浅谈信息化时代下做好档案管理工作

王黎明

摘 要：信息化时代的到来使传统的档案管理工作面临挑战，同时也带来了机遇。如何在电子信息时代，利用网络来改进档案管理工作是我们面临的一个重要问题，因而转变传统观念，发现新问题，探讨新思路，才能使档案管理工作在信息时代下获得高效和安全，更好的为社会服务。

关键词：企业单位；信息化；创新；档案管理

随着时代的不断发展，各类信息技术以及大数据技术的应用越来越普及。同时，信息量的逐年增大也让网络存储方式逐渐取代了传统信息资源存储方式。基于以上变化，新时期档案管理工作者在日常档案管理工作中，唯有紧跟时代发展步伐，革新工作理念，创新管理模式，才能有效提升档案管理工作的工作质量，从而最大限度地满足公众对档案利用的需求。

1 转变传统观念，提高档案管理意识，树立档案工作的新观念

当前，创新驱动已经成为时代的主流，融入到经济社会发展的各个领域、各个方面和各项工作中。尤其在网络信息时代，档案管理人员更要不断强化信息化管理意识，不断创新思维方式和管理理念，积极革新档案管理工作的方式方法，以更好地满足信息时代的发展需求。档案管理职能部门，应通过多种渠道和方式，加强档案管理信息化工作的教育培训，有效提升档案管理人员的管理水平，从而最大限度地发挥档案的真正价值。与此同时，档案管理人员在实际的管理工作过程中，应当找准管理工作中心，增强自身的主动服务意识，从而为单位乃至全社会提供更加优质的服务。

与档案信息化建设关系最为密切的，首先是档案信息资源观。过去我们普遍将档案信息作为一种文化资源，主要发挥了档案信息的凭证价值，而今后也要将档案信息作为经济资源对待，并发挥其独特的情报价值。其次是文件与档案的公开和开放观念。我们在过去的工作中比较重视档案的开放和开发利用，而对于现行和半现行阶段的文件则一般不予公开和开放。今后则应在档案信息化建设中重点研究如何加强现行与半现行文件的公开与开放，制定有关现行文件开放的政策与法规。最后是终身学习观念。有不少人认为，档案管理理论性不强，业务技能要求不高，即便没有受過正规教育也能适应工作需要。而随着档案信息化建设，新技术和新知识不断应用到档案管理中，给档案人员带来许多未曾遇到的问题，即使是一些档案专家有时也难以驾驭。因此树立终生学习的观念，就成为档案信息化建设成功的基本保证。

2 加强档案信息管理标准化建设

档案信息管理标准化主要包括档案信息采集标准化、档案信息存贮标准化、档案信息管理标准化、档案信息网络标准化和档案信息管理软件标准化等。档案信息管理标准化是档案信息化建设的前提和基础，档案信息化程度越高，对档案信息管理标准化的要求也就越高。为了保证档案信息化建设健康发展，档案行政和管理部门必须制定有关的标准、规范和管理办法，制定相应的通用的档案信息标准，如档案目录数据交换格式、档案通用文件格式、档案著录要求、电子档案管理办法、档案管理软件功能要求、档案数据管理安全要求等，确保档案数据信息的通用、共享与交换、确保软、硬件环境变化时档案数据的完整、安全和有效利用，以实现档案信息化建设的良性发展。

3 创新管理模式，提高档案管理效率

随着信息时代的到来，人才市场竞争日益激烈，信息瞬息万变。在这种形势下，档案管理人员要能够采取多种措施来创新档案管理模式：第一，需要完善档案目标管理机制，在此基础上建立激励机制，将档案管理工作与人员的薪酬相挂钩，以此来充分调动档案管理人员的工作积极性。第二，需要充分利用现代化的科学管理方法，将网络信息技术与传统档案管理模式结合起来，完善人才服务中心的档案管理信息系统，以此来实现信息资源的共享。第三，档案管理人员需要加强自主学习、更新管理知识及技术。相关部门需要定期开展培训活动，提高档案管理人员的专业素养及技能水平，借鉴先进的管理经验及管理模式，使得其能够熟练地应用计算机信息技术，增强其档案管理的能力，从而为档案管理工作的顺利开展提供人力资源的保障。第四，随着现代信息技术在档案管理工作中的应用与发展，档案管理人员需要总结经验教训，不断摸索能够适应信息时代发展的新理论及方法，以提高档案管理工作水平。

