强化档案安全保障体系建设的途径

钟映银

摘 要：档案是我国重要的财富和战略资源，不断强化档案安全保障体系建设，确保档案安全，对于我国的稳定发展具有积极的意义。对于企事业单位，特别是行政单位而言，档案是工作资料的有效留存，是科学决策和责任追究的基础依据，更是确保工作科学有效、实现更好社会服务的基础，笔者结合实际工作，分析了当前政府部门档案安全现状以及强化档案安全保障体系建设的必要性，进而提出了强化档案安全保障体系建设的具体路径。希望本文的论述能够为相关单位的档案管理工作提供一定的意见和建议，从而促进档案管理工作的进步。

关键词：行政机关；档案管理；安全保障；体系建设

近年来，随着社会的发展以及信息技术的进步，档案管理工作方式和服务方式发生了很大的变化，现代信息化技术在档案管理中的应用，在提升档案工作效率、提高工作水平的同时，也带来了一些档案安全保障的问题。作为我国国家发展的宝贵财富和重要战略资源，行政机关的档案事关国家机密和社会稳定，也是工作中上传下达流程的重要记录，在信息化时代背景之下，只有不断强化档案安全保障体系建设，才能确保工作的顺利开展。

1 我国行政单位档案管理现状

1.1 相关部门对于档案管理工作的认识不足

机关事业单位内部的很多领导干部和工作人员对于档案管理以及档案安全的重视程度和理解程度远远不足，也没有认识到政府机关档案安全对于社会发展的重要意义，因此多年以来，我国行政单位的档案管理工作水平都较为落后。政府档案涉及面广且内容繁多，整理和保管起来的难度较大，很多工作人员没有认识到档案保管手段更新的重要意义，只是机械地对相关资料进行留存，导致档案资源较为分散，档案的完整度不高、连续性不强，由此带来了极大的安全隐患。

1.2 档案管理工作方式和工作手段落后，工作中的安全漏洞较多

由于行政机关对于档案管理工作的重视程度不足，因此单位内部关于档案管理工作的制度和机制建立不够完善，档案收集和整理当中存在着很大的问题。首先，很多行政单位，特别是基层乡镇认识不到档案管理的全面性要求，因此工作中只是单纯地关注红头文件、上级文件等的收集和归档，对于有关乡镇经济发展、建设规划、科技推广等内容的收集却不够及时，这就造成了大量文件资料和有用信息的丢失、外泄，影响了档案的全面性和安全性[1]。另外，随着社会的不断发展，政府部门的工作档案和其他材料越来越多，需要归档的文件也成倍增加，但是由于行政单位档案管理工作水平不高，因此普遍缺乏统一的建设标准和工作规范，这就导致档案收集、归档、保存、利用工作不够科学，由此也带来了档案保密工作中的一定漏洞。

1.3 经费不足，导致档案管理中的人才和资金缺乏

首先，我国行政单位内部的档案管理人才严重缺乏，很多有知识、有干劲的青壮年有生力量很少被安排到档案管理岗位，造成了档案管理工作人员“老龄化”的现象严重且人员流动率较大，因此很多新技术、新方法不能被及时应用到档案管理工作当中，这就导致我国行政单位档案管理工作现代化进程开展较为缓慢，现代化程度不高。此外，由于经费的欠缺，很多乡镇单位档案室的设备不足、设备老化现象较为严重，必要的电脑、扫描仪等办公设备欠缺，这就导致基层档案的信息化不足，再加上档案室布局以及安保工作的不合理，更是降低了档案管理的保密性。

2 强化档案安全保障体系建设的必要性分析

建立以电子档案为主，纸质材料为辅的行政单位档案安全保障体系，从国家层面来说，是对国家关于档案安全保护工作重要指示的落实，是保护我国档案资源、防范外来风险的需要；从社会层面来说，是在新技术条件下，在保障档案安全以及保密性要求的基础上，为社会各行业发展提供信息服务的需要；从行政单位工作层面来说，则是促进工作水平提升，保障地方发展的需要[2]。行政单位的工作水平和工作效果，直接关系着党和国家在人民群众的形象，通过档案资料的安全管理，可以准确地记录历史事件的功过是非以及社会发展的心路历程，以这些材料为指导，可以有效提升行政单位决策的科学性和客观性，对社会各项事业的发展以及政府综合管理能力的提高意义重大。

