新形势下档案信息化建设的思考研究

边玛拉姆

摘 要：信息技术的发展给档案工作来了新的发展机遇，同时也暴露出传统档案管理工作中存在的问题，使得越来越多的部门开始重视并推行信息化建设。本文从了解新形势下开展档案信息化建设的必要性入手，结合出现的问题来探讨具体优化对策，致力于更好地发挥信息技术作用来提高档案管理质量。

关键词：档案管理 信息化建设 电子档案

当前在档案信息化建设方面存在人员技术不佳、档案载体不安全、配套制度不完善等问题，这在一定程度上会影响到信息技术的应用质量。为了更好地开展信息化建设，相关部门要准确把握当前存在的问题并健全管理体制，同时要结合自身情况需要来构建完善的安全防护体系。

一、必要性及存在的问题

（一）必要性

社会经济的发展使得档案数量不断增加，同时也使档案管理对象的形式逐渐丰富化，这在一定程度上增加了管理工作的困难程度。传统的方法及理念已难以适应数字化档案的需求，而电子业务的发展为档案管理工作提供了新的技术支撑，这使得越来越多的单位开始借助电子技术来开展信息管理工作。除此之外，国家部门对档案信息化建设的支持也为其发展提供了动力，国家档案局于2002年就发布了相关建设纲要，其要求应用电子模式来推进实现档案管理现代化。

（二）存在的问题

当前部分单位虽然开展了信息化建设，但负责档案管理的工作人员对电脑操作技术了解较少，这使得其无法应用电脑信息系统来处理档案问题并解决网络安全问题。另一方面，信息化建设需要完善的配套管理制度，但当前部分单位在档案信息管理方面仍采用传统的年终绩效考核方法，这也会影响到管理人员对信息化建设的参与热情。受上述两个因素影响，部分单位在依靠电脑网络开展档案管理工作时缺乏可靠的管理制度和完备的风险防控技术，进而增加了档案载体的风险程度，例如常见的计算机硬件故障而导致电子档案信息丢失等，严重的可能会由于黑客入侵而导致档案信息泄露，进而影响到档案管理工作的开展效果。

二、档案信息化建设策略

（一）加强人员技能培训

档案信息化建设离不开相关管理人员的参与，但部分管理人员由于技术能力受限而无法开展信息化管理工作，因此需要定期为相关管理人员提供教育培训机会，以此来提高其信息技术能力和网络安全意识。在具体工作方面，相关单位可以组织管理人员参与培训活动，借此来提高其对信息化建设的重视程度和参与意识，同时要向其传授电脑操作知识，以此来更好地开展各项档案管理工作。除此之外，档案管理人员要认真研究相关政策法律，同时要学习计算机加密功能来保障档案资料安全性，其有助于树立更为坚定的工作信念和端正的职业道德。

（二）健全档案管理机制

相较于传统的纸质档案管理而言，信息化管理模式存在更多的风险因素，这就要求相关单位提前制定责任管理制度来落实各项责任。在具体应用方面，首先需要健全责任管理制度来提高管理人员的责任意识，同时要对已发生的电子档案管理问题进行处罚，以此来起到警示作用并提高相关人员的警惕意识。除此之外，各单位要健全双重保存制度来做好档案信息备份工作，其有助于避免出现受计算机硬件影响而导致档案丢失的情况。电子档案虽然具有便捷性优势，但其在稳定性方面却不如纸质档案，因此相关单位可以同时保留纸质档案和电子档案，以此来更好地保障档案真实性并提高管理效率。

（三）强化安全技术保障

在开展档案信息化建设过程中，各单位需要将档案信息存储在网络系统中，这在一定程度上增加了档案信息的风险程度。

为了有效解决这一问题，各单位要从安全层面和技术层面来综合保障档案信息安全。第一，各单位要在档案系统中设置身份准入制，这要求单位及时设置身份准入权限来杜绝非工作人员进行违规操作，其有助于降低外部入侵对单位档案信息的威胁。第二，单位要对档案信息进行加密存储，例如设置“只读”模式，以此来避免非工作人员肆意修改档案内容，其有助于最大程度地保障单位档案信息的原始性。第三，各单位要定期备份档案资料，这就要求工作人员提前建立两套或多套功能电子档案备份文件，当电子档案出现丢失或被破坏问题时，其可以借助备份文件来保存档案信息。第四，单位要对档案资料做到技术防范，这就要求工作人员定期检测网络及软硬件设备，其有助于及时发现并修补安全漏洞，进而有利于为单位档案信息提供安全可靠的存储环境。强化安全技术保障有助于最大程度地降低网络安全问题对档案信息的威胁，进而有助于及时跟进并完善档案安全管理设备，这对于提高档案工作的信息化程度和规范化程度而言具有重要意义。

三、結语

针对当前部分单位在将信息技术应用到档案管理工作中时出现了一系列问题，为了有效解决这些问题，首先需要明确信息化建设的必要性，在此基础上结合自身情况来构建完善的档案管理体制。除此之外，相关单位要为档案管理人员提供教育培训机会，同时加强安全保障力度，这不仅有助于提高技术操作的规范性程度，而且有助于最大程度地保障档案信息的安全性。

参考文献

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