“馆室通”

齐丽娜

摘 要：天津市大力实施“互联网+”战略，加快档案与信息化融合，提升以信息化为核心的档案管理现代化。本文重点介绍了中新天津生态城图书档案馆“馆室通”功能，阐述了系统研发对其他同业馆的启示。

关键词：数字档案馆;档案信息化;馆室通;在线归档

轻点鼠标，各单位的档案人员就可以直接将电子文件从OA办公系统推送到“数字档案馆系统”中的“虚拟档案室”，彻底告别了以前需要将纸质档案文件条目逐条著录，再将电子原文扫描归档的“漫漫长路”。如果想要借阅档案，也可以在线申请，不再需要线下费时费力地来回跑。中新天津生态城图书档案馆是天津市第一家真正实现“馆室通”功能的档案馆，实现了在线实时归档、在线审核、在线借阅的档案管理利用新模式，档案馆每年接收约5000件文书，借助于“馆室通”功能，各机构和企事业单位基本无需设立专职档案员，也无需再设置档案室来保管这些文书资料，极大减轻归档单位的档案管理压力，且保证了档案的及时、完整归档，实现了档案管理利用效益最大化。

一、背景

根据计算机网络的发展特点，参考数据库技术及数字图书馆的概念，目前可以认为：数字档案馆是建立在现代信息技术应用的基础上，对各类档案信息资源进行数字化，并以此为核心对数字化的档案信息资源进行管理，通过现代网络通信设施进行连接和提供利用，实现资源共享的、具有一定规模的分布式数字信息系统。数字档案馆具有海量的数字馆藏，基于网络和信息技术的存储、管理和传输手段，以共享的方式提供档案信息服务，相对于传统档案馆，其在档案的存储、管理和利用上具备更多的先天优势，代表了档案馆未来的发展方向。

为适应大数据时代的要求，我国档案信息化建设全面提速，在推动档案“存量数字化、增量电子化”的同时，也在积极推进数字档案馆（室）建设，着力提升档案信息化应用层次。其目的，就是要“打破档案信息孤岛，不断丰富档案信息化内涵”。

长期以来，国内档案行业基于档案安全，多以局域网为主要业务环境，容易将档案资源形成信息孤岛，而各单位的档案室基本上是满10年向档案馆移交档案，造成档案移交不及时，使档案馆馆藏资源不能及时更新，影响了档案的完整性。档案利用方面，机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民若要阅览、复制和摘录档案馆保存的未开放的档案，须经档案所属部门领导和档案馆批准，必要时报请上级主管机关审批，线下冗繁的借阅审批流程降低了档案的可利用性和便利性。

中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》之后，社会各界反响强烈，文中出现了无数个“第一次”“新提法”“新内容”等字眼，涉及这部分的内容共有1700余字，占全文约1/3，散发着强烈的新意，体现了党中央、国务院及社会各界对档案工作的关心与支持。《意见》中第四条，建立档案室工作新格局。要求“把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。”第十三条，加快推进传统载体档案数字化。要求“各地区各部门各单位要把数字档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化”“各档案馆（室）要大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用”。由此可见，党和国家对档案数字化工作的重视程度。中新天津生态城是中新两国政府合作的重要战略项目，积极响应党和国家的号召，乘此东风，在有利的大环境下加快数字档案馆建设，谋划建设高水准的档案馆，更好地为生态城，为社会和居民服务。

二、做法

为了贯彻落实国家档案局关于数字档案馆建设要求，为了规范和简化档案管理工作，优化档案查阅利用的流程，提高工作效率，生态城图书档案馆开始了数字档案馆系统的研发工作。针对生态城档案工作特点，我馆定制开发了数字档案馆系统流程，实现了本馆档案资源的规范化、数字化、智能化管理，并依托数字档案馆系统，实现了我馆与管委会基层档案室之间的“馆室通”。

生态城图书档案馆借助生态城范围内大OA系统建设的时机，采用新技术、高标准、分步骤开展了数字档案馆系统建设，并实现了具有创新理念的“馆室通”功能。目前，“馆室通”功能可实现对归档文件的收集、整理、鉴定以及对档案的保管、统计、利用等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅功能。

1.在线归档—提高工作效率。在此之前，生态城管委会机关及企事业单位的文件归档、指导审核、档案借阅还是处于面对面，点对点的传统模式。在文件归档时，需要将纸质档案进行整理后逐条著录归档文件条目，然后将归档文件扫描后与文件条目挂接，一个档案人员一天时间最多可以录入文件条目100件，或者最多扫描档案100件。而在实现了“馆室通”功能后，各部门档案人员可以将电子文件从OA办公系统直接推送到“数字档案馆系统”中的“虚拟档案室”，文件条目无需再次著录，电子原文也不必再扫描，只需给定保管期限，完善相关著录项即可，极大的缩短了归档时间，提高了工作效率。

