探讨新形势下事业单位档案管理的改革

苏彬

摘 要：我国正处于经济转型的关键时期，随着社会高速发展，事业单位的档案管理工作也正面临全新的挑战。本文对现有的档案管理状况进行了分析，并对新时期档案管理工作的改革提出建议，希望能有效促进我国事业单位档案管理工作的发展。

关键词：事业单位;档案管理;优化策略

档案管理是指管理人员对单位的日常事务中的各种信息进行收集、整理和归档。在新时期档案管理的工作人员可以结合时代特征进行创新性的档案管理工作，结合事业单位的具体情况不断完善档案管理的管理制度和管理办法，以求提升档案管理的有效性。

1 新形势下进行档案管理改革的意义

档案一般是指事业单位在进行各项日常活动中形成的具有保存价值的信息。档案具有一定的查考价值，可以再现事物的发展过程。由于社会不断发展，档案数量不断增多，因此在新时期下，改革档案管理工作是事业单位顺应时代潮流的工作重点。事业单位进行创新性的档案管理工作有利于提升档案的使用效率，完善管理体系，推动单位稳定发展。

2 目前事业单位档案管理工作的不足

我国事业单位近年来对档案管理工作的重视程度不断提升，在相关政策的指引下不断完善档案资源的开发工作，但是仍存在一些缺陷亟需完善[1]。

2.1 对事业单位档案管理工作认识不足

档案管理工作看似简单，因此在管理工作中常被忽视。很多事业单位重视业务而忽略了内部的档案管理，这使得档案管理工作还处于传统的信息收集和信息存储的老套模式中[2]。在事业单位中普遍存在工作人员对档案管理工作缺少正确认知的现象，大多数还都认为档案管理工作只是机械式的记录和存储，没有什么技术水平，致使档案管理工作无法发挥其真正的效用。

2.2 事业单位档案管理制度不完善

档案管理工作随着事业单位的成立而出现，其制度是基于成立初期的情况创立的，具有一定的针对性和规范性。但是近年来社会的快速发展使事业单位的工作内容慢慢与以往不同，而大多数事业单位的档案管理模式都没有得到进一步的优化，以至于现阶段档案管理工作不能满足新时代的要求，从而出现管理混乱的不良局面。

2.3 档案管理人员的综合素质有待提高

檔案管理工作是由档案管理人员直接负责的，所以档案管理人员的个人素质对档案管理工作的效率和质量有着很大的影响。但目前我国事业单位的档案管理人员往往不是专业出身，一些职工不能明确自己的职责所在，导致档案管理的专业性很弱。另外档案管理部门的工作人员经常被调动，部门结构不够稳定且难以做到明确分工，这导致工作人员的工作效率不高。

2.4 事业单位档案管理信息化水平不高

首先，事业单位的档案管理工作没能有效地结合信息化技术，使新时代的档案管理模式仍处于滞后状态。虽然事业单位不断要求要在管理过程中融入现代信息技术，但在实际中，信息技术的应用情况非常片面，应用范围还有待进一步扩展。

其次，事业单位普遍缺少档案管理的数字化设施，在硬件方面配置落后，达不到数字化管理的要求;甚至在一些经济水平较为落后地区，事业单位没有专门的档案室和专业的监视设备，这些情况都对事业单位的档案管理工作造成很大负面影响。

3 事业单位档案管理改革策略

3.1 提高重视程度

事业单位应该提升档案管理的重要性，通过宣讲等方式加大宣传力度，提升全体工作人员对档案管理工作重要性的认识。应利用社会各界的力量，全力支持档案管理工作，提升档案管理的规范化水平。由于档案管理工作的特殊性，难以为事业单位带来显著的利润，但管理人员应该用发展性的眼光审视档案管理工作，加大人力和资金的投入，加强档案管理的基础设施建设，并且不断优化管理制度，提升档案管理的水平。

3.2 完善基础的档案管理工作

1）完善档案管理制度。事业单位要想有效提升档案管理的效果，就应与自身发展的规划相结合，制定出科学的管理制度。在档案管理制度的优化过程中，应该对管理中的各项细节做出明确的规范。同时，事业单位要明确档案管理的目标，根据自身的目标建立科学的档案管理人事结构，明确各个员工的具体职责，通过不断的实践和检验，不断完善档案管理制度。

2）做好档案归档和调取。对档案进行合理分类是档案管理工作中的一项重要内容。档案管理的工作繁琐，应该按照生成时间和档案内容进行科学地分类，以便今后进行查询和使用。另外为了防止重要档案资料的损坏和遗失，事业单位应该制定明确的调取和归档流程，保证档案调取的安全性和归档的高效性[3]。

3）加强档案保密工作。在档案管理的过程中，档案具有容易窃取和复制的特征，而涉密的档案资料一旦泄露，就会严重威胁事业单位乃至国家安全，因此保障档案资料的安全性十分重要。首先事业单位应该遵守国家的标准和要求，成立专门的档案室，并加固档案室的安全设施;其次要安排工作人员进行看管，禁止无关人员进入档案室;最后要对涉密的资料严加保管，并采取相应的措施预防窃取。

3.3 采取信息化手段

档案资料的爆发式增长会使档案管理工作量剧增，并且对档案室的规模提出更高的要求。事业单位应该大力推动档案管理的信息化建设，借助信息技术处理档案信息，以电子文档的形式进行储备。事业单位可以聘请专业技术人员设计出符合事业单位工作要求的档案管理系统，便于信息化档案管理的高效实施。档案管理人员应做好电子档案数据的处理和安全防范工作，为信息化档案管理的发展提供强有力的支撑。

3.4 提升档案管理人员的综合素养

档案管理人员的专业性应该得到事业单位的重视，针对大多数档案管理人员都是半路出家、事业单位又难以彻底更换员工架构的情况，单位可以聘请实际管理经验丰富的专业讲师对档案管理人员进行专业培训，提升档案管理部门的专业水准和综合素质。

4 结语

改革档案管理能够提升事业单位其他部门工作的真实性和高效性，并为事业单位在未来的发展提供便于参考的历史资料。时代在进步，事业单位应高度重视档案管理工作的改革创新，充分发挥档案管理的作用，以促进整个单位的和谐、稳定发展。

参考文献

[1]王玉.浅析事业单位档案工作中的人性化管理[J].办公室业务，2019（18）：48+90.

[2]阮毅.事业单位档案管理工作的优化路径探究[J].传媒论坛，2019，2（22）：140-141.

[3]李思源.简述如何提高事业单位档案规范化水平[J].兰台内外，2019（26）：71-72.