浅谈如何做好电力工程档案管理工作

蔡玉珍

摘 要：本文主要探讨在数字化大背景下电力工程档案该如何开拓思路，创新工作方式，在传统的管理外引入现代管理方式，以便于电力工程项目的查询，统计，促进企业的发展。

关键词：电力工程；档案管理

1 电力工程档案概述

1）电力工程档案主要对各类电力工程项目的实施过程、电力工程成果、存在问题及改进意见进行记录，使电力工程的各环节信息记录在案，让电力工程项目的质量及效果有据可查，以达到电力工程质量管理、持续改进，扩大电力工程成果应用的目的。

2）电力工程档案资料涵盖了整个电力工程的前期过程、设计过程、施工过程、验收过程等，是电力工程建设整个过程中形成的历史记录，包括电力工程档案资料包括工程设计图纸、前期勘测文件资料、技术使用材料、现场监管资料等等。电力工程建设档案涉及内容多，工作內容贯穿了整个工程始末。

3）电力建设工程项目档案从形成、收集、整理、审核到移交，不仅仅是靠电力工程建设主体单位就能完成的，还需要设计、施工、监理、设备供应及安装等多方参建单位来共同配合完成。

2 目前电力工程档案管理工作存在的问题

1）对电力工程建设项目档案管理工作重视程度不够，认识不清，从电力工程项目前期到竣工验收，各级领导都非常重视项目立项、设计、质量、安全、进度、竣工验收等各环节，但对电力工程档案资料的形成和管理不重视，档案管理职责办公室不清，许多文件散存在个人手里，没有及时去收集整理，造成文件资料归档不齐全、完整。

2）电力建设工程规模较大，涉及的参建单位较多、各个参建单位归档工作要求与做法也不径相同，导致文件资料归档管理混乱。加上一些工程档案人员综合业务能力素质较低，业务能力欠缺，使得电力工程档案资料内容与实际不符，数据失真，设计图纸不规范变更，为档案管理和利用埋下了隐患，也将会给电力工程建设以及后期的生产运行、检修带来了较大的隐患。

3）电力工程建设单位在项目工程的开工和竣工过程中，很少能够主动的介入到当前工程项目的建设环节当中去，同时也缺乏与不同参建单位的沟通与交流，在工作方面不够积极，同时在施工的过程当中由于对档案管理工作缺乏足够的重视日常整理不够到位，到了验收交接的时候大量的档案蜂拥而至导致整个整理过程中的时间十分紧迫，过多的任务使得档案的整理工作难以做到精细，很多电力工程的建设甚至没有考虑档案的整体价值，这样档案的原始性与正确性很难有充足的时间去核查进而导致档案在正确性与原始性方面容易出现纰漏。

4）随着技术的不断更新换代，目前很多电力企业的档案计算机软件以及技术工作水平落后、加上传统的档案管理方法模式直接影响档案质量、企业信息化档案管理工作还存在许多不足等等现状，这些和现代化电力企业的发展非常不协调，无法满足电力企业现代管理的需求，给档案管理和提供利用带来困难，使得档案管理工作无法创新开拓。

3 做好电力工程建设档案管理工作措施

3.1 建立档案管理体系，依法治档

1）电力建设单位在工程开工之前应当首先考虑档案资料的管理工作，档案中包含勘察、设计、施工以及监理等重要的价值资料，应当在合同中明确的表达出来对档案的质量、套数以及移交方面的时间来提出更多的要求。

2）从工程立项到竣工，各阶段形成的档案资料呈多元化态势和不确定性，电力建设单位应要求各参建单位提供原始、真实、完整的档案资料，因此应建立专门的电力工程档案管理组织体系、完善管理制度和工作网络，划分职责范围，明确责任，规范管理，并将档案工作纳入到建设工程的考核中。

3.2 工程建设与档案工作同步进行，把好档案质量关

1）电力工程档案记录了工程建设全过程的真实情况，具有原始性、真实性和唯一性。要保持这些特性，在项目的最初阶段建设单位就应当对档案的建立以及积累移交等工作进行做到为，确保工程档案能够首尾相接并且对记录体系等做好相关内容的控制。

2）在电力项目建设中，影响工程资料收集整理工作的因素主要重程进度质量，轻各阶段档案资料收集整理，往往等到工程完工办理竣工验收时，才不得不投入大量的人力物力突击收集，拼凑补救档案资料，这样会造成档案资料短缺不完整，不利于企业电力安全生产和支行维护，甚至会电力企业造成严重的损失。电力建设单位应在工程进程各个环节上进行约束，每个环节都对档案资料及时收集分类整理，对各项文件材料逐渐检查，收集归档工作与各参建单位效益挂钩，档案文件资料收集整理不及时不齐全的进行扣罚，从根源把好档案材料质量关。

3）电力工程档案内容复杂多样且量大，因此对电力工程档案工作的政治素养、专业水平和操作技能等方面都有更高的要求，且各参建单位档案人员普遍以兼职人员居多，对档案收集、整理等各项工作都不熟悉，因此认真做好专职档案人员的培训工作，要求档案管理人员持证上岗，再由专职档案员对项目兼职档案员进行定期系统培训工作并进行考核，从而保证电力工程档案管理工作质量。不断提高兼职档案人员的业务素质和技术水平，使电力工程档案资料能够完整、准确、系统的收集和编制，保证档能够在电力工程建设管理、维护、扩建中充分发挥作用。

3.3 推进电力工程档案信息化，档案资料数字化

1）电子文件的能够促进档案的迅速发展，实现档案从传统的发展向数字化档案的转化。数字化技术的运用对于档案信息的管理问题来说有效的促进了档案管理工作的开展，能够使历史数据通过文字以及图像等呈现出来在使用的过程中更加的方便快捷，这样有效的提升了电子档案的管理效率。

2）加强电力工程档案信息化建设，在传统的档案归档基础上引入现代档案管理的理念与方式，选用适合企业档案管理的软件，制定相应的档案信息化管理规章，对文件资料从形成、流转、归档、鉴定、保存等全过程信息管理，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件，保障档案资源的原始性、安全性。

3）在进行档案的信息化管理的时候要做好对相关计算机的系统和数字设备中所形成的一系列电子数据的采集、存储等工作，做好已有的纸质、照片、声像等资料的数字化处理工作。做好档案信息化工作可实现跨地域、跨业务和突破时空的界限，来达到真正的资源共享。

4 结语

电力建设项目档案管理，关键在于加强过程控制，坚持档案工作与项目建设同步进行。同时电力工程档案工作要顺应时代的发展，随着信息技术的迅猛发展，对档案工作提出了新的挑战和发展机遇，加快企业档案网络化和信息化建设来适应企业发展的需要，为电力建设项目投产后运行、检修、扩建提供可靠依据，更好地为企业服务，创造更大的经济和社会效益。

参考文献

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[3]王岭.关于加快推进档案信息化管理的思考[J].2015（02）.