对电力企业文书档案管理“双套制”的理解与思考

摘 要 在信息时代，从以纸质文件归档为主，发展为纸质文件与电子文件“双轨制运行、双套制归档”，再到以电子文件为主的“单轨制、单套制”管理，这一系列的转变是档案管理顺应时代发展的必然趋势。本文就电力企业文书档案管理中的“双套制”进行论述，浅谈对于“双套制”的理解与思考。

关键词 双轨制 双套制 文书档案

一、引言

档案是国家机关、团体及企事业单位在从事各种社会活动、生产活动和科研活动的过程中，形成的具有一定价值的材料或实物，是人类共同的精神财富。文书档案主要用来记载党政机关、事业单位及企业政务活动，文书档案是档案管理工作的重要组成部分。随着科学技术的不断发展，越来越多的企业实施新的现代化档案管理方式，各种软件及系统的运用，大量电子文件的产生，传统纸质档案的将来和电子档案的发展趋势是档案人员关注的焦点。

二、对“双套制”概念的理解

何谓档案管理的“双套制”？即同一份文件通过电子和纸质形式加以鉴定、整理、保存和归档，并使两种版本同处存储与可利用状态。“双套制”既包括两种载体双套，也包括不同载体的双套。在纸质环境中，归档文件一式两套，一套移交档案馆，一套由形成单位自己保存，这就是同一载体双套归档。另一种情况是将纸质档案连同电子文件一并保存，这就是不同载体双套归档。现阶段的“双套制”大多数情况下指的是后面一种情况，是不同载体，即纸质文件与电子文件的双套制归档。

三、“双套制”在不同时期不同的理解

在档案工作中，“双套制”的概念与内涵在不同的时期是不一样的。回顾公司的文书档案的发展历程，“双套制”的概念与内涵也是一个变化的过程。

建厂伊始，文书档案主要是纸质流转及归档的，这个时期的“双套制”是指原件作为档案室归档保存，复制件用于查阅利用的方式。这种“双套制”的方式在保证实体安全、方便查找与利用发挥了重要的作用。

随着办公自动化软件（即OA系统）的应用与普及，公司使用OA系统，文件的流转逐步发展为纸质文件与电子文件同步運行，文件管理实现了“双轨制运行、双套制归档”管理模式。这种模式主要表现为两种版本的文件随业务流程运转，在文件进入运转程序时就形成纸质和电子两种版本。业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或者部分重复办理，流程结束后将电子文件与纸质文件同时归档。这样有效地提升了文件的办文效率，也有效防止一份文件由于办文人员出差等情况出现滞留的现象。但是随着现代社会对于“无纸化”办公的要求提高，这种“双轨制”的弊端也显现了出来。“双轨制”虽然提升了办文效率，但是大大增加了工作人员的工作量。

随着国家信息化的发展，数据库管理技术、信息传输技术层出不穷，公司办公自动化系统不断升级改造，档案管理也运用更加先进的软件，文件管理从“双轨制运行、双套制归档”向“单轨制运行、双套制归档”发展。特别是实现了公司办公自动化软件和档案管理软件的对接，两个软件不再是生硬地对接，而是元数据与流程的对接，从文件的流转到归档是一整个的流程。这样让电子文件有了可追溯性与凭证性，特别是承认了电子印章的合法性与凭证性，为文件管理实现“单轨制”运行提供了安全保障，不需要纸质再重走一遍流程，但是在归档的时候还是要打印一份纸质归档，这就是“单轨制”下的“双套制”。这种管理形式是现阶段比较普遍的形式，不仅提高了工作效率，缩短办公流程周期，大大减轻了工作量，而且为利用提供了方便。

2018年年底，国家档案局颁发了第14号令，关于修改《电子公文归档管理暂行办法》，将第七条修改为“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档。电子公文归档应当符合电子文件归档和电子档案管理的要求”。这一文件的出台有力地推动了电子公文以电子形式归档，为电子文件归档和电子档案管理提供了科学、实用的法律支撑。

“双套制”归档的意义与成因除了出于对电子文件纸质件的优势互补考虑以及基于电子文自身特点而采取策略外，更重要之处在于它是档案完整与真实的保证。如果把电子文件与纸质视为同一份的两个部分，那么二者的地位和价值就显得同等重要，同时归档保存乃理所当然。在电子文件出现后的“双套制”可以是电子文件制作纸质拷贝，也可以是对纸质文件数字化。无论是“双轨制”下的“双套制”管理，还是“单轨制”下的“双套制”管理，其实还是人们对于纸质档案管理的直观性，具有真实性与安全性，具有很强凭证效力和法律效力的认可，以及对电子归档的不确定性，这是采取双套归档的根本原因。

四、以电子文件为主的“双套制”档案工作的新思路

档案“双套制”归档方式是现在档案管理的普遍方式，也会在一段时间内仍将存在。但数字转型、文件量规模与多元类对“双套制”等管理模式提出挑战，行政事业中的电子公文，共服务税单、病历、电子证照，制造中的设计模型图纸工单子交易中的电订单、合同和保，都是各行业开展“单套制”探索的重点对象。对于“单套制”的探索，不妨首先从观念和习惯上改变。也就是说，在目前的档案工作中，应将归档工作的中心逐渐由“纸质文件为主、电子文件为辅”转变为“电子文件为主，纸质文件为辅”。这个以电子为主的“双套制”档案工作的新思路是顺应数字时代信息发展的趋势。

（作者单位为广东粤电靖海发电有限公司）

[作者简介：曾海娇（1982—），女，广东河源人，本科，档案管理馆员，主要研究方向：电力企业档案管理。]