数字化档案在工程档案管理中的应用

周创志

摘 要：我国自改革开放以来，建筑行业随着不断的高速发展成为我国最重要的经济产业支柱，其中，产业的发展离不开有效的管理，档案的管理是整个建筑工程管理程序中的核心部分，在目前的发展阶段，各种档案的管理技术的发展日新月异，尤其是信息化技术的诞生，改变了档案资料的管理模式，本文主要针对数字化档案在当前工程档案管理过程中的应用展开了进一步的解析，并提出一些优化的管理策略，以供参考。

关键词：数字化档案;工程管理;应用分析

1 档案数字化在工程档案管理中的重要意义

1.1 充分利用数字化信息技术，提升工程档案管理质量

在目前的发展阶段，我国的工程档案管理从整体的角度上来看，仍然存在许多的不足之处，这主要是由于这个管理水平还需要得到进一步的提升。如何实现整体的水平提升，首先需要加大工程档案管理技术的覆盖率。在现阶段，可充分利用数字化技术作为管理的基础，在提倡的管理过程中，通过不断地实践充分地把互联网、大数据与计算机等重要技术的管理优势发挥出来，通过技术的手段来进一步地提高我国整体的工程档案管理质量，令我国的工程档案管理朝着科学、创新的方向发展，实现工程档案数字化不但能够进一步地提高整套档案信息数据的完整性与准确性，同时也加强了工程信息的开发与利用价值，对推动工程档案的管理质量有着重要的现实意义。

1.2 提升工程档案的综合利用率

在现階段，我国的工程档案管理工作缺乏一些运行体制的基础管理，这种现状直接影响到整个工程档案信息的共享与形成。针对这种问题，通过实现工程档案的数字化管理能够有所改善，从标准化数字化档案管理软件的角度上，进一步扩大工程档案信息的影响力，有效提升工程档案的使用率，体现出工程档案最终的价值。在效益方面，推进工程档案朝着数字化档案管理的方向发展，不仅能够改善以往纸质档案在管理方面的缺陷，纸质化档案管理的缺陷主要体现在信息检索与档案服务等方面的问题，数字化工程档案管理的统一管理性与巨大存储空间能够将这些缺点一一地克服，起到了一种优化的作用。

1.3 档案数字化管理的高效保存与处理

在一般的情况下，建筑工程的档案信息涉及到多层面的管理，整个工程的所有信息都储存在工程档案中，作为工程所有综合资源的集合体，工程档案的信息内容是通过许多载体形成的，例如文件、视频、图像等载体。因此，随着互联网技术与大数据技术的发展，将工程档案实现数字化管理是未来的发展趋势。实现工程档案的数字化管理能够快速地将各种档案内容进行快速分类，在处理与保存方面起到十分重要的管理效果，为工程项目技术、工艺等方面的研发与设计奠定了坚实的基础，对企业的发展起到重要的现实意义。

2 加强数字化档案在工程档案管理中的应用效果

2.1 加强对工程档案数字化管理的认识

根据上文所述，已得知数字化管理对提升新时期工程档案管理水平的重要性，需要相关管理单位加强对促进工程档案数字化管理的了解与重视，从而在实际的工程档案管理中落实好各项档案数字化管理机制。在对工程档案数字化管理有了正确的认识之后，对工程档案数字化管理的建设加大合理的资金投入，进一步引入人才机制，提升整套工程档案数字化的配套设施的水平。进而在日常实践摸索的过程中，改进缺陷，创建起一套基于科学的档案数字化管理体系。

2.2 设立健全的数字化工程档案管理体系

工程档案管理体系的健全性与完善性决定着整个工程档案管理水平的高低。因此，在实际的工程档案管理过程中，在现有数字化档案管理的基础上，加强对各项档案管理体系的完善与优化，才能够在面对各种信息化技术日新月异的发展过程中，确保工程档案数字化管理的科学性与标准性，关于工程档案数字化管理体系的优化与完善，第一步需要做的就是加强内部数字化管理平台的创建，并提升对工程档案管理目标机制的管理意识，在实际的档案数字化管理过程中，将各项管理机制与规章制度落实到实处，统一根据工程档案管理运行机制的要求来开展各项档案管理工作，进而有效地发挥出工程档案数字化管理的作用与效果。

2.3 加强对工程档案数字化管理人才的培训

档案管理人才作为发挥工程档案数字化管理效果的根本，由于工程档案的管理具有一定的复杂性与难度，因此，要求工程档案管理人才需要具备一定的综合管理水平与专业化;需要有关管理单位加强对工程档案数字化管理人才的引入，并不断对现有工程档案管理人才队伍的专业培养，通过大力宣传创新型的档案管理模式与相关新型观念，并进一步加大档案的管理模式与工程实际发展的联系，从而为全面实现工程档案数字化管理奠定坚实的基础。此外，充分利用各项信息化技术软件以及计算机的优势，进而更加快速地整理与编辑档案中的各类信息，不断扩大工程档案的利用价值，同时也提高了工程档案的管理效率。另一方面，在工程档案数字化管理的实践中，要注意把综合档案的信息管理方式进行灵活转换，强化细节管理对整个工程档案管理质量提升的重要性，尤其要注意不断提升工程档案的检索划分环节。设置专门的档案管理人员对资料库进行独立管理，确保工程档案资料库的可靠运行与安全保证。

2.4 落实各项阶段性的档案信息收集工作

在现阶段，工程档案的管理工作涉及多个阶段性的工作，除了要提升整个工程档案管理队伍的专业性之外，同时也要注意做好工程档案阶段性收集工作。在收集工程档案信息的过程中，分工必须要明确，各项管理工作的交接必须坚持秩序化，确保各项工程档案管理工作的效率与质量。此外，还需要高度重视原始工程档案的存储质量与效率，工程档案实现数字化管理的最终目的之一是为了能够有效提升工程档案的共享与调出水平，而重点落实好并注意存储原始档案文件的细节管理工作，是确保工程档案安全性与可靠新的重要标准。

3 结束语

综上所述，工程档案的管理实现数字化管理模式对提升新时期工程档案管理水平具有息息相关的联系，数字化技术不仅能够有效提升工程档案的利用率，同时也能够快捷地对各类信息内容进行妥善处理与存储。因此，应当充分地发挥出工程档案数字化管理的优势特征，不断优化工程档案数字化管理机制，才能够实现工程档案数字化管理战略的可持续发展。

参考文献

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