探讨优化干部人事档案数字化的管理办法

摘 要：随着干部人事档案数字化工作的深入推进，设立全国统一电子档案平台，加强对电子档案的规范管理，成为了档案管理未来发展主要方向。但在档案数字化管理中，无论是专业人才方面，还是档案安全保障等方面，都无法轻松应对信息技术的挑战，严重阻碍了档案数字化建设；对此，加强部门联动，完善管理机制意义重大。

关键词：干部人事档案；数字化；管理

干部人事档案数字化建设及其管理，对人才培养与干部队伍建设，领导班子强化等方面，有着现实指导意义。为更好发挥人事档案的价值，还需充分抓住大数据时代发展机遇，加强信息平台建设，提高数字化质量，切实解决干部人事档案数字化建设问题，开创档案管理新局面。

1 干部人事档案数字化工作的意义

1）基于数据分析的科学决策。传统干部人事档案管理工作，涉及资料数据收集整理与分类归档等步骤，程序繁琐且任务周期长，在对归档数据的总体分析方面明显不足。档案数字化建设，能够处理大量复合文件数据信息，能为人事档案管理提供更加便捷和完整的数据。设立数字管理系统后，人事信息分析数据自动生成，且数据信息准确，能够为研判决策以及人才发展提供价值数据支持，更利于人力资源整合，为优化干部队伍提供数据支撑。

2）工作效率提高。干部人事檔案材料，作为记录干部在学习、工作、任免调动、职称评定等诸多方面成长轨迹的重要凭证，是组织提拔任用干部的重要参考材料，具有重要的保存价值和参考意义。传统干部人事档案储存方式以档案柜为主，目录检索与使用等工作效率低，且纸质档案材料破坏不可避免。干部人事档案数字化建设，能够借助网络技术完成实时目录查询，档案在转移与查阅中保存完整，档案资源使用效率显著提高。尤其是网络搜索功能的使用，档案访问、查阅时间减少，切实规避了人为破坏问题，保存时间更长，资料使用更加便捷。

2 档案数字化存在的问题

1）个人及单位对人事档案重视程度不够。人事档案工作的质量取决于全市各机关事业单位的配合程度，由于干部人事档案工作耗时枯燥且难以出工作成绩，部门单位对人事档案工作不够重视，缺乏专人负责，加之人事变动频繁、工作交接不够细致、人事档案从业人员在档案和人事方面专业水平不足，人事工作办理流转主观化与随意化，导致人事档案工作不能规范科学落实[1]。部分单位人事工作人员对人事档案归档范围、时限等认识不足，出现未及时归档、错误归档等现象，造成干部人事档案材料大批量不完整，对于档案中缺少材料的现状个人不予配合消极补充，单位和个人相互推卸责任，给档案数字化前期补齐档案材料的工作造成很大阻碍，直接拖慢数字化工作节奏。

2）补充材料问题。一些单位忽视文书档案的归档工作，造成个人、单位难以查找补充历史档案，给个人和组织带来损失。补充完善档案材料过程中出现的普遍性问题可归为几类：一是某些历史时期内单位临时工缺少招聘材料、合同或社保缴费材料，部分在当时甚至未办理过纸质手续，或者曾经的工作部门和档案材料均已不存在，造成无法补充相关工作材料，给认定干部参加工作时间带来困难；二是由于原党支部已不存在、原党支部涉密或入党相关证明材料丢失无法证实党员身份，造成无法补办入党材料；三是由于原毕业学（院）校已不存在或学籍档案存档不力，造成干部本人难以查找补充学籍档案，部队因为涉密退伍人员难以补办学历材料；四是缺少毕业分配到单位的报到材料、转正定级材料、调动审批材料、任免审批表、体制外工作材料，难以确定干部每段工作经历的准确时间截点；五是普遍缺少调标的工资变动审批表，工资表不连贯，很多单位调整工资的依据材料保管不善，造成难以补办工资变动审批表。

