加强公共图书馆业务档案管理的建议分析

胡宝忠

摘 要：公共图书馆是为各阶层人士提供免费服务的一种公共图书管理场所，它所涵盖的书籍种类丰富，便于各阶层人士的翻阅和查看。也正因为如此，在公共图书馆的业务档案管理方面，存在着诸多问题。本文将以黑龙江省林甸县图书馆公共图书馆为基础，对现阶段公共图书馆业务档案管理出现的问题进行详细分析，并针对这类问题给出改善建议。

关键词：公共图书馆;业务档案管理;问题;建议

随着社会发展的不断进步，人们对知识层面的认知也越来越高。目前，人们通过各种途径开展各种学习内容，在互联网的普及下，人们大多选择用手机、电脑软件进行学习，接收各種有益信息，比如微博、微信、微课、视频等学习方式。但要想真正的学习知识，丰富自身涵养，最基础的还是去公共图书馆翻阅资料，因为公共图书馆的书籍种类繁多，涵盖面较广，能够满足不同层面人士的不同需求。越来越多的人选择去公共图书馆查阅资料。而针对如此现状，对公共图书馆的业务档案管理工作的要求也就越来越高，为了加强图书馆业务档案管理工作，准确的记录来图书馆借阅、阅读书籍的往来人员，本文针对它目前所面临的问题，提出了相关建议。

1 公共图书馆业务档案管理的作用分析

1.1 能够规范图书馆的管理工作

在公共图书馆实行业务档案管理，能够规范图书馆的管理流程，能够规范往来人员的借阅行为，还有利于图书馆之间的合作交流。在公共图书馆的业务管理方面，虽然它不像营业性的图书馆管理那样复杂，但也有一系列的流程和规范要遵守。比如在图书馆的经费、人员、设备等方面，这些都需要有详细的记录，只有数据记录准确有条理，才能提升图书馆管理的规范性，增强业务的直观性。

1.2 能够为公共图书馆的发展提供理论支持

在公共图书馆的发展中，要想对图书馆进行二次建设和创新，这需要相应的数据分析和参考才能够顺利开展，减少不必要的人力、物力、财力投入。而公共图书馆如果本身就进行了业务档案管理的话，它能够为图书馆的进一步发展提供理论依据，并且还能通过分析该记录发现在公共图书馆运行中的潜在问题。从而能够使公共图书馆有针对性的对问题进行改善和调整，从而促进公共图书馆向着现代化、智能化的方向发展。

1.3 能够使公共图书馆中的资料得到有效保证

在公共图书馆的发展过程中，公共图书馆业务档案管理中的资料是公共图书馆发展的基础资料，它见证了该图书馆的发展历程和书籍保存情况。在公共图书馆的业务档案记录中，它所包含的信息种类多样，并且经过历年来的补充与更新，它的信息量使图书馆在发展中更加完善合理，同时，也使图书馆的一些资料得到了有效保证[1]。

2 公共图书馆业务档案管理中存在的问题分析

2.1 档案管理设施不完善

现阶段，在互联网的推动发展下，公共图书馆在档案管理方面也不断朝着数字化、自动化的区域推进。虽然当前公共图书馆的自动化有了较大程度的提高，但是从总体来看，公共图书馆管理的现代化程度和智能化程度还与社会发展相比仍存在较大的不足。尤其是在资源共享方面，信息的传输与共享工作严重落后于社会发展水平。

2.2 档案管理模式相对落后，没有专门的档案管理人员

据调查显示，在当前的各大公共图书馆管理中，有部分图书馆的管理模式相对落后，对于业务档案管理方面没有建立统一的管理体系。且在管理人员方面，没有专业的档案管理人员，有的公共图书馆甚至将业务档案管理工作，交给相应的人事部门或者办公室进行管理。在资料收录和整理方面，也存在着很大的缺失，对一些时间较为久远的资料或者最近更新的资料没有进行及时记录和分类，这对公共图书馆的资料管理工作造成一定的困难。还有一些档案资料，被掌握在个人业务员手中，由于人员的分散性这对档案的收录和保存造成一定的难度，还很有可能导致重要的档案文件发生丢失和损坏问题。

2.3 档案管理人员的职业素养较低，技术性差

在档案管理人员的工作性质上，有些公共图书馆根本不注重这个职业需求，对于档案管理工作只是随便找人顶替在该岗位上，其技术性和职业素养较低。有的公共图书馆虽然设有业务档案管理员这一职位，但是其人员往往一人多职，没有统一性，这对档案管理的记录、整理、归纳等会造成很大的影响[2]。同时这种一人多职的管理模式，会导致该职员的工作效率降低，既做不好本职工作，也完不成兼职任务。另外，在电子档案的安全管理方面，所使用的管理系统的安全性较差，一旦出现网络类的攻击，很容易导致数据库中的资料被泄露，甚至造成数据文件的永久性丢失。

3 改善公共图书馆业务档案管理的几点建议

3.1 采用现代化的管理技术，创新管理模式

在现代化的发展当中，传统的管理模式已经不能适应当代公共图书馆的档案管理，这就要求，公共图书馆也要跟上时代的步伐，创新管理模式，采用现代化的信息技术，改变传统的管理手段，对公共图书馆的业务档案进行数字化处理，并建立专门的数据库系统，最大化公共图书馆的资源共享功能，为公共图书馆的信息传输、共享建立完善的、强大的智能化环境。同时，在对档案信息的记录处理上，为了满足社会各界人士的需求，公共图书馆的档案管理人员应该扩大它的应用范围，让它不仅能够在自己的领域内可以使用，同时还要共享到其他的领域。与此同时，在做以上改善时，应该值得注意的是必须要注意档案的安全性和高密性，对档案的可公开、不可公开类型应该做好严格区分。

3.2 完善图书馆业务档案管理工作的管理模式

在公共图书馆的业务档案管理模式上，单一的管理模式对当前的公共图书馆的发展来说已经不再适用，因此相关人员应该积极的对档案管理模式进行改善。比如完善公共图书馆内部的管理制度，制定管理规范，统一人员管理等。在档案管理模式中，最重要的是将档案资料进行分门别类的进行整理。以达到档案内容和类型的完美区分，方便图书馆的管理，提高管理效率。另外，在人员管理上，应该制定相对应的责任制度，提高业务档案管理人员的责任意识，增强他们的责任心。与此同时，还可以设立相应的奖惩制度，通过这些制度来调动管理人员的工作积极性，以此来保证他们在工作上的认真、负责。

3.3 提高业务档案管理人员的工作专业性

图书馆的档案管理工作是一项任务量较大的职业，它要求档案管理人员不仅要有足够的知识水平，并且还要具备专业知识和专业技能，其中，会熟练的操作计算机是其最基本的技能之一。为了达到以上要求，公共图书馆的负责人应该在对档案管理人员的招聘上严格把控，从根本上提高档案管理人员的职业水平。同时，图书馆内部还应该开展专门的技能培训活动，用来专门培养管理人员的管理技能。

4 结语

综上所述，我们已经对业务档案管理在公共图书馆中的有了充分了解，并通过相关问题分析提出了相应的解决方案。希望该方法能够对公共图书馆的档案管理工作有较大的帮助，聪认为推动公共图书馆的发展奠定良好的基础。

参考文献

[1]姜欣.加强图书馆档案管理工作促进图书馆事业发展[J].中小学图书情报世界，2010，（4）：20-22.

[2]刘洋.公共图书馆总分馆管理模式评价体系及应用研究[D].辽宁：辽宁师范大学，2017.