互联网+解决高校科研经费报账难

2019-03-12杨艳

中国乡镇企业会计 2019年7期

杨艳

一、利用“互联网+”变革财务报账系统的必要性

一是在当前信息技术不断革新与发展的背景下，互联网技术已经应用到了人们日常生活的方方面面，渗透到各行各业中，给人们的生活和工作带来了便捷。高校是科研聚集地，是人才培养发展的地方，需要不断吸收外来的、与时俱进的技术和文化，顺应时代的发展。因此，高校有必要引进先进的技术完善财务信息化管理系统，运用新型财务辅助软件提升高校的科研经费报账效率和质量。

二是国家对高校科研事业相当重视，并对高校的科研事业追加了资助费用，使高校的科研费用规模越来越大，管理难度也随之增加，而高校财务部门的管理人员已经难以满足前台业务报销量的需求。此外，高校当下运用的一些财务软件拓展性比较差，教师不能依据软件信息随时查看科研经费的使用情况。一方面可能使科研经费前期使用过度而造成后期紧缩，另一方面也可能导致科研经费在国家规定的期限内没有达到相应的用款额度而被国家回收。高校内其他部门的人员对财务部门的工作难以理解或产生抱怨情绪都会影响学校的正常运作。因此，高校尽快转变报销模式才是解决内部矛盾的关键所在。

三是财务部门作为高校的发展命脉，影响着高校经营的每个环节。因此，财务信息的共享和利用是财务部门与其他部门相互连接沟通的基础。但据调研得知，当前高校的财务信息共享效率低，财务信息传播具有滞后性，其他部门得到的消息滞后于消息的产生和变化时期，不利于高校的经营决策。因此，为了保证高校财务信息传递的科学性和时效性，高校必须建立沟通平台，加强其他部门与财务部门的沟通效率，及时对财务信息进行处理和分析，为高校的一切运营决策提供可靠的数据信息。

二、高校财务信息化管理的发展现状与环境分析

（一）财务信息化的发展现状

高校财务信息化发展情况与高校的性质有关，尤其是在一些理工科院校中，校领导层为了学校科研事业的发展十分注重校园信息化建设，在这一方面的建树比文科院校更加突出。经调查发现，有相当一部分理科院校已经与外部的软件信息公司合作，在学校内搭建了校园财务处理专用网络，保证了信息互通的效率，也提升了学校财务管理水平。另外，高校还在财务处门户网站和独立的查询平台发布信息，主要用于对高校财务管理制度的公开，以及教师工资个税查询、学生收缴费用信息查询等。不但使学校接受广大师生和社会的监督，同时也为教师和学生的生活工作带来了便利。

（二）财务管理信息化的发展环境

1.内部环境

（1）财务核算比较复杂。学校规模不断扩大、经济活动更加频繁，包括高校的科研事业不断发展都会增加高校的财务核算业务。另外为了适应权责发生制政府综合财务报告制度改革需要，规范行政事业单位会计核算，提高会计信息质量，财政部于2017年10月制定了新政府会计制度。要求高校自2019年1月1日执行。此制度要求单位会计核算应当具备财务会计和预算会计双重功能。对纳入部门预算管理的现金收支业务既进行财务会计核算又进行预算会计核算，使高校的财务核算比之从前信息量更大，也更加复杂。

（2）业务协同化的需要。即信息化的发展为高校财务部门与其他部门的沟通和协调创造了良好的发展环境，校园的财务管理和业务管理也开始趋于协同化。

（3）对财务信息化服务的要求。高校引入财务信息化管理后就摒弃了传统的柜台报单、排队报销等财务服务模式。而是利用计算机网络，在互联网上进行预约报账，简化了报账程序。

（4）财务风险控制的需要。高校在内部建立一系列财务制度都是为了提升高校的教育质量和财务管理水平，降低高校的经济风险，提升高校的核心竞争力。

（5）财务决策服务的需要。高校基础设施的建设和对国有资产的保护等使高校的经营和经济活动更加多元化。高校在进行决策时不但要考虑到财务信息，还要关注非财务信息的变化发展，而信息化数据库的建立为高校的决策提供更科学的信息支持。

2.外部环境

（1）国家对高校财务信息化发展的要求。即教育部对高校的财务信息管理提出了新要求，政策中表明高校要尽快推行校园内部财务信息化管理，建立财务信息基础数据库，并为财务部门配备专业的人才和设施，改变传统的资金收付方式，加快电子收支系统的建构。依据这些政策要求，高校必须推进财务管理信息化的发展。

（2）高校财务改革不断推进。高校是政府承办的公益性社会组织，面对政府的财务改革，高校也必须顺应政府的调控和改革措施，遵守会计准则，将财务信息化建设纳入高校的改革流程中。

