以流程与数据驱动档案利用服务创新

李倩

[摘    要] 阐述了档案利用服务的现状，介绍了以流程与数据驱动优化档案利用服务的信息化建设，设计和实现了以查档信息数据化、查档过程流程化、数据统计分析自动化、查档历史可回溯为核心的档案利用服务系统，最后通过信息化实践证明，此服务创新使得档案利用服务的管理规范化、业务精细化、服务人性化。

[关键词] 档案利用服务;数据化;流程化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 15. 069

[中图分类号] G271    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2019）15- 0155- 03

1      引    言

隨着计算机技术的快速发展，信息化已经渗透人们工作、生活的方方面面，极大地提高了工作生活的便利性。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出，十二五时期，档案信息化建设初具规模，初步建成以局域网、政务网、因特网为平台，以档案信息管理系统为支撑，以档案目录中心、基础数据库、档案利用平台、档案网站信息发布为基础的档案信息化体系[1]。《纲要》中指出，在十三五期间，要加快档案管理信息化进程。信息化在档案工作中的位置越来越重要。

2      档案利用服务现状

通过实地走访、电话调研和文献调研等多种方式了解到，档案利用服务中的手工纸质登记是目前国内档案馆主流的登记方式。在信息化普及的大环境下，纸质登记方式有以下缺点：

（1）用户体验有待加强。白纸黑字是很多人的爱好，然而，档案馆的用户类型是多种多样的。随着电子产品的普及、信息系统的普遍以及人们信息素养的提高，越来越多的人习惯使用电子产品和信息系统作为工作、生活的方式。

（2）数据统计分析过程繁杂。纸质登记方式中的数据统计需要手工方式进行。如果做进一步的数据分析需要进行誊抄工作，正确率较难保证。

（3）难以达到环保要求。纸质登记方式耗费大量纸质资源，与节能环保的要求不契合。

国务院总理李克强在2015年政府工作报告中指出要制定“互联网+”行动计划。国内一些高校档案馆采取“云盘+Excel”的方式进行登记。这种登记方式较传统纸质登记方式相比，在信息化方面有很大的进步：不论是登记表格的线上存储还是数据的统计分析都较纸质登记有明显优势。但是在保护数据质量、防止数据误更改、误删除方面存在明显短板。中国人民解放军南京政治学院上海分院信息管理系周玲认为信息化的关键不仅仅在档案信息数字化上， 要使档案信息能信息化地“用”与信息化地“管”[2]。因此，建立一个系统，科学化、信息化的实现档案利用服务十分必要。

3      以流程与数据驱动档案利用服务

在国际范围内，随着信息技术的发展和政府的开放性，档案在政府治理和服务中占据越来越重要的比重，电子政务的建设促使电子档案的形成、管理、流程化、信息化以及包括互联网利用在内的多途径利用成为主流方式[3]。在国内范围，“四个全面”战略布局的提出、国家大数据战略的提出和规划，都给档案收集、管理、利用工作中的流程化、数据化提出了更高的要求。

在档案利用服务的过程中，应做到查档信息数据化、查档过程流程化、数据统计分析自动化、查档历史可回溯。

3.1   查档信息数据化

查档接待的信息数据，也具有丰富的挖掘利用价值。传统的手工纸质填写方式，查档信息留于纸上，想要统计且进一步分析比较困难。即使做了数字化处理，扫描成图片，图片上的文字识别、转录要依赖于查档者字迹的规范程度、计算机的识别算法精准程度，耗费大量人力和精力。其次，手工纸质填写方式对填写信息的完整性无法查验。在查档接待过程中，有些查档者出于对个人隐私的保护、认为表格填写烦琐等原因，很多信息都选择不填或错填，对档案接待工作造成了不便，填写信息的准确性也很难保证。因此查档信息数据化，为后期的利用、分析、挖掘做了一个很好的铺垫;其次，查档信息数据化过程中的表单校验也对查档者的填写信息做了规范，保证了数据质量。

3.2   查档过程流程化

流程化管理是提升档案利用服务的工作效率的客观需要[4]。由于档案利用服务自身的特点，导致查档信息收集时容易不及时、不完整、不齐全。在档案利用服务的过程中，应以关键流程为核心，将档案利用服务系统化、模块化，按流程提供服务，提升档案服务的效率。流程化管理是推动档案利用服务工作机制创新的重要方法。运用流程化管理的理念与方法推动档案利用服务机制创新，可以实现工作流程与档案管理的优化运作合理搭配，从而提升档案利用服务工作的科学化、规范化和制度化水平。

3.3   数据统计分析自动化

查档信息的统计分析是大数据背景下档案利用服务的必然要求[5]。理清档案利用服务中的数据统计需求、开发计算机程序将统计需求实现、进行充分的验证，是数据统计分析自动化的关键。数据统计分析自动化减少了人工统计出错的可能，可以随时选择时间段查看统计分析数据，方便、快捷。

