长视科技科学改革材料采购模式实现降库存降成本

梁杏芬

在市场经济环境下，企业竞争日益激烈。面对激烈的行业竞争形势，重视企业科学管理，增强成本观念，重视发展新技术产品，是每个高新科技制造企业生存的必修课。

长视股份科技有限公司(以下简称长视科技)，是目前中国最大的安防监控设备生产厂家之一，产品远销世界各国。主要产品有红外线防水摄像机，枪型摄像机，高速球摄像机等。长视科技是以订单拉动生产的制造企业。2006年5月开业初期，同类产品竞争较小，企业主力开拓市场。2014年长视科技通过数据分析，发现企业忽视对材料采购的科学管理，导致库存成本超标严重，为了消耗积压配件材料而勉强将其用于产品生产，影响产品技术竞争力，技术过于落后的配件只能转为废料，造成企业沉重的额外损失。随着行业竞争日益激烈，急需对采购模式进行改革。

一、长视科技科学改革采购管理的策略措施

策略一、配件材料采购分类管理，根据各类材料不同的特点采用不同采购原则

1.配件材料分类标准

A类：价值高技术更新换代快的主要配件，如：高速球镜头，红外线适配器

B类：价值高技术更新换代慢的主要配件，如：普通镜头，外壳

C类：价值低技术更新换代慢体积稍大的配件，如：底座，包装盒

D类：价值低技术更新换代慢体积微小的辅助配件，如：胶圈，螺丝，包装纸

2.采用A、B、C分类管理，根据各类材料不同特点采用不同的采购法方法

*A类配件材料特点：不仅价值极高，是构成产成品造价的主要成本，且技术进步更新换代极快，配件需不断升级，应严格根据订单用量精准计划订单采购数量。

B类配件材料特点：配件材料价值高，是构成产品造价的主要成本，技术淘汰不快。

*A、B类配件材料采购管理方法：

（1）计划下单订购时点，随用随购

A、B两类配件材料须根据订单出货时间、倒推计算最佳下单订购配件时点，避免配件放置时间过长不仅占用资金，而且占用仓容增大储存成本，随用随购采购方法优胜。

（2）供应商开拓策略

开拓更多长期优质供应商，包括近距离本市的，普通距本省的，远距离外省的或国外的。在缺货紧急的情况下可从本市供应商补货，距离近补充速度快，不缺货时间充裕的情况下对价格质量货比三家，选择最优的采购渠道和供应商。供应商策略方法可对随用随购采购方法作有效补充，就近采购虽价格稍高但有及时迅速补充短缺。

*C类配件材料特点：价值低技术更新换代慢体积稍大的配件，长视科技租有固定仓库，且C类配件不是易碎品，长视科技选择不买保险，储存成本构成仅有少量的资金占用利息，故储存成本极低。如每次采购数超量虽资金占用不大，但超量占仓容增大储存成本，每次采购数量过少会增大订货次数增大订货成本。

*C类配件材料采购管理方法：根据预算计划全年用量，计算存货陆续使用和供应的经济订货量，存货陆续使用和供应经济订货次数，存货陆续使用和供应的经济订货量平均占用资金，存货陆续使用和供应再订货点，保险储备量，存货陆续使用和供应经济订货相关总成本等指标指导决策。

*D辅料材料类特点：体积微小，价值极低，技术更新换代慢，通常每包有固定数量，如1000个，500个，100个等。

*D类配件材料采购管理方法：采用储存足够某时间段用量的方法管理。如：存放一季度的用量。

3.以下运用例子详细说明

A类、B类配件材料随用随购采购方法，计算最佳下单订购时点：

例1：美国A客户2018年9月1日下订单红外线防水摄像机（型号：WS2002）5000箱，每箱4台，出货时间为2018年11月15日前须完成出货。假设供应商从接到订单到配件送达时间为7天，长视科技该型号红外线防水摄像机最大产能为每天200箱。红外线防水摄像机（型号：WS2002）材料配方BOM表及订单用量如下：

（1）计划部计算生产所需时间：5000*4/200*4=25天

以红外线传感器订购为例：2018年11月15日前完成出货，开始生产倒推25天，时间为：2018年10月16日，时间应略为提前以防意外情况。10月7日前需下订单采购第一批A类、B类配件材料第一天的用量，如：A型红外线传感器1600个。那么2018年10月15日第一批红外线传感器必须到达仓库。之后逐天送达下一天用量，最后7天不需订货（使用在途物资），直至订单用量40000个全部完成送达。此法可以避免材料过早入仓导致资金占用及占用仓存增大储存成本。实际生产中，会多个订单同时生产，相同的配件汇总计算每天用量汇总下单订购。