4 建立健全档案管理工作制度，保障档案资料的完整性

档案管理工作是一个动态过程，因而需要不断收集信息、对档案加以补充，因此，针对具体档案的搜集工作，也应建立相应的管理制度，确保信息资源收集齐全。此外，作为档案管理人员，应加强与各部门之间的沟通交流，以避免遗漏现象发生。同时，通过多种渠道增强全体人员的档案管理意识，使其能积极配合档案管理人员的资源搜集工作，从而保证档案管理工作的顺利开展。档案管理工作也涉及到档案材料的鉴别、移交、转递、分类、登记、借阅及检查，由此可见，档案管理工作程序较为繁重，这就需要相关部门及人员完善相关规章制度，并在实际工作中得到贯彻落实，以此来保障人事档案内容的连续性、完整性、真实性，从而有效避免弃档、档案管理混乱、有档无人等现象的发生。总之，档案管理人员要能够严格执行档案管理相关的工作制度，确保管理工作有章可循，这样有助于促进档案管理服务理念的实现。与此同时，档案管理人员还需要处理好档案保密与公共服务的关系，避免管理漏洞的出现。

5 加强档案管理工作的安全和法制意识，提高主体意识

安全是档案管理工作的生命，是档案管理工作的重中之重。互联网技术的普及应用，极大地提升了档案信息资源的数字化程度，有效提高了档案管理工作的服务效能。然而值得注意的是，目前由于我国大多数从业者并未能完全掌握新信息技术的使用，加之在技术应用层面存在明显的短板，致使当前的数字化档案管理工作存在着一系列的安全隐患，其主要表现在以下几个方面：首先，由于缺乏相应的保护系统，致使数字化电子档案容易被外界由后台侵入，并随意篡改其中内容。其次，互联网黑客与网络病毒活动的日益猖獗，也对数字化档案的安全性造成了一定影响。最后，档案管理相关的从业人员，其本身的职业素养不高，缺乏一定的网络安全意识，从而极易造成各类数字化媒体载体出现丢失、损毁等现象。对此，相关部门应针对上述问题提出相应的改进策略：如，通过对档案管理人员的培训提升其安全防范意识；加强对计算机网络的日常维护工作，及时更新病毒查杀软件；做好档案信息资源的备份工作，从而最大限度地规避资源安全风险。

在单位尤其是人事档案部门，大力宣传管理档案的相关法制政策，认真学习相关的法律法规文件，使档案管理工作人员牢固树立依法治档的思想观念，要让全单位上下都有依法保护档案的任务的责任，对一切违犯档案法和利用档案的权利人要进行严肃的处理。同时认真学习、宣传、贯彻《档案法》，使我们的档案工作的管理法治化、科学化、公正化。

档案管理人员不仅要提高法制意识，端正态度，还要不断的了解社会的需求，深入调查，积极反馈公众与社会各方面对档案工作的评价，根据评价和社会需要作相应的调整，并积极改进自身的方式，提高接受信息和整合信息的能力，高效地完成档案信息资源的集中统一管理与开发利用。

6 结语

总之，档案管理工作是一种既需要专业性知识，又需要有高度的责任心和耐心的工作，它要求我们既能沉下心来又要与时俱进、改变观念，不断充实和更新自己的专业知识结构，扩展工作视野，同时以极大的热情投入到工作中，才能在新的时代中把档案管理工作做好，真正做到档案管理工作科学地、高效地服务单位、服务社会。