信息时代背景下高校学籍档案管理之我见

高芮

摘 要：学籍档案是高校档案管理不可或缺的重要环节，在当今信息时代的大背景下，学籍档案的管理也面临了新的机遇和挑战。本文从高校学籍档案管理的意义出发，详细分析了当前环境下高校学籍档案管理的现状，并提出了学籍档案管理的解决路径。

关键词：管理；学籍档案；高校；信息化

1 信息时代背景下高校学籍档案管理的意义

高校学籍档案是学生从入学到毕业期间反应其学习、生活、奖惩、实习等各项状况的综合记录，为学生未来的职业规划，包括就业、升学、晋升等提供了重要的依据，也为用人单位对其入职评定、留学机构的资格审查提供了重要参考，同时也真实的反应了高校办学质量和教学水平，为高校各部门的教学管理提供了重要的参考意义。

在当今信息时代背景下，学籍档案传统的管理模式已经不能满足现代社会的发展，由于学籍档案真实的反映了在校生的综合状况，其真实性和权威性不仅成为高校办学质量的重要参考。 如何将传统模式与现代数字化档案管理模式相结合也为信息时代背景下高校学籍档案管理提出了新的机遇与挑战。

2 信息时代背景下高校学籍档案管理的现状

2.1 学籍档案信息化程度不高

学籍档案信息化建设有赖于软件和硬件的支撑。就高校而言，学籍的档案管理受重视程度不高，软件和硬件的配置跟不上现代化的信息需求。然而学籍档案信息化的建设依赖于安全性能较高的存储介质、像素较高的扫描仪器以及较为完善的档案管理系统、防火墙等软件辅以支持。与此同时，各大高校由于人员紧张、经费的不足，学籍档案的整理还仅仅停留在纸质文件的层面上，这些不仅使得查找利用率低下，且反复翻阅不利于原件的保存，一旦纸质档案遭遇到丢失或损毁等极端情况，后果不堪设想。

2.2 学籍档案系统性架构有待完善

由于学籍档案自身的时间跨度长，涉及的相关教学部门众多，使得学籍档案的系统性架构缺乏统一标准。一是学籍档案存在多头管理，各部门协调性差。学生的学籍档案涉及的内容广泛，涉及的行政部门和教学部门繁多。例如学生录取名册、实习生鉴定表归口招生就业部门；学生的学籍卡、成绩单等归口各个二级院系管理；学生的毕业验印名册属于教务处管理；学生征兵入伍、开学典礼等活动归属于学工处管理。这种多头管理的结果容易造成数据上的多源异构，若需获取一个学生的所有学籍信息，需要各个部门相互配合。如若各方协调性较差，很难获取完整的学籍信息。

二是学生动态性信息更新不及时。很多高校学籍信息是在毕业年归档，档案部门无法及时更新学生在大学期间的动态信息，如其入伍参军、休学、退学等动态信息等。

2.3 档案管理专业人才匮乏

一是学籍档案的归档整理通常都是各二级院系的教学秘书兼职担任，工作重心并不在此，所以缺乏对学籍档案归档重要性的认知，意识性和主动性有待加强。其次，由于非档案管理的专业性人才缺乏对学籍档案的整理、归档的相关培训，专业知识薄弱，也影响了学籍档案的归档进程。

二是随着信息技术的发展，学籍档案的数字化需求日益迫切，而各大高校的从业人员信息化意识淡薄，信息化建设力度薄弱。资历较深的学籍档案管理员对纸质的学籍档案的归档整理显得驾轻就熟，由于年龄的限制，对于学籍档案数字化管理显得力不从心。因此学籍档案的管理性人才出现人员断层、青黄不接的现象在各大高校屡见不鲜。

三是由于学籍档案涉及的学生量大、内容众多，装订和扫描的繁琐工作很容易造成档案员的职业倦怠，形成抵触情绪，再加之学籍档案不似高校其他工作，容易出工作成果，所以档案管理工作很难得到领导的重视，导致晋升通道和学习通道的不畅通，因此这种激励机制的缺乏，极易使档案管理人员产生負面情绪，影响工作的主动性和创造性。

