关于构建不动产登记档案管理新模式的几点思考

李伟旭

[摘 要]当前，在不动产登记方面我国取得了很多成果，但是也出现了一些问题，解决这些问题，理顺不动产登记制度和工作规范的关系，以保证不动产管理工作顺利进行，并且提高其效率和质量，是当前不动产登记档案管理的重要任务。基于此，本文分析了不动产登记档案管理新时代工作的特点，研究了在不动产登记档案管理工作中出现的一些问题，并在此基础上对发展不动产登记档案管理新模式进行了深入的思考和探究。

[关键词]不动产登记;档案;管理新模式

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.14.080

[中图分类号]D923.2[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）14-0-02

0     引 言

不动产登记是公民或单位对这些不动产权属和相关权益的真实资料进行登记，它体现着国家的职能，因此在国土资源保护、公民住房保障、土地使用地籍调查、相关物权纠纷的法律诉讼、城镇居民的个人户籍管理、国家税收政策制定和个人征信管理等方面都具有重要意义，对维护不动产市场健康运营、保护公民财产安全以及交易安全都能够发挥积极的作用。但是，从目前的情况来看，我国在不动产登记档案管理方面还存在一些问题，如何采取相应的措施解决这些问题，构建新的管理模式，是当前相关部门和相关人员应该积极思考、努力探索的课题。

1     不动产登记档案的特点

不动产登记档案和其他普通的档案有所不同，具有很大的特殊性，而且对于人们的生活、工作具有重要的意义。不动产登记在我国当前社会中，从原来的分散登记已经过渡到了统一登记的管理模式。它的涉及面非常广泛，包括房产、林业、土地、农业等，对社会工作的影响非常大，是社会各部门工作的基础，也是重要的工作内容，其特点体现在以下这些方面。

1.1   种类繁多，数量巨大

不动产登记档案范围涉及非常广泛，具体包括房产、林业、土地、矿产、农业等业务档案，尤其是在房地产登记发证方面，因为关系社会各阶层的方方面面，关系千家万户的切身利益，因此涉及面非常广泛，而且数量非常巨大，不仅涉及城镇居民，还涉及农村的每一家农户。这些材料经过整理归档，在一个县就有几万卷之多，更有甚者在人口众多的县市可达百万卷之巨，而其载体又包括文字、图像、表格、录音、磁盘、录像和信息数据等资料，可谓是多种多样。

1.2   周期性长，时间跨度大

在不动产登记档案管理工作中，有些项目周期很长，最典型的就是在一些土地管理中，一些土地业务活动由于相关的法律法规不健全，相关的制度机制不完善，需要较长的时间延续进行协调，因此这些项目往往需要跨年度才能完成。在这些工作中，往往需要对土地当前的利用现状做深入调查，还要做城镇地籍调研，最后还要完成土地登记、发证工作，这些工作具体而琐碎，往往需要1～2年甚至3～4年才能完成。

1.3   具有动态性，能够形成很长的历史延续

不动产登记档案建立以后，在这方面的买卖、继承、交换、赠予等活动在不断进行，不动产的权属变更也在不断发生。由于当前经济发展迅速，房地产开发方兴未艾，导致许多房屋的翻改、扩建、拆迁不断进行，不动产的现状也在不断转移和变更，因此相关档案具有了极强的动态性。而且这些不动产都具有较长的历史延续，以城镇商品房为例，其使用年限为70年，而一些其他不动产权限具有更长的时间延续性。

1.4   具有真实性，能够成为法律依据

不动产登记档案中所反映的信息，必须与实际信息保持一致，才能在审核产权和纠纷调处中，作为凭证起到积极的参考作用。不动产登记档案在房与地管理方面，体现着政府职能，有着严格的操作规范，而且各程序之间互相制约、互相监督，形成了不动产登记档案的真实性，具有了明显的法律效力，是相关部门和法院处理这类纠纷的重要依据。

2     不动产登记档案管理工作存在的问题

2.1   相关部门对档案管理工作不重视

不动产档案登记管理的实施，能够保障这方面的工作顺利而高效地开展，而且能够不断完善不动产登记制度，还能提升政府的公信力。但是，由于传统机制的制约和其他一些原因，导致一些部门对不动产登记档案管理工作不重视，没有加强从业人员队伍建设，使那些参与工作的人员在业务素质方面明显欠缺。他们大都没有经过系统学习，不具备不动产登记档案管理方面系统的知识。许多从业人员都只是经过一些短期培训，没有形成完整的知识体系，更没有构建科学的管理体系，导致管理工作随意散漫，既不严谨也不规范，为这些不动产档案的建立留下了一些不确定因素。

