数字信息化背景下高校档案管理的创新措施

江先卡

摘 要：随着我国信息化、网络化时代的到来，人们的思想意识越来越高，对档案管理工作也变得非常重视，高校档案管理工作不仅可以为高校管理提供更加详细的数据信息依据，更是推动高校在数字信息化背景下全面发展的重要信息服务工具，只有从高校的现状出发，对数字信息化背景下高校档案管理工作进行不断的发展与创新，才能实现高校管理的标准化和规范化，促进高校各项管理工作的健康快速发展。

关键词：数字信息化背景下;高校;档案管理;创新;措施

引言

在我国新教育体制改革与发展中，虽然高校的信息化建设步伐越来越大，但高校档案管理的信息化程度远远不能满足社会发展的需要，其信息化建设发展水平也不尽相同，整个数字信息化建设还处于初期阶段，要想实现高校档案管理工作的全面提升，就必须加强信息化建设，提高工作人员的综合素质，建立健全各项管理制度，为高校档案管理的信息化进程服务。

一、数字信息化背景下高校档案管理工作中存在的问题分析

1.缺乏先进的管理理念。在数字信息化的社会背景下，高校的管理工作得到了全面的提升，各项现代化建设也在不断的进行，高校的基础设施也得到了加强，但从高校档案管理工作的现状来看，仍旧存在着很多的问题，虽然高校的档案管理工作形式和内容也在不断的创新，但是，受传统思维理念的束缚，管理层对档案管理的不重视却真正制约着档案管理工作的发展。因为在高校领导者看来，学校的生存和发展与学校的教育有着不可分割的关系，而对档案管理工作不加重视，更认识不到档案管理的重要性，虽然大多数高校也对档案工作室进行了投资和建设，但因为思想观念的制约和传统工作习惯的影响，档案管理并没有形成规范性和标准化，再加上高校管理者并没有提高对档案工作人员的培养与教育力度，这就使档案管理工作变成了一个资料储藏室，起不到档案管理的真正作用。

2.工作人员素质差。因为在大数人眼中，档案管理工作是一份非常简单的差事，所以在高校档案管理中，在对于工作人员的安排上有着很大的弊端，一些高校根本没有专门的档案管理工作人员，进行档案管理的只是兼职人员，而有的高校即使安排了专职的工作人员，从现状来看，也是一些素质较差，或者在别的岗位上调过来的“关系户”，这些工作人员缺乏专业的档案管理知识，也没有工作经验，他们只是把档案管理工作当作简单的资料存放，这就给数字信息化背景下高校档案管理的创新带来了很大的困难。其次，档案管理工作本身就是一项非常繁琐的差事，工作人员不仅要对不同类型的档案进行分类，还要对资料的时间性和类别性进行划分，再加上传统的档案资料都是纸质文件，要想达到管理的规范性，必然会耗费大量的时间和人力资源，如果档案管理工作人员不具备专业的知识，在具体的工作过程中不仅容易出现差错，而且效率非常低下，直接影响着高校档案管理工作信息化建设与创新的进程。

3.缺乏现代化设施建设。我国高校在新教育体制改革与发展中，不论从教学模式还是教学理念上都有了全新的发展，在校园建设上也进行了资金的投入，但因为高校档案管理工作要想实现数字信息化发展，需要从手工操作迈向计算机应用，这不仅是人员配备上的一次跨越，更需要进行全面的基础设施建设，在这些投入上，高校明显的出现资金不足的现象，很多高校虽然在档案管理工作中进行了计算机的配备，但在具体工作中仍旧没有脱离传统手工操作的模式，纸质档案管理仍旧占据着重要的位置，而这些现代化的设备只能当作摆设，起不到真正的实效性。再加上工作人员对于档案管理软件运用的不熟悉，他们宁愿劳神费力的进行手工操作，也不愿意去运用软件管理，制约着高校档案管理工作的创新。另外，因为高校档案管理缺乏现代化建设，没有实现数字信息化管理，致使高校的档案资源不能实现共享，给高校的全面管理工作带来困难。同时，近年来的高校合并现象的出现，更突出了高校档案管理工作中的一些问题，一些档案资料丢失、残缺不全等现象，是高校档案管理健康发展的最大弊端。

二、数字信息化背景下高校档案管理的创新策略

1.对高校档案管理模式进行创新。当今的社会是信息化、网络化的社会，更是竞争越来越激烈的社会，要想在残酷的市场竞争中脱颖而出，就必须要进行管理模式的创新。所以在高校档案管理工作中可以采用纳入式管理和非纳入式管理两种模式，根據不同高校的不同情况进行合理的安排。这样分类别管理的好处是可以使各种档案资料的分类更加明确，查询更加便捷。比如，高校的人事资料统一由档案管理部门进行管理，而学生的档案资料可以由教务处进行统一的管理，也就是说，可以根据高校的不同需求进行不同的归口管理，实现高校档案管理模式的最佳化。但是，随着数字信息化时代的到来，高校档案管理工作需要得到进一步的优化，达到最小的投入获得最大的回报的效果。从纳入管理模式与非纳入管理模式来看，其优点就是可以使所有的档案资料得到汇总，达到统一管理、统一使用的效果，使资源的使用与共享变得更加快捷和便利，实现档案信息的增值，达到高校档案管理工作的最大效用。