2.在线审核—优化工作流程。以往的档案指导需要档案馆工作人员面对面地对各部门档案员进行指导，时常会出现因时间不同步而造成工作拖延的现象。

而在实现“馆室通”功能后，档案馆工作人员在线审核归档文件，对有问题的归档文件标明“退回原因”后退回到各部门的“虚拟档案室”，各部门档案员可随时进行修改并再次移交，优化了工作流程。

3.在线借阅—打造零距离利用。传统的借阅方式是填写“借阅审批单”，经相关责任人签字后，借阅人要到档案馆查询，费时费力且会出现“白跑”现象。

而在实现“馆室通”功能后，借阅人员通过自助检索、在线申请借阅、责任人在线审批、档案工作人员开放权限后，便可足不出户在线查看或下载所需档案，节省了时间，同时有效的保护了纸质档案。

4.跨库查档—多維度检索。同一事由的文件可能会分布在不同档案门类中，比如搜索有关“温家宝”的档案，通过跨库查档，会同时检索出文书档案中温家宝考察生态城的相关文件、实物档案中温家宝在生态城奠基时用过的铁锨，照片档案中温家宝来生态城考察时的照片等。这种多维度的检索，使反映同一事由或人物的不同载体形式的档案全部揭示出来。

三、启示

生态城图书档案馆的“馆室通”功能经过两年多的运行和实践，突破了原有档案归档及利用模式，在数字档案馆的建设上起到了示范引领作用，从研发至运行的过程中也给予了我们很多启示。

1.数字档案馆建设需要统一规划、多方联动。“馆室通”之难，难在网络系统的搭建。生态城图书档案馆之所以可以成为天津全市第一家真正实现“馆室通”功能的档案馆，一个很重要的前提是生态城形成了一个大的OA系统，打破了不同区域和部门之间的网络系统“各自为政”的局面。

目前，生态城OA系统实现了生态城管委会公文流转、信息发布、公关接待、集成通讯、数据资源、辅助办公等功能。据统计，生态城目前80%的电子政务通过OA系统完成，多个部门及企事业单位间已经不再使用纸质公文流转，取而代之的是电子化公文流转办理，不仅大大提高了行政效率，也使得大量的电子信息可以实现实时整合而非成为“孤岛”。

2.数字档案馆建设要敢于尝试和创新。“馆室通”功能坚持以服务为宗旨，创新管理服务模式，在保证档案安全的前提下，充分利用政务网环境，实现了电子文件的实时归档、一年期移交档案馆、电子档案在线审批利用，极大减轻了归档单位的档案管理压力，保证了档案的及时、完整归档，也让档案发挥了最大的效益。

目前，数字档案馆正在考虑进一步升级“馆室通”，实现半智能归档，也就是将原本需要人工操作的两项内容（界定档案保管期限、归并分类排序），实现相应的智能化。

3.数字档案馆建设应持续完善法规制度。全球信息化技术的高速发展，也带动了数字档案馆的创新性发展，创新往往会打破传统的管理模式及办法，但与此对应的政策法规相对滞后，造成无法可依的状况，甚至与现行政策法规产生了部分矛盾，一定程度影响了档案信息化水平的提升。

根据规划，到2020年，天津全市各级国家综合档案馆基本建成数字档案馆，40%的市级机关事业单位建成数字档案室。

因此，数字档案馆的建设应开放思想，快速营造与推广应用相适应的政策法规环境，以宽容、鼓励的态度引导其发展。生态城数字档案馆也将继续在深化服务功能的同時，研究出台区域性政策，同时以课题研究的方式实现进一步推广应用。

四、结束语

2016年国家档案局副局长付华率全国档案执法检查组到生态城图书档案馆检查时评价说，“生态城档案管理工作起点高、标准高、能够高效整合各类档案资源，实现一站式服务，减少办事环节，优化服务流程，真正做到了高效便捷。特别是在信息化建设方面，不断改革创新、先试先行，实现了与管委会内设机构和区内企事业单位互联互通的馆室通功能，在数字档案馆建设上起到了示范引领作用”。数字档案馆的创新没有终点，生态城图书档案馆正在准备下一步的功能创新。

参考文献：

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