2.2   不动产档案管理設施落后

在不动产登记档案部门中，不动产档案的管理工作并不是其主要工作，因此造成了在这些部门普遍不重视档案管理工作。由于不重视此工作，导致部门在档案管理工作方面的投入严重不足，从而使不动产档案管理工作在设备更新、信息化建设方面明显滞后于时代的发展步伐，不适应新时代背景下人民群众多元化的迫切需求。众所周知，随着经济的快速发展，不动产投资、交易等行为越来越频繁，且涉及面越来越广泛，导致当前不动产档案管理工作陷入困境，既阻碍了档案管理部门的工作效率，也制约了不动产档案管理相关制度的发展与完善。

2.3   专业的管理人才严重缺乏

档案管理专业人才缺失是当前这一行业普遍存在的问题，究其原因，最根本的还是档案管理部门不重视不动产登记档案管理工作，在人才引进、人才培养、人才发掘、人才交流方面明显措施不得力，工作方法不恰当，从而导致档案管理专业人才缺失。另外，档案管理部门在档案管理制度建设方面也相对滞后，没有制定并出台一项具有行业标准的管理制度，更缺乏相应的激励机制和约束机制，使得从业人员在具体的工作实践中态度不端正、学习不积极、工作方法不正确，从而导致工作不规范，造成工作效率低下。

3     构建不动产登记档案管理新模式的思考

3.1   完善管理机制，优化操作流程

不动产档案管理的高效运行，需要完善传统的管理机制、优化固定的操作流程。这就需要在具体的工作实践中，我国要整合登记档案管理机构、整合档案管理资源，构建统一协调、分工明确的管理机制，从而使不动产登记档案管理机制得到完善，为这项工作的顺利开展打好基础。同时，相关部门还要优化档案管理的操作流程，结合现有的工作经验，借鉴国外先进的管理理念和管理方法，从申请受理、调查审核、核对审批到最后的验证发证以及整理归档，建立一整套科学而有序的操作流程，使这方面的业务办理和不动产档案归档环节形成有机结合，从而提高工作效率，体现工作的实效性和科学性。

3.2   制定目标，逐步实施

不动产登记档案管理工作，要根据上级相关部门的部署，制订详细而科学的工作计划，在构建新型管理模式、积极开展新型管理工作的过程中，要按照计划把工作分为3个步骤来实施。第一步，要通过调查研究，具体摸清分散档案的相关情况，理顺它们之间的关系，然后在此基础上整理这些档案资料，为这些分散档案资料的整合归档打好基础。第二步，要整合、完善现有的档案形式，对这些档案数据进行信息化处理，以形成规范的电子档案，建立一定规模的档案数据库，然后对一些档案做到逐步移交，以实现统一管理。第三步，要对现有的档案进行全面的规范化管理，要构建完备的数据库，要对不动产档案管理实现以数据化管理为主、以传统管理为辅的积极转变，从而为开展不动产登记档案管理工作提供技术支持和资源保障，使不动产档案管理工作迈上新的台阶，产生更好的社会效应。

3.3   加强人才队伍建设

不动产档案登记是不动产档案动态管理的基础，而高效的档案管理需要一支既熟练掌握登记业务，又具备档案管理系统知识的专业人才队伍。基于此，档案管理部门要在人才队伍建设方面下大力气。首先，要加強思想政治教育工作，以提高这些专业人才的理论思想水平和职业素养。其次，档案管理部门要积极开展各种学习活动，为相关人员创设学习条件和学习机会。通过各种培训、讲座、观摩学习等形式，培养这些人才掌握系统的理论知识，并以创新意识拓展工作路径和工作方法，从而提高他们的专业能力和管理水平，以实现打造一支既具有丰富的专业知识和系统的理论知识，又具有较强的职业素养的高质量人才队伍的目标

3.4   加强档案管理信息化建设

在信息化时代，网络信息技术为人们查询资料、获取信息提供了便捷的条件和路径，因此人们在利用信息网络获取档案信息方面的活动会愈加频繁。这就要求不动产登记档案管理工作要加强信息化建设，在传统的不动产登记档案基础上，运用新媒体、大数据等技术，构建信息数据化不动产档案管理系统，使不动产档案管理能够纳入一个“统一归档、统一查询、统一监管”的信息网络系统。但是，在这一系统建设过程中，更应该强化风险防范意识，要应用现代信息技术加强保密措施，以保证档案信息的真实与安全，维护相关人员和单位的合法权益。

4     结 语

整合现有不动产登记档案资源，进行集约化、信息化管理，是当前新时代背景下构建不动产登记档案管理新模式的主要途径。档案管理部门和相关人员要努力学习，与时俱进，要以创新意识积极拓展档案管理工作的路径与方法，从而构建不动产登记档案管理新模式，以提高工作效率，体现更好的社会效益。

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