3 信息时代背景下高校学籍档案加强管理的解决路径

3.1 加强学籍档案的信息化建设

学籍档案的信息化建设体现在以下四个方面。一是学籍档案信息化的建设离不开软硬件的购置，其中硬件设施包括档案专用扫描仪、打印机、数码摄像机、数码照相机、磁盘阵列等基础性设备，软件包括安全性能较高的防火墙、与自身学校相适应的档案管理系统等。

二是加强学籍档案双轨制的构建，在纸质档案与电子档案互为镜像的大前提下，各高校可以从自身的实际出发，明确先后顺序，以年代久远、有所损害的纸质档案开始，对其优先进行数字化处理。

三是加强对传统纸质目录的信息化处理，构建学籍档案的体系化、标准化的全目录库，排除因异构数据产生的“信息孤岛”效应的不利影响[1]，以方便学籍档案资源检索和共享。

四是建立师生/服务器相支撑的档案管理结构系统。高校档案信息管理系统能通过师生/服务器将高校档案信息管理体系、高校档案管理结构体系进行衔接，并将其分成客户机/服务器的结构模式处理共享型档案信息，在执行各自任务的同时，完成档案信息的管理与共享工作[2]。

3.2 健全完善学籍档案系统性构架

一是建立并完善数字化学籍档案的共享体系，加强档案系统与学校OA系统、教务系统等的对接，通过与各部门系统和数据库之间的对接，实现电子档案的实时更新，以此降低高校由于各职能部门的拆分及合并，或者因归档分工不明确，造成学籍档案的遗漏和混乱的风险。同时通过学籍档案共享模式的构建，形成了数据的共享，节省了人力成本和物力成本。

二是为在校生和毕业生提供个性化的查档服务，如定制各种个性化的借阅模块，以往为学生只是单纯的提供成绩单的复印件，不提供英文的翻译件，然而一般查询成绩单的学生都是以留学为目的，许多国外高校以及中介机构需要英文版的成绩单做支撑材料。另外可以通过增加水印的方式，以规避电子文档借出时另作他用等不良风险。

三是加强纸质档案与电子档案的安全性。首先是加强对档案库房防火防潮防虫蛀的日常维护，以保证纸质档案的安全性。其次是重视电子档案安全的管理，可以通过磁盘阵列、NAS等设备确保数据的安全，对数据安全要求高的学校亦可通过异地备份的措施，建立容灾系统以进一步提高数据的安全性。最后是有条件的高校可将每卷档案添加电子标签，通过FRID射频识别，追踪到每卷档案的位置以保证档案的安全性。

四是明确学籍档案制度化的管理，明确各职能部门及二级院系的职责和关系，从根本上明确各部门相关学籍档案的归档工作的义务和责任，明确学籍档案的时序性，加强各二级院系学籍档案的协作以提高学籍档案归档的及时性和准确性。

3.3 重视档案管理专业技术性人才的培养

档案资源信息化的建设离不开对高素质的档案专业人才的培养[3]，其又涵盖了以下三个方面。

一是抛弃落后守旧的固化思维，具有主动学习和接受新知识、新技能的动力，同时要具备信息时代背景下档案数字化的全局观，有数字档案开放与共享的新意识，真正做到从档案管理员转换为信息管理者。

二是加强学籍档案相关人才的梯队建设，加强对各二级院系和各教学部门兼职档案员相关技能的培训，总结经验教训，取各家之所长，以增强学籍档案归档的系统性和整体性。

三是加强档案管理人员的激励机制以提高其工作的主动性。首先是申请相关经费，以补贴的发放形式来肯定各二级院系和各教学部门兼职档案员的辛勤劳动。此外，各二级院系兼职档案员，职称评审时大多为管理岗，鼓励其走档案系列的专业技术的职称路线，为其创造职业生涯的多种可能性，使其在平时的归档工作中得以学以致用，化被动为主动，以提高工作效率。

参考文献

[1]杨旭中.信息化视域下的高校档案管理创新[J].山西档案，2018（06）：48.

[2]杨桂莲.人力资源档案信息化建设策略研究[J].黑龙江档案，2015（4）：106.

[3]吴华影.馆藏档案资源共享技术路径与建设策略研究[D].哈尔滨：黑龙江大学，2012.