3 优化干部人事档案数字化的管理办法

1）提高人事档案工作人员专业素质。组织人事档案工作人员的集中培训，从思想认识、专业素养、工作机制等方面展开培训，树立从业人员的政治意识、保密意识、安全意识和责任意识，筛选一批政治过硬、责任心强的同志从事此项工作。定期开展对人事档案工作人员关于人事档案工作细则的培训，共享人事档案工作文件、法律法规、专业知识等相关学习材料，营造积极的学习氛围，并将人事档案工作纳入全市年终考核。加强对档案数字化外包公司的沟通和监督，共同梳理我市人事档案工作的具体情况、人事工作中产生的档案材料类型，明确档案数字化工作的要求和质量，针对数字化过程中出现的档案材料归类错误、档案查缺所列材料名称不准确、漏查干部工作经历材料等问题要求档案公司进行整改。

2）搭建数字化工作进度监控信息平台。由于我馆需要数字化的干部人事档案体量庞大，涉及工作步骤较多，把控整个数字化进度和细节对优化数字化品质尤为重要。建立数字化建设各步骤完成情况统计表，实时更新每本档案数字化全过程的完成情况，包括档案查缺、补缺、扫描、专审，量化每本档案数字化质量，记录每本档案的具体问题，从不同维度统计各项工作完成率，及时将数字化进度反馈给相关部门，争取相关部门的配合。

3）探索人事档案工作常态沟通机制。人事档案数字化工作的质量取决于档案涉及部门和个人的配合程度，尤其是前期的档案材料完善工作，这也是整个人事档案数字化工作中的重点和难点，所以搭建一个高效的工作联系平台尤为关键，档案管理部门是外包档案公司和全市各机关单位之间联系的桥梁，整个数字化过程中需要随时密切联系全市机关事业单位。在日常人事档案归档工作中，也需要档案管理部门督促全市各单位及时归档。在数字化工作启动前，我馆组建了全市机关事业单位人事档案工作群，探索高效的工作联系机制，充分利用现有的党政网系统，保证信息流通安全及时。

4）确保数字化各步骤完成质量。档案管理部门确定需要数字化的详细名单，在档案查缺工作中，检查档案材料的真实性与完整性，并将检查情况记载在档案查缺清单内。档案管理部门将查缺清单分别传送给各单位负责人，并明确补缺的要求和方法，档案管理部门逐一审核补充档案材料的真实性和有效性，并及时归档和记录补缺情况。在编码整理工作中，严格落实档案分类与排序标准，要求规范标注各份材料类号与页码。在目录录入工作中，要求档案目录逐份录入，与档案内容一致。在打印装订中，明确打印档案目录，规范展开装订裱糊工作。在档案扫描中，根据档案材质合理选择扫描方式，防止纸质档案破坏。在原始图像制作中，严格按照纸质档案排序图像，无黑屏与坏死文件。在图像数据审核中，要求原有档案信息完整，加强目录与图像校对[2]。

5）落实档案信息安全保障。电子数据安全管理意义重大，对数字档案全程监控，要求工作人员签订保密协议。在档案数字化流动登记册内严格登记档案出入库情况，确保档案安全流转。加强日常管理，严格要求人事档案材料专人负责报送，防止涂改造假，杜绝他人代转人事档案。强化人事档案的政治属性和秘密属性，加强维护管理系统，防止系统崩溃、硬件损坏与病毒侵蚀。

基于科学管理体系和工作流程的档案数字化建设，应当更好地把握档案数字化发展的要求、规律和特征，落实工作中的权利与责任，确保分工明确，实现资源高效利用。在档案管理设备方面加强创新，不断提高档案管理水平，为干部人事档案数字化建设助力，做到档案管理与时俱进，为档案利用者提供优质档案产品。

参考文献

[1]唐圣琴.干部人事档案数字化加工外包的实践与体会[J].档案天地，2017（9）：35.

[2]李秋洁.浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设[J].经营管理者，2017（3）：81-81.

作者简介

曾玉芳（1987-），女，汉族，四川广元人，本科，档案助理馆员。