浅谈机关数字档案室建设研究

卜丽娜

摘 要：目前，随着科学技术的发展和大数据时代的到来，政府档案管理也从传统的纸质档案管理向数字化管理转变，并结合新修订的地方标准。本文简要分析了办公室数字档案馆建设的内容和存在的问题。

关键词：机关数字；档案室建设；面临问题

随着科学和技术的迅速发展，作为整个计算机网络的核心和基础的数字技术已在社会生活的所有领域中广泛应用，这自然对传统的档案管理产生重大影响。当然，这些标题将根据当时的需要创建。目前，许多档案馆已经开始建造数字档案，并取得了相当大的进展。鉴于数据时代的机遇和挑战，各机构必须努力建立数字档案，以满足信息社会发展的需要。

1 机关数字档案室建设的背景与意义

随着科学和技术的发展以及一个广泛的数据时代的到来，传统的档案管理模式受到很大的冲击，公共档案的管理从传统的纸面档案管理转向数字管理。为确定今后建设数码档案的目标和任务，组织了国家数码档案建设工作。各区及国家档案基本上是数字化的，可以接收和保存档案服务处存档的电子档案，电子档案也可以存档和保存。传统存档档案系统允许数字化使用存档档案、在线使用开放的存档档案、安全保存和长期使用电子存档档案。中国共产党中央局和国务院办公厅发表了一份关于在新环境下加强和改进档案工作的公告，加强了总体协调和业务指导。将档案计算机化纳入该股自动化总计划，使部署和同步标准化，确保档案服务遵循整个过程中档案培训准则，并积累电子档案。办公场地是一个信息平台，利用现代信息管理技术将档案数字化，以传统方式提供，并确保电子文件的存档、储存和使用。

2 机关数字档案室建设的主要内容

2.1 组织管理建设

明确界定数字档案的方向和职能权威，将数字档案的建设纳入本组织信息化总计划年度审查的主要指标，建立一个先进的数字档案系统，如管理系统员额、人事管理系统、财产管理系统等，并在年度预算中列入若干次档案的业务经费，包括媒体数据管理系统以及各种电子文件的存档和分类。电子档案系统的备份、开发和维护由经常预算提供经费，并得到长期财政保护。

2.2 应用系统建设

应用系统应充分自动化，从记录收集到使用。应用系统应包括数据接收、档案前管理、档案材料管理、档案使用管理和记录管理等内容。在线ORTS系統和接口管理包括八个功能模块，满足收集、存档、处理、储存和使用电子文件或多个文件的功能要求。使用.数字资源的真实性、完整性和可用性的目标是确保安全。在这方面，在线存档和在线使用的实施是实现档案自动化的一个重要指标。

3 建设机关数字档案室需要注意的几点问题

3.1 室藏档案数字化要严格遵循相关标准

在将内部档案数字化的过程中，应严格遵守纸面档案数字化的标准，为损坏较少的物理档案选择一个扫描仪，并尽可能使用一种颜色模式和更高的分辨率。在技术规格中统一存储，如TFF、EG等，应遵守或界定电子文件元数据、数据结构标准、数据存储和交换格式等技术标准，以确保发展的一致性。数字存档系统的对接。

3.2 集成信息化管理技术，解决技术异构问题

现如今，在政府常用的OA系统中，由于软件的开发，文件管理模块的功能较差，更新不及时，无法实现文件流系统与文件管理系统之间的在线传输功能，不能满足实际文件T的需要。由于技术等原因，它不能与其他文件管理系统无缝连接，从而在一定程度上增加了工作负载，降低了工作负载。它融合了现代信息技术和管理技术。确保不同管理平台下档案数据的性质、安全性和可读性，实现不同数据类型档案的综合管理，解决异构接口和异构平台的问题。

3.3 提高档案管理人员的专业素质与稳定性

目前，政府档案管理仍然是档案的“两大体系”，即纸质档案和电子档案都是妇女档案，工作量大大增加。档案部门往往被机构忽视，从业人员往往没有专业知识，甚至没有非正式的工作人员。因此，在数字档案的建设中，应优先培养人才，提高管理人员的专业素质，机关应配备适合数字档案工作的专门（兼职）档案员。具备相关档案专业理论和档案信息知识，并保持相对稳定。通过定期培训，不断更新知识体系，培养一批懂理论、能管理的复合型档案人才。

4 做好机关数字档案室建设的策略

4.1 提高认识，加大对数字化档案室建设的重视程度

数字档案建设是关系档案信息化大局的一项重要工作，涉及部门多、投资大、建设周期长、工作难度大。这项工作没有主人的支持是不能完成的，领导的支持是建立在理解的基础上的。要做好数字档案的建设，必须结合工作的重要性，宣传和引导，使他们真正了解工作，明确数字档案建设的必要性和可行性。将数字档案的建设纳入机关的整体信息工作，在人员培训、设备配置、资金分配等方面提供支持。本单位的预算将包括归档、纸质档案数字化、数字档案资源备份管理、数字档案应用系统运行维护升级等费用，并给予长期、昂贵的支持和保障。

4.2 健全法规，使数字档案室建设走上法制轨道

根据本单位的具体情况，制定数字档案建设的法律意见，指导有关部门制定和完善本部门数字档案建设的规章制度。如各类电子档案管理系统、人员配置与筹资系统、数字档案资源备份管理系统、数字档案应用系统运行与维和安保管理系统、机关档案管理部门、电子文件形成部门、信息部等。实行责任划分和奖惩制度，进一步规范数字档案的建设，使其制度化、规范化。为进一步规范数字档案的建设，应扫除法律法规综合运用的障碍，开展有效的数字档案建设。

4.3 创造条件，完善数字档案室基础设施建设

为了保证数字档案建设的顺利进行，需要建设一个相对独立、稳定、兼容的数字档案基础设施，以满足数字档案资源管理和政府机构共享利用的需要。主要包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全系统、终端及辅助设备五部分。基础设施应尽量采用国产产品，尤其是具有自主知识产权的国有品牌产品。支持建设涉密数字档案资源管理基础设施，应当符合国家有关保密的规定。尤其应采用统一的文件管理软件。文档处理和文档管理需要选择功能齐全的软件。在机构档案中归档电子文件时，确保电子文件转换为文本格式，以消除技术进步的影响，使其适应各种平台。

5 总结语

综上所述，数字档案馆的建设是一项长期的系统工程。数字档案资源的收集需要多个部门的联合建设。经过周密的规划和实施，不断积累档案管理经验，挖掘档案的社会价值。只有这样，政府档案才能更好地为决策者和公众服务。

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