今后有着更为广泛的应用。当前电子档案和纸质档案并存，电子档案并不能完全替代纸质档案的功能，两者之间各自发挥优势，呈现较为密切的关系。在电子档案和纸质档案共存的大背景下，档案采用双套制或双轨制管理模式，确保二者在管理过程中更加合理高效。

二、电子档案相对于纸质档案的优势

1.储存方式多样，信息密度高。电子档案储存是以新型的电子材料作为储存载体，利用计算机技术，通过代码进行信息读取。电子档案所包含的各种档案信息，除了纸质档案储存的文字和图片之外，还能够储存其他多种形式的档案信息，如声音、图像、影像等，这是传统纸质档案无法比拟的。随着储存介质的发展，载体由过去的光盘，向着高度集中的记忆卡、硬盘方向转变。并且电子档案的信息储存密度更高，它可以在较小体积的储存载体上储存数以万计、千万计的档案信息。由于整个电子档案的储存空间较小，它能够大大节省储存空间，降低档案室容量，这在很大程度上就解决了档案保存和储存空间之间的矛盾。电子档案不管是在管理还是在后期利用都十分便利。

2.档案信息的可重复利用性。相对于纸质档案来说，电子档案的重复利用率更高，不受时间和空间的限制，实现档案信息高度共享。纸质档案形成档案保存之后，查阅和利用受到很多规章制度限制，这主要是因为纸质档案的生命周期相对较短，纸张是一种十分脆弱的储存载体，如果频繁翻阅，频繁利用，会对档案本身造成不可逆转的损害。通常情况下，一些珍贵的、利用价值较高的纸质档案，都是通过复印件进行利用。但通过将纸质档案进行复印，又增加了相关方面的经济成本投入。此外，纸质档案的另外一个缺点就是不能够实现信息共享，受到时间、空间限制较大。在同一个时间维度内，只有一方能够利用该文档。电子档案作为一种可以传输重复利用的文档表现形式，他能够不受时间空间的限制，可以利用计算机、网络，实现档案信息的高效传输。同时电子档案还能够轻松完成复制，提高了档案的重复利用率，并且不会对整个档案信息造成太大损害。电子档案能够实现同一个时间维度不同空间的多个用户共同利用，不管是利用率还是共享率，都显著高于纸质档案。

3.电子档案的利用条件便捷。电子档案由于自身储存体积相对较小，复制简便，传输利用率更高，限制条件较少，使得电子档案的利用效率要显著高于纸质档案。通常情况下，纸质档案在利用之前都需要提交申请，并且在规定的时间到规定的地点进行查阅和使用，这就从时间、空间和条件上限制了档案需求者对档案信息的利用。而电子档案具备远程传输能力，用户可以通过注册登录相应的平台，获取相应的权利不受时间空间的限制，随时调阅、利用相关档案。

三、纸质档案与电子档案的区别

1.管理方式不同。纸质档案和电子档案管理方式的不同，主要包含以下三个方面：首先，档案归档方式不同。纸质档案在归档过程中，主要交由文书部门对已经处理完毕的材料进行分类整理，将其中有价值的资料按照资料和资料之间的联系性，进行统一整理，然后交由档案管理部门进行存档。而电子档案管理是将相关储存好的信息，直接交由档案管理部门进行分类整理，不需要进行分卷操作，节省了中间大量时间。操作者可以利用计算机，从各个角度对档案信息进行分类，并设置检索关键字，方便利用者的检索利用;其次，档案信息的移交方式不同。传统纸质档案只有移交实物一种途径，而电子檔案信息的移交方式多种多样，它可以通过储存载体进行面对面移交，也可以通过网络技术进行在线传输，或者通过载体复制之后进行移交;最后，归档方式不同。纸质档案移交之后，需要对已经立卷归档的档案进行编号、排列、分类，并将最终的结果用纸质目录记录下来。而电子档案归档之后，除了进行上述工作之外，还需要注重电子档案格式的转换，必要时还需要对读写设备进行归档，防止档案无法读取，无法利用。