3 强化档案安全保障体系建设的途径

3.1 明确档案安全保障工作的重点环节，建立完善的档案管理工作制度

档案安全保障体系建设是一项庞大的系统工程，它包括制度建设、设施建设、技术保障等多方面的内容，并贯穿于档案管理工作中的各个环节，因此，我们必须从档案管理工作的实际入手，结合以往经验和外来经验，做好对不同档案类型分类、保存方法以及以往安全事故的调研工作，在深入分析中找出重点环节并提出针对性的安全保障方案，从而打造实用性和适应性更强的档案安全保障体系。在档案信息化、数字化加速发展的今天，保障档案安全已经不单纯局限于物理安全保障方面，還必须同时关切电子档案的安全，为此，从不同的工作环节出发，我们还必须不断建立与完善相应的档案管理制度。比如，建立针对珍贵档案的保护制度，对珍贵档案进行单独的装订和保存，并建立单独的借阅、出库制度，可以最大程度地保护珍贵的历史资料，确保国家宝贵文化财富的留存；建立濒危档案排查制度以及相应的抢救和保护预案，可以对破损和遗失档案进行及时的修补与查找、征集，从而避免档案的遗失和二次破坏，确保档案文件的完整性和延续性；又如，建立档案的异地、异质保护制度，实现对档案的多重备份，通过在不同地点、不同气候类型以及不同介质上的文件保存，可以降低档案的唯一性，从而能够大大提高档案管理的抗风险能力[3]。

3.2 加强档案库安全建设，推进档案信息安全管理的现代化

加强档案库的建设，既包括物理性质的安全建设，又包括电子档案库的安全建设。首先，我们要保障档案库的物理安全，就必须加大档案馆舍的建设投资力度，对馆舍进行必要的新建、扩建和改建；要加强对于档案室设备，如档案保存介质、网络打印机、计算机磁盘、硬盘等的保护，建立更加完善的监控系统、报警系统、自动门禁系统以及温湿度调节系统，从而为档案的保存提供一个安全、适宜的外界温湿度环境以及电磁兼容环境。其次，要积极采用先进的信息安全技术和数据安全技术，保证档案的存储安全和使用安全。对内而言，档案管理机构要通过访问权限分配、防病毒安全查杀以及对于计算机系统的即时监视，防止不明身份的用户进入，杜绝非法操作的进行；同时要执行严格的数据备份管理制度以及密码技术，从而实现对电子档案管理系统数据库的即时修补，保证涉密文件的加密，以提高系统的安全性；对外而言，则要采用物理隔离、防火墙设置以及身份认证等安全技术，在确保档案安全的基础上，实现档案信息的推广与应用。

3.3 做好人才培养，切实提升档案管理人员的安全意识

政府机关应该重视档案管理工作，并逐步加大人员的引进和培养力度，要通过定期的组织培训与共同学习，使档案管理人员能够真正掌握现代信息技术，明确安全保障系统运行的原理，从而确保在系统发生异常时能够及时处理。此外，要加强宣传工作，提高档案管理人员的安全防范意识以及职业责任感，从而使其自觉将确保档案信息安全列为工作的首位。另外一方面，还要不断强化档案安全管理制度，实现对档案管理各个流程、各个环节的明确分工，并将安全管理责任切实落实到人，从而保证安全管理责任的履行。

4 结语

档案信息安全保障体系建设是一项利国利民的复杂工程，只有不断增强工作中的使命感和责任感，才能提高档案管理工作中的创新能力和安全防范意识，从而促进我国档案管理水平的稳步提升。

参考文献

[1]叶淑仪.档案数字化的质量及安全保密管理探析[J].卷宗，2018，8（35）：79-80.

[2]朱晓艳.新时期怎样提高档案信息化的安全管理[J].卷宗，2018，（30）：6.

[3]尹丽华.新形势下对档案“完整安全原则”的再思考[J].卷宗，2018，（23）：25.