3.4   查档历史可回溯

回溯查档历史是档案利用服务中不可或缺的环节[6]。传统手工纸质填写方式，产生了大量的记录查档信息数据的纸张。存放要占用空间，查找历史记录如大海捞针。利用计算机软件系统辅助档案利用服务，历史数据都存于数据库中，查找记录的便利性大大增强。

4      档案利用服务系统架构设计

档案利用服务系统架构设计图见图1，系统架构分为四层：人机交互层、业务流程处理层、数据分析与报表统计层、系统管理层。

人机交互层是直接面向用户的Web界面，学生校友、校内单位以及校外单位通过三个不同的表单界面填写基本信息（姓名、手机号码、性别、有效证件等）和选择要办理的业务（中文成绩单、中文录取证明、中文学历证明、中文学位证明、英文成绩单、录取证明英文翻译建核实、学位证书英文翻译件核实、学位证书英文翻译件核实以及其他查档要求）。用户可以在几十秒内快速完成信息填表，大大减少了后续沟通的成本，缩短办理时间，给用户便捷、高效的体验。

业务流程处理层是档案馆工作人员日常办公依赖的业务流程，实时查看用户提交的信息，审核确认后，线下办理查档业务，并根据查档情况填报查档结果，反馈用户。在查档利用服务工作中，增强人性化服务意识，对外地单位和校友希望通过邮件等方式查档的需求，部门工作人员在仔细核对各类信息，做好保密措施的前提下，通过邮件、快递等方式给予服务。并通过后台新增业务办理流程，将这些信息电子化保存，有效做到档案利用数据的全覆盖。

数据分析与统计报表层是档案馆领导关注的一些基础数据KPI，通过实时的报表统计，年度、季度、月、周的业务情况可以直观的展示核心KPI，如接待人次、查档卷次、查档件次、打印复印张数、邮件办理人数、补人事档案人次，以及凭证档案、其他综合档案、中文档案、英文档案、学生类别等各种维度对档案利用的统计。真正做到用数据辅助决策，用数据支撑决策。

系统管理层是系统运维人员保证系统正常运行的有效工具。通过用户管理、角色管理、权限管理，菜单管理、基础字典表维护、操作记录审计等基础功能模块做系统进行日常的运行维护，保证系统安全、稳定、有效的运行。

5      档案利用服务系统特点

5.1   以流程化思维梳理业务

梳理档案利用的业务流程，三类用户群体，通过填写不同的表单信息，选择各自办理的业务，工作人员后台审核，并线下办理查档业务，将查档情况填报到系统中并反馈给用户，高效地将线上与线下的业务有机整合，有效地减少的沟通协调的成本，提高工作效率，降低人为出错的可能。档案利用服务系统流程图见图2。

5.2   数据化贯穿档案利用服务

数据分为三大类：

第一类，用户的基本信息：姓名、手机号码、性别、证件号码、学生类型、学生类别、地区、委托人，经办人等。

第二类，业务基本情况：中文成绩单、中文录取证明、中文学历证明、中文学位证明、英文成绩单、录取证明英文翻译建核实、学位证书英文翻译件核实、学位证书英文翻译件核实以及其他查档要求等。

第三类，档案利用指标数据：接待人次、查档卷次、查档件次、打印复印张数、邮件办理人数、补人事档案人次等

有了明确的业务流程，将信息和数据有效地揉进了流程中，使数据和信息在流程中不断地运转。数据驱动流程，流程驱动管理，两者结合，使档案馆向档案利用业务的智能化前进了一步。

6      档案利用服务应用成效

（1）管理更加规范。通过管理流程的再造与重构，以信息化的方式将流程落地。

（2）业务更加精细。通过数据指标（KPI）驱动业务流程，持续优化档案利用服务工作的开展，以数据辅助决策。

（3）服务更加人性化。通过档案利用服务系统的实现，为用户提供便捷的业务申请与办理方式，给用户个性化的服務体验。

7      结   语

档案工作具有鲜明的政治属性和法律属性，是学校各项工作依法依规开展的重要依据，是推进依法治校工作的重要助手，是支撑学校各项事业健康发展的重要资源。档案馆牢固树立“为党管档、为国守史、为民服务”[7]的政治站位，通过数据驱动流程，流程驱动管理的基本思想，着力推进档案工作的规范化、精细化和人性化，不断加强管理服务创新，更好地服务于广大师生和校友的需求，服务于学校各项事业发展的需要和学校中心工作的开展。

主要参考文献

[1]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要[J].中国档案， 2016（5）：14-17.

[2]周玲.对档案信息化建设的思考[J].档案学通讯， 2003（6）：22-25.

[3]陶水龙.大数据视野下档案信息化建设的新思考[J].档案学研究， 2017（3）：95-101.

[4]李江峰.基于流程化管理的高校教学档案工作创新与实践[J].兰台世界，2018（10）.

[5]余宏光.关于大数据时代背景下的档案利用服务分析[J].黑龙江史志，2015（3）.

[6]刘勇强.关于历史档案散失的回溯与思考[J].上海档案， 2007（7）：11-13.

[7]黄凤平.扎实开展“两学一做”学习教育，切实履行档案人“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣职责[J].云南档案， 2016（4）：7-11.