工程档案文件的收集归档存在的问题及对策

孙娟

摘 要：近年来，随着我国经济水平的不断提高，我国的建筑行业正在飞快的发展中，建筑施工越来越多，人们对建筑中的工程档案管理工作提高了关注。文章主要分析了工程档案文件的收集归档存在的问题及对策，以供参考。

关键词：工程档案文件;收集归档;问题;对策

工程档案文件的收集归档起着重要的作用，建筑工程档案反映着建筑施工的整体方面。因此，做好建筑工程档案文件的收集归档工作在工程建设中是非常重要。

1 工程档案管理工作的重要性

1）工程档案管理是建设工程的重要组成部分。建筑工程中的立项文件详细真实的记录了建设工程中的决策、审批、确定的整个过程，是保证工行顺利施工的重要依据。在项目工程施工前，工程的准备工作就产生了大量的材料了，其中主要包括项目招投标的资料、项目概要设计的资料、项目预算编制的资料，这是建筑工程中不可缺少的一部分。在建筑施工中，各种资料也会不断的产生，比如建筑施工用的钢筋、水泥、水管、电线在进场前都需要进行检测，看这些材料是否符合建筑设计的标准，合格后才能使用，这些检测资料是至关重要的，是保障建筑质量的依据。

2）能够真实的记录工程建设过程。判断建筑的质量应该从建筑的质量、使用性能、安全等级等多方面进行综合判断。建筑项目的工程档案记录了整个建设施工的过程，这一记录对于工程质量的检测有着重要的意义，因为在建筑工程中很多的工序会被下一道工序覆盖，工程结束后，人们只能看到工程露在表面的东西，无法对覆盖下的材料进行检测，想要了解这一情况只能靠施工时的现场记录进行了解，工程档案的作用在此得到展现。并且，一个工程项目的档案管理直接反映了工程建设相关部门在档案管理上的能力，一个工程的档案管理直接影响着工程建设的整体质量，工程档案的质量越好，内容越完善，就能代表工程施工中管理工作做得很高，对各方面材料的把关十分严谨，工程的质量很好。

2 工程档案文件收集归档过程中存在的不足

在工程档案管理工作中，文件的收集与归档是重要的环节，而档案管理的水平又会对项目的发展产生直接性的影响。在我国，虽然建筑工程档案管理取得一定成效，但经验并不丰富，在实际操作中仍存在许多不足。

1）缺乏有效的档案管理制度。由于缺乏足够的重视，许多工程施工单位的内部大多未能制定一套行之有效的档案管理制度，使得档案文件的收集归档工作开展起来存在一定难度，或是管理制度不规范，或执行不到位等，导致管理制度无法满足档案工作的发展要求，在很大程度上影响了档案文件的收集与归档。

2）收集的档案材料欠完整。档案管理的首要环节是对文件进行收集及归档处理，这也是最关键的环节。然而，在实际工作中，一些档案收集人员所收集的档案文件并不完整，加上档案室门类少，有时只能收集到文件资料，而科技、声像等其他档案却无法顺利收集归档。另外，在所收集的档案文件中。文件材料本身或门类齐全性较差，根本未达到档案收集的要求。

3）电子档案与纸质档案未形成对应关系。当前，电子档案归档也成为档案管理工作的重要内容。因为电子文件自身特点的缘故，它在运行中必须有相应的软硬件作为支持，否则文件根本不能独立存在与识别，这就决定了电子文件归档需面临两大问题：第一，现有电子文件。对于电子文件而言，虽然档案人员已对原文件进行了收集与备份，但当原有软硬件环境发生变化时，也会对文件的保管与利用产生直接性的影响。第二，新生的电子档案。计算机技术更新的步伐不断加快，使得相应的系统操作版本的升级速度也越来越快，而一些新形成的文件在低版本系统中很难或是根本无法读取。

4）复合型档案管理人员匮乏。现阶段，许多工程的档案管理人员并非专业人才，也未接受过专业知识教育及业务培训，加上缺乏相关的工作经验，很难满足当前工作的需要，结果导致了档案文件收集归档的水平不高，严重影响了档案收集归档的现代化建设。

3 工程档案文件收集归档的解决对策

鉴于当前工程档案文件收集归档过程中存在的问题，相关人员必须及时采取有效的解决对策，以保证档案文件的质量与安全。

1）建立健全各种档案管理制度。完善的档案管理制度是顺利开展档案收集及归档工作的制度保障。因此，管理者应根据工程建设的具体情况，并结合相关法律法规的要求，制定一套有效的档案管理体制。在此基础上，建立相应的监管体制，加大各种档案体系的执行力度，定期对各部门进行检查，发现不合理行为要及时纠正或处理，保证档案的收集归档工作能够在健康的环境中开展，使档案管理实现有法可依、有章可循，从而有利于档案管理工作的规范化、科学化与现代化。

2）提高档案文件的收集工作质量。档案管理人员在收集档案文件时，必须正确把握时机，既要遵守相关的制度规范，又要充分发挥主观能动性，才能更好地做好文件的收集归档工作。因此，档案管理者应对各科室、部门的基本情况有充分的了解，然后重视对重点线索的追踪，注意掌握各项工作的基本概况，并将之形成文件形式，收录在档案中。需要注意的是，在文件的收集归档过程中，必须明确归档范围。然后详细记录好各项工作的具体情况，必要时要及时、主动向有关部门索取文件资料，保证文件资料的及时归档。

3）重视档案的信息化建设。在信息技术高速发展的时代，计算机、通讯等现代化技术也渗入到各个领域，档案管理亦不例外。在以往的档案管理工作中，档案载体主要以纸质文件為主。然而，纸质文件存在易丢失、查阅不便等问题，已无法满足当前经济发展对档案利用的要求，档案管理信息化成为一种发展趋势。因此，档案管理者应充分利用现代信息技术，对档案文件进行信息化管理，实现档案管理的现代化，以提高档案文件收集归档的效率与质量。

4）定期检查与监督。由于档案文件的收集归档工作较烦琐，若不加强监督管理，很容易发生纰漏，影响档案资料的完整性与真实性，其作用也得不到充分的发挥。因此，档案管理部门应定期组织专人进行检查，对档案收集归档工作予以监督与指导。若发现档案文件中的内容不合要求，应要求重新整改，并对负责人进行相应的处罚。通过这样的方式，既能提高档案工作者的基础业务水平，又能有效保证档案文件的有效性。

5）加大对档案人员的培训力度。档案管理人员的综合素质如何也会直接影响到档案收集归档的效果。因此，企业管理者应充分认识到人才对于档案管理工作的重要性，积极组织对档案人员的专业知识教育和技能培训，增加档案人员的专业知识，提高其工作能力。比如，定期组织档案人员对信息技术、档案管理学、计算机技术等知识进行学习，并注重对档案人员业务能力的提升，从而有利于实现档案文件收集归档的规范化、标准化。

4 结语

综上所述，建筑工程档案真实的记录了整个工程建设的情况，它是检验工程质量的重要依据，也是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一。收集是单位档案工作的基础环节，也是关键的一个环节，做好了收集工作，保证单位重要文件的完整，只有保管完整齐全的单位档案，档案的作用才有可能有效的发挥出来。

参考文献

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[2]李菊君.建筑工程档案管理[J].企业研究，2018（12）.

[3]申新彪.推进基建档案资料科学化管理的实践探索[J].办公室业务，2018（06）.