（3）《高等学校信息公开办法》要求高校对学费收取情况、财务预算和决算以及经费来源向社会公开，接受社会的监督。

三、高校科研经费管理中存在的问题

当前大部分高校对科研管理实行项目和经费分管原则，由科研部门负责科研项目立项、合同、研究等，财务部门负责科研经费的入账、预算、决算等。这种管理方式虽然使部门之间相互制衡，有效控制了科研经费的使用，但实际上分管原则使科研项目与经费使用脱节，部门之间权责界线不明确，难以对科研部门的项目研究和经费使用进行同步的管理和监督，也不利于提升科研效率。另外，科研部门的项目研究工作并不是只涉及科研部门这一个部门，需要其他部门的配合。而高校内各个部门信息独立化，信息传播交流渠道不畅通，信息使用效率低等都会影响科研工作的进度。

（一）科研经费入款流程复杂，各部门间缺少沟通

传统的科研经费入款流程主要依靠人工办理。项目负责人需打电话或到财务部门询问科研经费是否入账，如果经费到账，财务部门告知项目负责人后，负责人到科研部门申请立项。项目要经过科研部门的审核通过后出具科研项目入账通知书再提交给财务部门，办理项目预算拨付。这一流程在实际操作中十分复杂，且需要科研部门与财务部门、经办部门之间建立沟通平台。但高校信息传递阻塞，业务办理也往往擅用人工跑腿，不但降低了业务办理的效率，增加了各个部门之间的矛盾，还会影响科研项目的研究进程。

（二）科研经费报销环节复杂，信息化水平低

高校科研经费报账困难主要是因为信息化水平低，数据处理流程繁杂。因此，高校想要改变这一现状，走出“报账难”的瓶颈期，必须从信息化建设入手，减少报销审批流程，在规范报销程序的同时取消对科研事业的诸多限制。

传统的科研经费报销环节是从整理原始票据开始的，经由项目负责人审批后到财务部门取号报销。制单人员记账，复核人员复核，涉及到款项支付的还要到出纳窗口领取相关支票凭证。传统的科研经费报销流程存在着很多问题，主要表现在：

1.办理效率低

高校对科研项目进行年末结算或者科研项目结题前正是高校经费报销的主要时间段。很多科研人员为了加紧科研项目的完成计划，常常需要早起就去财务处报账大厅排队，不但浪费时间和精力，也会拖延年末结算和项目结题的时间。

2.资金存在风险问题

传统的经费报销模式是窗口面对面的形式，往往需要现金支付，增加了现金收付的风险。

3.无法实时掌握报账状态

科研部门的人员以及其他相关部门难以随时跟踪报账动态信息，了解报账实情。

4.公务卡报销不科学

当前，国家大力倡导高校使用公务卡进行经费报销，并规定结算程序。这一流程不仅给项目负责人增添了许多不必要的麻烦，也给财务部门增加了工作压力。

5.电子发票管理问题突出

电子发票虽然可以作为报销凭证存在，但发票的收集管理问题突出，且报销重复或票据的真实性等问题都有待考量。

6.固定资产管理不当

科研部门在科研过程中需要的设备仪器等都是利用科研经费购买。但各个部门之间信息沟通不畅，导致科研部门购置的固定资产没有归集到相关固定资产管理部门的账目中，可能造成固定资产账实不符或资产流失等。

（三）科研经费审批功能不完备

目前，高校普遍采用网上报销的方式对科研经费进行审批，但网上报销系统还不够完备。虽然相关人员只能在网上填好报销单，而具体的审批过程还需要部门负责人进行签字审批，也就是说当前的网络报销系统并不完善。高校的经费报销又不同于其他，不同经费的类型以及不同金额的经费需要遵守不同的审批流程，过程十分复杂，浪费了报账人员的时间。此外，一些需要上层领导签字盖章的报销程序遇到领导出差或开会等突发情况会严重影响审批工作。如果审批过程中有哪一单据出现了问题需要修改，可能又会浪费大量的时间，影响了高校科研经费的报销进度。

（四）科研经费预算控制效果差

高校在进行网上报销时，现行的网络系统并不能辨别出项目类别报账金额是否超出了预算情况，使项目负责人和项目组其他成员无法依据报账系统查询出高校收支金额项目账户的预算余额。负责制单的会计是对最终的账目进行审核，检查每项项目是否超出了预算开支，一旦发现这种情况，就会对相对应的部门进行退单处理，同样的，该项目的报销也就作废了。网络报销系统不能检测录入信息，也难以对输入金额进行预算控制，是当前网络报销系统又一需要改进的地方。

（五）科研经费信息公开未能贯彻执行

为了加强国家对高校科研经费的管理，相关政府部门出台了一系列方针，要求高校对科研经费信息进行公开，面向社会的监督。但实际上很多高校对该项要求并没有贯彻执行，甚至有公开内容不全面、公开流程不科学的问题。高校内也没有建立相应的监督机制，使国家和社会对高校科研经费的监管也难以实现。

