充分利用信息化技术提升档案管理效率

赵文仙

摘 要：档案管理信息化已经逐渐发展成为一种趋势。人们在工作中需要从人事档案中调取大量相关信息与材料，而传统的人事档案管理重在保存纸质文件，很多时候在档案信息获取上存在程序繁琐、查找困难，档案文件保存耗费巨大人力物力资源等现象。本文就档案管理中存在的问题、档案管理现状以及信息化技术在人事档案管理中的具体应用进行了阐述。

关键词：信息技术；档案；运用

1 传统的档案管理存在的问题与不足

传统的档案管理，主要侧重于纸质文件的保存。文件的保存过程中，需要耗费大量的人力、物力、时间。比如：档案文件的存放空间、档案的归档与编排、特别是档案的调取查询全靠手动翻阅，除了费时费力还极易出现遗漏和错乱。除了这些问题以外，文件还容易受自然环境影响，产生氧化与损毁。另外有些人事档案管理的工作人员，没有经受过档案管理的专业学习与培训，对工作缺乏责任心，对档案管理专业技能掌握不熟练造成档案破损、遗漏想象屡见不鲜，另外传统的档案管理，还存在着人力、物力资源消耗大，档案文件调取时间长流程多，档案保管安全性保障不强等问题。

2 档案管理工作现状

目前正是信息化技术高速发展的社会，信息化技术已走入了各行各业，普遍应用在每一个岗位。档案管理也是如此，档案数字化、信息化正在成为档案管理的重要手段，利用信息化技术，不但能把档案管理的安全性、可靠性得到提升，最大限度的延长档案使用寿命，还能使档案管理的工作效率倍增，节约大量的人力物力资源。

虽然这几年档案管理信息化技术取得了不错的成绩，得到了大多数行业的认可，但在发展中也难免遇到问题，一是当前的档案信息化管理，还只处于发展阶段，很大一部分作用仅满足于利用信息化技术对原始的档案信息进行储存。二是因为涉及到人事档案的安全性要求，对于人事信息的查询只对一些特殊工作部门提供。如何在保证安全性的基础上，逐步的加入各部门之间信息查询的相通，做到信息资源共享，减少办事需要重复多次提供同一个材料所带来的麻烦；三是档案信息应该更好的为人们的工作、生活、出行服务，在确保安全的前提下逐步要做到由提供纸质档案信息向各部门间电子档案信息共享、查询方便的作用，就这也是未来发展中的方向。

3 信息化技术在档案管理中的具体应用

3.1 檔案的保存

信息化时代，档案的管理对象正逐步从以纸张为代表的传统载体档案转向以计算机文件为代表的数字档案，数字档案的管理和利用、传统载体档案的数字化已经成为档案工作的重要内容和发展方向。在档案资料的保存过程中，最容易出现资料的破毁。使用数字化技术，就能让档案资料的保存多了一道防护屏障。所以单位档案信息化发展要在三个方面上下功夫：一是建立档案信息库；二是把电子文件完整、安全、规范地收集起来；三是把数字化的档案信息使用起来，最终实现“存量数字化”，“增量电子化”，“服务网络化”。

3.2 信息查询与分类功能

档案管理中，使用信息技术，可以让档案信息的查询工作变得方便快捷。例如，其一：在单位的人事档案管理当中，职称评定、干部选拔行为都需要对人员每年的工作年限、工作评级、受嘉奖、处分等情况进行统计。而这些信息，以往都是需要逐个文件核对的，有了信息化技术，可以利用查询功能，调出相关项目的具体信息，情况一目了然，工作效率翻倍。按照人事档案信息化建设的原则，为了让档案更具规范性和合理性，把档案项目按照人事档案目录的十个方面要求进行分类登记，方便查找、省时省力。其二：利用信息化技术查询文书档案就更方便快捷了，只需根据时间和类别就能轻松查找到档案，节约了时间，提好了效率；其三：作为公路系统，大量的工程建设项目档案，单单依靠纸质资料的保存，涉及面广量大、资料繁多、保管起来还占用很多资源，另外时间久了查找起来不容易、易丢失。可是如果采用信息化技术保存管理的话，既节省了资源，保障了安全，又能为项目生产（运行）、维护、改扩建提供重要依据。

3.3 信息化平台建设，促进多方协作

信息化技术的发展，离不开信息化平台的建设，所以需要搭建一个为档案管理服务的信息化平台。例如单位的部门之间，可以在权限允许下由专人负责，通过信息平台调取相关信息，节约时间、提高效率、事半功倍，真正体现出档案信息化的价值。当然档案管理的信息化平台建设，不是一朝一夕就能完成的，需要各部门结合实际工作不断的总结和探索，及时发现问题、解决问题，让档案信息化管理既立足于实际又着眼于未来、既人性化又标准化、既方便又高效，更好的为单位发展工作服务。

目前档案管理工作融合信息化技术，已经取得了一定的成绩，给工作带来了很大的方便，起到了存储安全、节约资源、方便查询等多方面的作用。但未来档案管理工作仍然要在信息平台建设、部门间协作、档案信息管理系统开发等很多方向突破局限、合理发展、优化资源、打造更加科学更加和谐的人事档案管理工作氛围。

参考文献

[1]全国档案工作标准化技术委员会.档案工作标准汇编.9[M].中国档案出版社，2010.

[2]姜之茂.档案人员岗位培训教程[M].中国档案出版社，2002.