探讨文书档案管理信息的电子化应用

邓忠华

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）6-109-01

摘 要 文书档案管理工作是行政工作中非常重要的部分。传统的行政部门文书文书档案管理信息大多数采用人工的方式进行信息的收集、整理和合并、统计等操作，用户的信息登记或者信息查询等也利用人工客服的方式进行展开。随着我国经济和科技的不断创新发展，互联网技术被我国很多个领域引入，并促进着各个领域间的发展。传统的文书档案管理在互联网的冲击之下，逐渐走向信息化和智能化，不再依赖也不再受制于人工服务，本文主要介绍文书档案管理信息的电子化应用的具体情况。文章介绍了电子化文书档案管理信息在行政工作中的优缺点，随后介绍了改进电子化文书档案管理工作的具体措施。

关键词 文书档案 管理信息 电子化应用

相对于传统的文书档案管理方式，电子化的文书档案管理方式更加快捷和精准。传统的文书档案管理信息方式有四个缺点，首先是传统的文书档案管理信息在处理时过程十分复杂和多样，人工来进行梳理和整合会有很大难度，也不利于数据和信息的精准性和科学性，消耗巨大的成本；其次是，传统文书档案管理信息在采集、整理并统一后，信息和数据便进入了信息数量巨大的数据库里，利用人工来再次寻找信息和数据会十分繁琐，耗时耗力巨大；再次，传统文书档案管理工作的安全性较低，信息和数据容易泄露，容易给企业造成风险，不利于企业健康发展；最后，传统文书档案管理的方式在企业中需要花费大量的人力物力和财力，严重扩大了成本，对企业发展有诸多不利的影响。因此，作用互联网进行文书档案管理电子化，是时代的选择和产物。

一、电子化文书档案管理信息在行政工作中的优缺点

（一）电子化文书档案管理信息的优点

如今，电子化文书档案管理信息的方式已经在各个领域投入使用，其突出的优点是可以利用互联网和现代科技大幅度提高工作速度和工作效率，与此同时，它作为现代信息发展的产物，在其他方面也为文书档案的工作带来了很大的帮助。

首先，电子化文书档案相对于传统纸质版文书档案解决了很多局限和困难，电子版文书档案的保存管理较为方便，在系统完善，管理健全的情况下，可以对数据进行良好的保存管理，而纸质版的文书档案则要面临来自高温、腐蚀或氧化等带来的不便，严重影响了数据和信息保存的安全性，增加了所需成本。

其次，电子化的文书档案管理有助于信息的共享和传输，只需要互联网计算机进行简单操作便可以進行数据共享，而传统纸质版的文书档案则相对比较麻烦，纸是数据和信息的载体，在共享中需要对纸张的需求会很大，严重提升了所需成本。

（二）电子化文书档案管理信息的缺点

电子化文书档案管理方式在给企业带来便利的同时，难免也会带来许许多多的弊端。

首先，电子化文书档案管理方式无法保障信息和数据的安全性和真实性，电子数据和信息在互联网上难免会遗失或者被一些不法分子所篡改，这些数据和信息的不真实性也不方便利用某种手段来进行检测，为企业的进一步工作造成了不良影响。在此过程中，用户的信息可能存在丢失、被窃取等可能，无法保证信息的安全性和稳定性。

其次，电子化的文书档案管理工作对于工作人员和企业的管理系统的完善要求都是比较多的，企业必须招收有工作经验的员工进行电子化文书档案管理的工作，若只是对传统的纸质版的文书档案有了解，再次对电子版进行了解，消耗的时间和成本都是比较巨大的。文书档案由于其独特的保密性和科学性对企业管理体系和防火墙的要求比较高，以免有一些不法分子对企业的数据和信息进行攻击和窃取，企业必须拥有一个完善的管理体系和健康的管理系统，同时要升级防火墙，避免病毒和黑客等的侵入，造成信息的遗失。

二、改进电子化文书档案管理工作的具体措施

如今，电子化的文书档案管理制度在行政部门中占据重要地位，大大提高了行政部门管理文书档案的工作效率，减轻了企业负担，降低了文书档案管理所需的成本。如今电子化的文书档案管理工作内部的突出问题便是工作人员的问题[3]。工作人员是决定工作质量和效率的重要因素。因此在提高工作人员的素质和技能方面，企业应该想好充分的对策。

首先，在招聘技术人员时，就应制定合理的招聘制度和标准选取有责任心的员工担任行政部门中文书档案管理方面的工作。随后，企业可以对招聘进来的工作人员进行培训，将电子文书档案管理方式向大家进行普及和教学，对员工的要求较高。最后，企业要多多识别并招收复合型的人才，提高文书档案管理工作中整体的信息技术水平，降低所需的人力成本。在提倡创新进步的社会环境中，好的工作人员会使企业的整体工作水平迈出一大步。

三、结语

综上所述，文书档案管理是我国行政工作部门不可缺少的工作方面，许多重要的决策均要从文书档案的信息和数据中取得依据。其信息和数据可能为一个地方带来翻天覆地的变化。互联网技术逐渐普及，人类生产生活因为科学技术的引入而更加便捷。而文书档案管理方式的变革是时代的产物，企业要结合文书档案管理工作电子化的优缺点，结合实际情况来提高文书档案管理工作电子化的效率和能力，将更加创新和先进的文书档案管理制度推向各个领域的行政部门，提高其文书档案管理水平，完善部门内部文书档案管理体系[4]。

参考文献：

[1]周小荣.探讨文书档案管理信息的电子化应用[J].科技资讯，2018，16（2）：27-28.

[2]张彬.文书档案管理信息的电子化应用[J].兰台内外，2017（3）：37.

[3]牛佳.关于文书档案管理中电子信息化应用的思考[J].铁路采购与物流，2017（09）：49-50.

[4]李玉梅.文书档案电子化管理的措施分析[J].理论观察，2018，No.142（04）：149-151.