配件名称 标准用量 订单用量 配件名称 标准用量 订单用量A型红外线传感器 2个 40000个 D型外壳 1个 20000个A型镜头 2个 40000个 C型底座 1个 20000个B型胶圈 5个 100000个 B型螺丝 8个 160000个

C类配件管理方法举例：

计算存货陆续使用和供应的经济订货量，存货陆续使用和供应经济订货次数，存货陆续使用和供应的经济订货量平均占用资金，存货陆续使用和供应再订货点，保险储备量，存货陆续使用和供应经济订货相关总成本等指标。

以底座为例：计算存货陆续使用和供应的经济订货量

例2：假设B型外壳每年用量200000个，每个单价15元，每天使用4000个，每天送货5000个，每次订货变动成本K为2000元，单位年变动储存成本KC为3元，EOQ代表存货陆续使用和供应的经济订货量，K代表每次订货变动成本，D代表年需求量，KC代表单位年变动储存成本，d代表每日耗用量，p代表每日送货量。那么：

（1）根椐公式EOQ=，计算出EOQ为36515个。即1826箱（每箱20个）。假设长视科技仓容只能只能放下1200箱，1826箱超过了固定容量，增租仓库会产生额外的储存成本，KC随之发生变化，以上的计算结果不适用，需从新计算EOQ。因此，实务中，固定仓库的最佳经济批量生效以仓容为限，超过仓容需从新计算。

（2）假设仓容充足，经济订货批量为D/EOQ=5.5次，即5～6次之间优胜。

（3）保险储备量

最佳保险储备量是使缺货成本与储存成本之和最低的配件材料数量。在实际生产中，很难准确地计算缺货成本，为简化工作，长视科技以2天的用量为保险储备量。

保险储备量（2天用量）：4000*2=8000件

（4）再订货点为：预计交货期内的需求+保险储备=7*4000+8000=36000件

（5）存货陆续使用和供应的经济订货量平均占用资金：

（6）存货陆续使用和供应经济订货相关总成本TC（EOQ）的计算

根据公式 TC（EOQ）==21909元 /年

策略二、更换先进的ERP企业信息管理系统，使数据高质高效，解放人力

实际生产中，企业会多个订单同时生产同时采购，材料零件种类繁多数据庞大，传统人力要做到及时和准确计算极其困难，现代企业必须引入ERP供应链信息系统。长视科技换旧更新，上线用友U8ERP集成化管理信息管理系统，有效地实现了预算管理，ABC成本集成等现代财务管理手段，数据高度集成共享，有效地实现了业务控制，物流管理，财务管理的自动化。系统根据订单及BOM表自动计算材料订单用量，自动对比材料现有结余，自动生成应采购数量自动发出订单供审核；或设定仓储预警功能，实时监测库存情况，为企业提供高质高效的息信化数据，使复杂计划瞬间完成。

二、长视科技运用管理会计科学改革配件材料采购模式取得的成效

第一，有效提升企业管理水平，优化了企业管理流程，提升了数据运算速度和质量，迅速提供实时高效的数据应用于管理决策。材料采购模式改革成功的结果，增强企业科学管理意识，增强企业现代化改革的信心和动力，增强企业可续化发展的能力。第二，运用订单A、B类高价值主配件随用随购，C类低价体积稍大的配件材料计算最佳采购数量，降低库存储存成本。接近零货库管理模式，和现代先进管理模式接轨。第三，采用了材料分类采购管理法，对于技术更新换代快的配件材料采用精准计算，随用随购的采购方法，杜绝了技术落后配件积压，为消化存货勉强用于产品生产，对产品技术进步造成极大干扰，大幅提升产品先进程度，使产品技术引领市场，增加产品市场竞争力，并提高产成品市场价值及品牌著名度。改革后半年时间内体现出市场效果，每月平均增加销售额1000万元。每月减小被淘汰呆滞材料的转废料的损失140万元。（4）存货占用资金明显下降，加快资金周转速度盘活资金，降低企业资金压力，释放出的资金用到其它项目投资产生收益。减小资金占用2500万元。每年降低利息支出约200万(长视科技融资贷款年利率为8%)。

此次改革显著提升经济效益，每年增大利润约5480万元（增大销售额利润3600万元+减小积压配件转废料损失1680万元+减少利息支出200万元）。