2.库存方式不同。不管是纸质档案还是电子档案，虽然利用方式不同，但是在具体存放过程中，都是以实体形式进行存放。所以两者在管理过程中，都需要做好防水、防潮、防霉、防火等工作。但对于电子档案，由于其属于一种特殊的档案载体形式，对保存档案的库房要求更高，除了具备上述的功能之外，还对档案保存地的辐射、紫外线、磁场、温度等有着严格要求。部分利用价值较高的电子档案，为了实现网络共享，还需要进行网络加密保护，防止档案资料被窃取、盗用、篡改、复制。

四、电子档案与纸质档案并存管理工作的有机结合对策

1.重视完善新时期的档案管理基本理论。无纸化办公大背景下，电子档案的规模越来越大，这就要求管理部门高度重视电子档案理论创新，以此来不断丰富和完善档案管理基本理论体系。在全新历史时期，要构建完善的电子档案管理规定，明确电子档案管理范畴，尤其要对电子档案的定义进行科学界定，分析其主要来源和渠道，准确进行分类，确保电子档案分类的科学性、合理性。同时还要进一步明确电子档案的性质和特征，从而保证电子档案材料收集得更加合理全面，将非电子档案和电子档案信息进行有效区别，为后期电子档案查询、检索、使用提供便利。在进行具体的电子档案管理时，应该将传统纸质档案中的相关管理规定充分融入其中，发挥管理制度在档案管理工作中的指导作用，构建纸质档案和电子档案并存的档案管理体系，有效识别电子档案的真实性和有效性，实现对电子档案信息的合理保存。纸质档案和电子档案并存管理的大背景下，应该针对电子档案的特点，制定单独的管理机制，采取合理的管理模式，运用恰当的档案管理方法和管理标准，使得电子档案管理和纸质档案管理有所差异，实现各自高效管理。

2.注重提高档案管理人员的专业素质。现代电子档案管理过程中，为了确保档案管理的合理性、科学性，确保档案信息资料高效储存，提高管理人员的职业素养和工作能力十分有必要。要引导档案管理人员逐渐转变传统管理模式、管理理念。在工作中，管理人员要高度重视电子档案管理，结合实际，及时更新知识结构，调整工作理念，储备电子档案管理领域的相关知识，实现对档案结构的有效管控，提升管理水平。电子档案与纸质档案并存管理背景下，对档案管理人员提出了更高要求，除了要具备扎实的传统纸质档案管理的专业知识之外，还应该加强计算机技术、信息技术、网络技术等方面的专业知识学习，这样做的目的是为了有效提升电子档案的归档和管理水平，以便更好的适应信息时代对档案管理提出的新要求。

3.合理完善电子档案保管设施。电子档案与纸质档案的储存方式存在很大差异，纸质档案的储存地点在库房，对整个储存空间的要求较高，必须要求有较大的储存空间，以容纳更多的纸质材料。随着纸质档案的增加，储存量和信息量之间的差异性逐渐显现，尤其是某些纸质档案在长期存放之后，给整个存储空间造成很大压力，导致档案管理效率低下，不利于档案资料的高效利用。而对于电子档案来说，其储存介质主要为光盘、磁盘、硬盘，储存量较大，体积较小，不需要占据多大的空间，但由于这些储存介质对外界的多种影响因素较为敏感，所以在储存时一定要确保空间的安全、合理，及时调整和完善相关电子档案保管设备，以适应电子档案的发展趋势。

总之，档案管理工作开展过程中，实现电子档案和纸质档案的共同管理，重视二者的综合利用和开发，对提高档案的管理效率、管理质量、利用效率有很大帮助。正视两者之间的关系，明确二者之间的优缺点，探讨两者之间的差异，整合两者之间的优势，从而形成战略性的发展对策，从根本上促使两种档案表现形式能够更好的发挥自身价值。

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作者简介：田超，（1987-）女，回族，黑龙江省漠河人，学历：大学本科，职称：馆员，研究方向：档案管理，现任单位内蒙古医科大学附属人民医院。