2.对高校档案实行数字化管理。数字信息化管理模式在高校档案管理中的应用已经成为一种必然趋势，只有以数字化管理的思维模式去更新高校管理者的思维理念，才能使档案资源更好的服务于高校建设。但是档案管理数字化建设工程是一项十分庞大的工作，不仅需要高校投入大量的人力、物力和财力，更需要从高校的实际出发，对现有档案资源进行深入的分析与研究，并对其进行数字化处理，尤其对于档案资料中的一些典藏档案，更需要慎重，因为这些资料不仅利用率极高，而且还具有长久的保存价值，甚至还会产生巨大的社会效益和经济效益，只有经过鉴定之后，才能对这些资料加以保护，并进行数字化管理，实现它的价值最大化。

（1）进行数字化管理的转化。要想使档案资源分类处理，并对较为重要的典藏档案进行特殊管理，就必须对传统纸质档案进行数字化的转化，比如，录制电子的目录和检索，让大家能够利用检索工具进行各类资料的查询和搜索。对于一些有条件的高校，在档案数字化管理中，可以逐步的向全文电子化的方向发展，这样就可能实现档案管理的全面数字化控制。对于条件较差一点的高校，可以根据档案的重要等级和特色，并结合高校的实际需求，对档案进行数字化处理。

（2）优化数字化管理的流程。因为数字化档案管理的过程比较复杂，而且还十分的讲究，不能敷衍了事，在这样既耗时又费力的工作面前，必须要有一个完善的工作流程，要在对档案信息资源进行充分调研和分析之后，进行最佳流程及方案的制定，这样才能在数字化管理的进程中达到节约成本、提高效率的作用。

（3）提高数字信息化管理的安全性。在高校档案数字化转化的过程中必须会存在一些安全性问题，所以要加强安全防范，除了要对电子文件进行加密处理和权限设置之外，还需要制定完善的安全管理制度，实现每一份档案的全程安全管控，确保数字化档案信息的万无一失。

3.对高校档案实现标准化建设。要想实现高校档案管理工作的高效发展，就必须要加强标准化管控，对所有的电子文件资料进行标准化、规范化的要求，这就需要在高校档案管理数字信息化建设初期就必须要建立健全各项管理制定，加强管理的统一化和各项信息数字化转化过程中的规范性。比如，要求档案的录入统一格式、统一代码等等，只有这样才能为后期的使用奠定基础。具体而言，就是要在管理制度的约束下进行档案工作的创新与发展，对一些电子文件的处理，必须要保证符合业务标准，与档案文件格式相符等等。同时还要与技术性标准规范相联系，保证数据存储的规范性和标准化，以便于后期的查询和使用。各高校可以根据自己的实际需求建立数字化档案目录数据库，并对数据库中的数据进行专题性管理，达到从目录到档案的齐全性，让管理者在使用档案资源的电子版时的感觉与传统纸质版档案一样的完整和全面。

4.对高校档案管理人员进行专业培训。要想提高高校档案管理创新的有效性，就必须要加强档案管理工作人员的专业能力，只有建立一支具有较高素质的高校档案信息化管理队伍，才能促进高校管理工作的全面发展。

（1）提高专业化水平。高校檔案管理人员必须是全职工作者，不仅要具备专业化的理论知识，更要具备数字信息化意识，能够熟练操作计算机、运用办公软件，这也是高校档案管理工作进一步完善的基础保障，这就需要档案管理工作人员进行定期的培训与学习，熟悉业务，提高工作能力，跟随市场变化和社会需求进行改变，达到档案管理工作的有序性、规范性。

（2）改变思维理念。高校档案管理的创新与发展与高校管理者和档案管理工作人员的思维理念有着密切的联系，只有进一步培养他们的信息化管理理念和团结协作精神，才能推动档案管理工作的创新性发展。所以高校档案管理队伍必须具备良好的思想政治素质和信息服务观念，要能够在平凡的岗位中扎扎实实的工作，树立创新意识和服务思想，要有高度的事业心和责任感，这样才能将琐碎的工作做的更加完美。

三、结束语

总而言之，从我国高校的发展现状来看，高校档案管理的数字信息化建设还处在初级阶段，只有建立一支高素质的信息化管理队伍，培养一批专业的工作人员，提高对高校档案管理工作的重视度，改变传统的思维理念，加强专业技术的学习，加大资金的投入和使用，才能进一步提高档案管理工作的标准化和规范化，推动高校管理工作的健康、稳定发展。

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