利用信息技术加强高中学校档案管理

张玉红

摘 要：本文围绕高中学校档案管理工作，分析了目前该项工作的开展现状，然后分析了利用信息技术加强高中学校档案管理的意义，最后围绕加强高中学校档案管理和信息技术的融合提出了相关的对策，以供参考。

关键词：信息技术;高中学校;档案管理;问题;成效;对策

随着现代信息技术的出现和广泛应用，在高中学校档案管理工作开展过程中也逐渐引入了信息技术，以期不断提升档案管理现代化规范化水平。由于档案管理工作是一项系统性的工程，需要不断补充完善，还应当加强档案资源的分类整理和科学利用，这样才能更好地提升档案管理成效。为此信息技术的应用还需要充分结合高中学校发展实际和档案管理工作的具体要求来进行针对性探究，才能持续提升档案管理效能。加强信息技术和高中学校档案管理工作融合探析具有重大的教育意义。

1 高中学校档案管理工作实施现状分析

目前在高中學校档案管理工作实施过程中虽然按程序开展了相关的信息整理和利用，档案管理渐成体系，但是总体上分析档案管理工作依然还存在一些不足，主要体现在：

1）档案管理现代化水平有待提高。加强高中学校档案管理，需要发挥其应有的功能，这样才能保证档案信息的有效利用。但是目前高中学校对档案管理重要性认识不到位，没有结合新形势下政策的变化调整等补充档案管理相关的内容，配置现代化档案管理设施等，档案管理模式也没有及时进行更新和创新，从而不利于提升档案管理开展成效。

2）档案管理人员综合素质有待提升。随着高中学校招生规模扩大，教学质量要求等不断提高，对档案管理工作也提出了更高的要求，为此需要加强专职档案管理队伍建设，但是目前档案管理人员数量较少，且工作量较大，加上人员流动性较大，且缺乏专业系统的培训，档案管理人员习惯于按照传统的管理模式来开展档案的整理和归档等，在档案信息化建设以及档案资料成果的转化应用等方面的能力和素质有待进一步提升。

2 加强高中学校档案管理信息化建设的意义分析

高中学校档案管理建设是一项持续性动态性的工作，需要充分考虑高中学校的发展规划等进行档案管理目标体系的设计，加强档案管理信息综合管理，这样才能不断提升管理效能。为此信息技术的引入一方面可以改变传统手工档案管理工作带来的局限性，通过利用信息技术等加强档案管理资源的整合，进而可以提高档案管理的保密性水平，既可以进行单独管理，又可以实现综合利用与分析。另一方面加强档案管理信息化建设，可以节约纸质档案管理带来的纸张浪费等情况，通过利用信息技术等进行信息的整合分析，从而提高综合管理效能。

3 高中学校档案管理信息化建设的具体对策

为了切实提升高中学校档案管理信息化开展成效，建议从以下几个方面进行探索：

1）加强现代化档案管理制度体系建设。学校要围绕档案管理工作进行深入研究，提高重视程度，并不断加强基础设施的建设，围绕信息化建设明确档案管理工作应当具备的各类要素条件，并在相关的硬件和软件设施建设方面提供更完善的保障体系，注重专项资金的配置和科学调度使用，明确纸质化办公和电子化档案管理工作具体的衔接点和融合机制，尤其是在软件体系建设方面要加强软件资源针对性开发，形成适合高中学校自身设计的档案管理软件系统，提高方案管理的规范性。同时要加强建章立制，对档案管理工作提出明确的目标要求，围绕学校发展实际以及教学、行政管理等各方面的特点等加强档案管理制度建设，明确各个部门在档案管理方面应当负责的具体任务，加强档案管理内容的补充完善，形成完善的档案信息采集、整理归档以及利用共享等机制，确保各类档案及时进行分类整理、信息的补充完善以及电子化系统的录入和使用等，切实提高高中学校档案管理的丰富性和针对性。

2）加强档案管理信息化技术等方面的培训，并不断完善保障机制。一方面要围绕学校档案管理信息化建设加强相关技术、理念等培训，注重开展全员档案管理信息化意识培训，充分利用校园网以及内部办公平台等提高全员档案信息化管理意识，及时主动提供相关的档案管理资料等，切实保证档案管理工作有序推进，资料完善。另一方面要完善保障机制。高中学校档案管理工作非常重要，在开展信息化建设的过程中要注意做好保密工作，设置专人负责机制，并加强档案信息化建设的权限设置，确保档案信息不泄露，同时要对档案信息等进行安全防护，配置完善的档案管理信息安全防护软件体系，定期开展系统的维护升级并加强备份管理，切实提高档案管理工作综合管理成效。

3）加强档案管理人员队伍培训。高中学校档案管理需要专人负责，并加强档案信息资源的深度开发和应用，才能不断提升档案管理工作价值。所以需要档案管理人员学会掌握现代信息技术，加强档案的分类整理和归档，做好各类档案资源的补充完善，并注重和其他部门人员的沟通协调，及时将国家最新的政策、理念等和高中学校发展实际结合起来制定科学的档案管理规划，为此应当不断引进高素质的档案管理人才，注重档案信息资源的深度开发利用，进而将其和学校教育管理、行政管理等工作结合起来进行相关机制的建立和创新，切实提升档案分类利用和共享成效，推动高中学校各项工作的有序开展。尤其是可以看到随着信息技术不断升级，大数据平台体系建设等方面需要高中学校档案管理人员全面参与，才能更好地构建适合高中学校自身实际的现代化档案管理数据库平台，进而更好地形成档案信息自动化采集、整合和共享利用机制，为此需要广大档案管理人员加强业务探索和专业研究，这样才能更好地推动高中学校档案管理工作及信息化建设工作持续稳定开展。

总之，高中学校档案管理信息化工作的开展需要高中学校结合自身的实际，明确档案管理的重点，并通过信息化技术的引入和设施的完善等不断提高档案管理信息化基础规范水平。同时还应当加强专业队伍建设，提高档案管理人员的信息意识、利用意识和综合服务能力，这样才能不断提升高中学校档案管理综合发展水平，助力学校全面持续发展。

参考文献

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