大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用策略

赵柏叶

摘 要：新时代下，大数据、数据库、云计算等科学技术不断涌现，我们已然进入了“互联网+”时代，立足于互联网优势，企业文书档案管理信息化趋势明显，为企业提供更系统、准确、完整的信息资料，提高档案资源的利用率，确保企业可持续健康发展。鉴于此，本研究从大数据环境入手，重点探究了企业文书档案信息化管理及利用策略，仅供参考。

关键词：企业;文书档案;大数据;信息化管理

信息时代中，文书档案管理借助信息技术与计算机，长时间有效保存档案资源，且可确保完整地保护档案资源，凭借其便捷性不断延伸档案发展空间、查阅方式，延伸其发展方向。但是大多数事物的改变都是一个不断探索、实践的过程，并不是一蹴而就的[1]。所以，大数据环境下，文书档案管理与利用应注意和有效解决各种细节问题。对于复杂的社会环境，企业应积极转变档案管理理念，创新管理方式与内容，积极参与，促使档案管理工作同市场经济相融合，促进企业的发展。

1 大数据环境与企业文书档案概述

企业文书档案主要是企业企划文件、往来文书、合同与协议书、审计和考核等，不仅记载着过去，对企业经济发展及管理优化具有基础依据性作用，特别是企业工作开展不仅要立足于全局，还需保持持续性，这需要档案提供辅助性服务。传统文书档案管理往往以纸质文件与人工管理的方式为主，不仅工作量大，而且查询难度较大，利用率较低。在企业文书档案中，信息技术运用越来越普及，采取数字化方式处理纸质档案，可即时查询与搜索档案。利用大数据技术，有效处理企业文书档案数据，深入挖掘有价值的数据，提高档案资源的价值。

2 大数据环境下企业档案信息化管理策略

2.1 数字化管理

对于企业传统文书档案管理模式中，纸质材料为信息的重要载体，详细记载了档案文字信息，有效整理与存档。因企业档案文书信息类型较多，内容十分繁杂，档案管理与录入人员工作量大，整理、收集与记录信息过程中常常出错，工作重复性高，档案管理质量差强人意。大数据背景下，企业加强文书档案信息管理，可有效避免以上各种不足之处，以计算机为信息载体，数字化处理纸质档案，以电子档案的方式进行保存。这一方法不仅可提高档案管理效率与质量，而且可确保档案信息的完整性，为管理与查询提供便捷。

2.2 网络化管理

通过数字化处理的档案文件，借助计算机网络技术，有效突破了传统档案管理的局限性，引导档案管理人员对档案文件数据进行深入挖掘，探寻档案信息内在逻辑关系，全方位、多层次查询档案信息。另外，查找与利用档案信息时，数字化的档案文件不再被固定地点、人工查找等管理方式制约，能够共享与利用不同层次、不同类型与不同地域的用户资源，切实符合企业领导、管理人员、技术人员、服务人员等检索、查询、分析、研究、储存企业文书档案的不同需求。因此，对于企业而言，共享文书档案资源，对其进行网络化管理尤为必要[2]。

2.3 安全化管理

加强企业文档文件安全管理，是现代社会管理的重点。大数据环境十分复杂，有的犯罪分子投机取巧，利用企业网络漏洞来窃取商业信息。所以，为了确保企业文书档案的安全，应积极变革文书档案管理方式，完善与升级系统，保证企业文件的安全性。同时，为了能够积极预防网络风险，企业员工应强化自身操作习惯，安装计算机系统防火墙及防病毒软件，及时查杀病毒，保证计算机系统的安全。

3 大数据环境下企业档案信息化的利用策略

3.1 完善企业档案门类建设

随着大数据时代的到来，企业档案种类得到了迅速的扩充，各自的价值也不相同。确保企业能够对档案予以科学的运用，属于大数据环境下企业在档案信息化管理的方面的主要内容。现阶段，互联网技术的进一步发展，让企业档案管理在内容方面变得更加的丰富，诸如电子文档、文本、音频以及图像等，运用这样方式能够将档案更加直观的呈现在我们眼前[3]。其次，科学技术的推陈出新，大量的传统纸质档案被编辑到了互联网大数据之中，然后通过信息技术对其予以整理与分类，针对使用价值高的相关档案，进行重点索引标注，进而形成了大量的电子数据。就企业而言，此类技术在对档案资源予以整合的基础上，还实现了共享，有利于企业工作效率的提升。

3.2 扩展企业档案的信息化利用范围

在社会生产力持续进步，企业不断创新与发展的背景下，企业之中的档案种类与数量逐渐增多，对信息技术予以改造前，大多数档案表现出了混乱的保存状况，难以较好的满足企业在档案管理、利用以及存储等相关方面的需求。因此，企业档案管理将信息化作为基本发展方向，属于时代发展的一种确实。例如，通过互联网技术，对档案予以数字化保存，让形式与内容变得更加的丰富，进而达到对档案的信息化管理与运用。并且，在大数据时代，企业有条件对各类互联网技术予以运用，和企业档案信息化管理进行融合，促进企业档案信息化的全面发展，并让档案资源利用的深度以及广度能够得到更好的拓展。

3.3 不断挖掘利用企业档案信息化发展的潜力

大数据在运用方面的价值为对数据进行全面的分析，若只有数据，缺少分析，亦或是只对数据意义初步检索以及统计处理，那么就不能够将数据所具备的价值展现出来，并且企业档案数字化成果也得不到有效的运用。所以，数据挖掘分析属于企业档案管理最为关键的部分。通过数据挖掘技术，对海量的档案资料予以分类整理、综合挖掘、全面整合以及数据分析，探寻档案数据之中包含的“档案知识”，并将数据之间存在的潜在联系找出来，消除信息孤岛，增强信息传递，进而体现出档案数据所具备的价值，增强企业档案运用工作的质量。

对用户信息予以数据挖掘，并提取用户查阅信息，通过关联规则分析技术对用户需求进行推测，然后立足于用户需求，制定有层次、有针对性的服务策略，进而为用户提供具有个性化特点的档案服务。

3.4 提供便捷的信息服務

企业档案的服务对象为客户，所以在大数据环境下，利用企业档案信息化，增强信息服务的质量，向用户提供不同需要以及类型，有价值的档案资源，表现出了大数据背景下信息服务的特色。运用电子邮件、视频以及网络短信等相关信息传输方式，让用户能够对档案信息予以有效的查询以及利用[4]。立足于网络技术，构建信息资源共享平台，进而让档案能够实现开放式服务，同时通过档案资源，有目的性的向用户提供企业、产品以及服务等相关信息，进而满足用户的具体需求，促进信息服务质量以及效率的提升。

4 结语

随着互联网技术的日益成熟与广泛普及，大数据时代已经悄然而至，大数据环境下，加强企业文书档案管理十分关键。借助计算机网络环境与大数据环境，借助数据挖掘技术进一步挖掘档案信息数据，为用户提供优质、多样化服务，促使企业文书档案资源价值充分实现，提高利用率，以此来保证企业可持续健康发展。

参考文献

[1]严卉.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用分析[J].信息通信，2019（06）：153-154.

[2]王西龙，曹景德.大数据环境中企业档案信息化管理及利用策略探究[J].信息记录材料，2019，20（06）：91-92.

[3]华琦.大数据环境下企业文书档案的信息化管理及利用研究[J].兰台内外，2019（12）：34-35.

[4]米月琴.大数据环境下企业文书档案的信息化管理及利用研究[J].办公室业务，2018（17）：51.