四、互联网+利用人工智能等高科技手段解决高校科研经费报账难的对应措施

（一）利用信息技术为报销人员和财务人员搭建沟通桥梁

当前的网上报账系统虽然解决了“柜台式”报账的困扰，但缺少人与人之间的沟通，而报账人员也不能通过网络系统了解报账进度。报账人员需要在财务处找到经办人并提供凭单号，才能查询报账情况。而对于报账出现问题或报账失败等原因的追究也没有明确的反馈机制，往往需要经办人凭记忆转述给报账人员。报账沟通困难的局面导致信息传递不畅通，也可能影响信息传递过程中的准确性。因此，高校可以在报账系统页面建立一个沟通平台，供报账人员和办理人员随时进行联系，打通他们之间的沟通阻塞。其次，高校还可以对退单相关事宜设置一定的规范和准则，并将报销失败的案例输入数据库中。当办理人员遇到退单情况，只需要通过页面的沟通平台向报账人员发送与该报销单失败吻合的规范和案例序号，做简单的阐述就可以了。这样也方便报账人员及时查询报账情况，了解报账失败的原因，同时也将办理人员从繁琐的工作中解脱出来，减少报账人员与财务部门之间的矛盾，提升报账效率。高校还可以充分利用校园网络信息平台，普及国家的报销政策，通过微信公众号或QQ群定时推送信息，并提供下载功能和后台查询功能，方便高校内人员及时了解报账信息。高校还可以通过微信、短信对高校每位通过身份认证的教工推送个人财务、工资、酬金等信息，对项目负责人推送报销、审批、支付情况，使报销人员第一时间了解最新动态。另外，推进智能机器人和智能客服系统开发也可以使报账人员快速查询与报账相关的信息，对报账动态信息进行及时跟踪和反馈。同时减轻财务制单人员的负担。

（二）对接业务模块，形成业财融合内控体系

高校日常活动繁杂，涉及的业务模块包含预算管理、程序审批、采购、固定资产管理、费用报销等。高校可以利用智能系统将各费用模块联结，一次性录入数据，打通业务环节数据流；在梳理业务流程的同时，也要把控业务各环节所需要花费的资金，打通业务环节的资金流。最终通过计算机系统使高校的财务、业务、信息技术三位一体，并与国有资产办公室、科技处、信息化中心等校内部门的平台对接，统一身份认证，避免现存的信息“孤岛”现象。

（三）与预算系统对接

由于当前的报账系统中缺乏对报账金额的预算管理，使退单现象比较严重。针对这一问题，高校可以完善报账系统，将填报账单的页面与高校的预算管理系统对接，当报账人员所填的金额超过了高校原定的预算金额，系统会自动在后台弹出提醒界面，报账页面也将不能正常跳转。这时候只需要报账人员对报账单据进行重新填写，将科目金额控制在预算管理范围之内就能完成报账工作。这一方法不但加强了高校预算管理的执行效率，也减少了退单现象，有利于报账人员的报账自查。

（四）完善网上审批签字功能

建立网上审批签字功能，也就是在网络审批模块中自动生成二维码图像。审批部门相关人员只需要利用统一的软件对二维码进行扫描就可以自动生成科研经费的相关数据信息，并在阅读后自动跳转到签字界面，进行网上签名。网上审批的方式可以减少审批流程，也不需要再费力保管审批单据，提高了网络审批的速度。另外，高校还要建立相对应的反馈机制，相关领导审批完后可以自动向报账人员发送微信、短信、邮件提醒，方便报账人员进行下一步工作。

（五）应用人工智能辅助记账

人工智能是对人的思维和意识进行模拟的智能机器人，它可以通过对所提供的数据进行整合分析，利用计算机的算法和语言形成一套标准的、处理账务的程序系统，例如自动记账机器人，就是对财务账目进行自动收集和消化，在未来的发展中还会引入到审计和税务领域当中，代替人来做这些繁杂的工作。高校在进行报账时就可以应用人工智能，报账人员只需要将信息输入人工智能系统中，机器就可以对数据信息进行初步判断，并分门别类，归纳到不同科目当中，极大地减轻了报账人员的工作难度。

（六）保障系统和网络安全

高校在对科研经费的管理系统进行优化以后，为了保证内部数据共享和交换能够更加方便快捷，高校可以在财务专网内部署系统服务器，并安装财务网页的双网卡。在此基础上，高校还要关注网络安全问题，对部门之间信息的交流、收集和分析都要建立相应的防火墙，同时也要做好病毒防范工作，提前给数据进行异地备份，保护数据传输的保密性和安全性。